Home-theater-designers
Å lage en arbeidsplan er ikke lett. Enten teamet ditt med ansatte er så stort som et par dusin eller så lite som en håndfull, er det vanskelig å finne en måte å passe alles timer på, nå minimumsnivåer og holde teamet fornøyd. Heldigvis kan Excel bidra til å gjøre det til en mye lettere.
Excel -maler er fortsatt et av de mest nyttige verktøyene i databehandlingshistorien. De er flotte for håndtere oppgaver og prosjekter , å holde økonomien i orden , spore treningsfremgang, og bare holder seg organisert generelt - men planlegging er et område der Excel egentlig skinner.
5 viktige tips når du lager en tidsplan
Husk følgende hensyn før du dykker inn i selve planleggingsprosessen. De vil lette hele prosessen og redusere mengden stress som hoper seg på deg. Planlegging blir aldri lett, men det trenger ikke være et mareritt.
Kjenn din ansattes preferanser. Hvilke preferanser du kan ta i betraktning når planlegging vil variere fra felt til felt (f.eks. Detaljhandel vs. lager), men det er viktig å i det minste prøve å imøtekomme dine arbeidere.
Har noen ansatte en skråstil mot morgenen? Eller kanskje kveldene? Hvor mange timer ønsker hver ansatt per uke? Er det noen tidsbegrensninger, for eksempel manglende vilje til å jobbe søndager? Har enkelte ansatte synergi og kompatibilitet?
Du får ikke plass alle , men det er et godt mål å skyte for fordi det kan forbedre produktiviteten og atmosfæren-men viktigst av alt vil det bygge tillit, og tillit går hånd i hånd med respekt.
Spor ansattes fraværsforespørsler. Som om det ikke var vanskelig nok å sjonglere alle dine ansattes preferanser, er det tidssensitive saker som dukker opp nå og da. Noen trenger for eksempel noen dager på å ta en ferie eller sørge over et mistet familiemedlem.
Heldigvis kan dette holdes enkelt ved å bruke et allsidig verktøy som Google Kalender eller et kalender -plugin for Thunderbird. En oppgaveliste-app av høy kvalitet som Todoist (grunner til å oppgradere til Todoist Pro), WorkFlowy (vår WorkFlowy -anmeldelse), eller Wunderlist (våre Wunderlist anmeldelse ) kan fungere bra også.
Lag timeplanen på forhånd. Tydeligvis klarer du det ikke også langt foran tid i tilfelle situasjoner endres, men definitivt unngå å vente til dagen før. En god tommelfingerregel er omtrent en uke i forveien.
Hvis bare utsettelse var så lett å slå, ikke sant? Alle sliter med å få ting gjort til en viss grad, og derfor har vi skrevet mye om anti-utsettelsesstrategier, unngå internettforstyrrelser og virkelig overvinne utsettelser.
Ved å lage timeplanene dine på forhånd gir du deg selv litt pusterom i tilfelle plutselige endringer må gjøres.
Tilordne de viktigste skiftene først. Med 'viktigst' mener vi 'ikke-omsettelig'. Hvis noen absolutt trenger å jobbe et bestemt skift, fyll det ut først og legg det i stein. Når alle nødvendige skift er fylt, er det lettere å blande og matche de resterende skiftene med tilgjengelige ansatte.
Og husk alltid på én beredskap. Ideelt sett vil du lage flere tidsplaner (f.eks. Plan A, Plan B, osv.), Men det kan ta mye tid, så i det minste bør du identifisere de ansatte som mest sannsynlig vil falle gjennom og ha en plan for sikkerhetskopiering. tilfelle de gjør det.
Gjør timeplanen lett tilgjengelig. Av to grunner er å la arbeiderne se timeplanen på forhånd: de kan påpeke eventuelle feil, og de vil sette pris på hodene, slik at de kan planlegge sine egne uker rundt timeplanen.
hvordan laste ned bilder fra facebook
Siden vi skal bruke Excel -maler til å lage arbeidsplanene våre, er det foretrukne alternativet å laste dem opp direkte til Google Disk. Den konverteres til Googles regnearkalternativ og lar deg dele den slik at andre kan se. Ta hensyn til disse tipsene for samarbeidende Google Regneark hvis du er ny på det.
Og ikke bekymre deg for sikkerheten. Med mindre du håndterer regjeringshemmeligheter, er Google Sheets sikkert nok for vanlige brukere som deg og meg.
Gratis nedlasting av Excel -maler
Med disse tipsene ute av veien, her er en håndfull fantastiske Excel -maler designet spesielt for å hjelpe arbeidsgivere med å planlegge arbeidstidsplaner for uken. Det vil fortsatt være hardt arbeid, men mye enklere hvis du bruker en av disse malene.
Maler er tilgjengelige som XLSX -filer for Excel 2007 og senere versjoner.
Omfattende arbeidsplan
Denne arbeidsskiftplanen av Regneark123 er en av de mer omfattende malene som finnes. Det er godt nok til å konkurrere med noen av planleggingsprogramvarene som er tilgjengelig for nedlasting på nettet, men på en eller annen måte er denne malen tilgjengelig helt gratis.
Når du åpner den, finner du forskjellige ark for: Ansattregister, Arbeidsskiftplan, Tidskort, Lønnsbudsjett, Oppmøte, Belegg, Innstillinger og Hjelp. Hjelpearket er en mini-opplæring som viser deg hvordan du kommer i gang med timeplanen.
Ærlig talt, vi anbefaler denne på det sterkeste. Vi har et par andre forslag under dette, men ingen er like gode, og du bør bare sjekke dem hvis dette er altfor komplisert for det du vil gjøre (noe som absolutt er en gyldig klage).
Nedlasting: Arbeidsskiftplan
Ukentlig skiftplan
Denne ukentlige vaktplanen av Forretningsstyringssystemer er kanskje ikke så omfattende som det ovenfor, men det er flott for mindre lag. Det er enklere, noe som betyr at det er lettere å lære og lettere å bruke. Sterkt anbefalt for de som ønsker en mid-of-the-road planlegger.
Den leveres med tre ark: Schedule, Shifts og ansatte. Alt du trenger å gjøre er å liste dine ansatte og deres timepriser i medarbeiderarket. Deretter definerer du starttid og sluttid for hvert tilgjengelig skift i arket Skift. Etterpå blir det automatiserte Schedule-arket selvforklarende.
Den eneste ulempen er at den bare kan gå opp til 20 ansatte og 9 definerte skift, noe som gjør den flott for små og mellomstore operasjoner, men usannsynlig for større selskaper.
Nedlasting: Arbeidsplan for ansatte
Daglig skiftplan
Kanskje du ikke trenger alle de automatiserte bjellene og fløytene som følger med de to malene som er nevnt ovenfor. Kanskje foretrekker du å gjøre ting så manuelt som mulig, og alt du trenger er en virkelig grunnleggende plan for å tukle med. I så fall, bruk den som tilbys av Vertex42 .
Denne malen gjør ikke noen jobbe i det hele tatt. Den eneste hensikten er å gi deg en forhåndsdesignet tidsplan som du kan fylle ut for hånd. Når du er ferdig, kan du skrive den ut (eller laste den opp online) slik at alle kan se den, og det er lett nok å starte på nytt hver uke.
Nedlasting: Skift tidsplan mal
Excel gjør livet enklere ennå igjen
Du er velkommen til å endre disse malene til dine behov, hvis de ikke er helt perfekte for deg (så lenge du ikke fordeler dem på nytt). Hvis du vil tilpasse, men ikke vet hvor du skal begynne, anbefaler vi at du lærer Excel -formler først.
Og før du skriver ut de ferdige timene, sjekk ut disse tips for utskrift av Excel -ark for å sikre at alt kommer ut ordentlig.
Hvilken mal er din favoritt? Savnet vi noen gode? Har du noen tips eller triks for å planlegge dine ansatte? Del med oss i kommentarene nedenfor!
Bildekreditter: Ukentlig tidsskjema av Andrey_Popov via Shutterstock, Planlegge oppgaver av faithie via Shutterstock, Arbeidsstasjonsillustrasjon av faithie via Shutterstock, Tom tidsplan av xtock via Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post Bør du oppgradere til Windows 11 umiddelbart?Windows 11 kommer snart, men bør du oppdatere så snart som mulig eller vente noen uker? La oss finne det ut.
iPhone -skjermen sitter fast på eple -logoenLes neste Relaterte temaer
- Produktivitet
- Tidsfordriv
- Microsoft Excel
- Prosjektledelse
- Kontormaler
Joel Lee er sjefredaktør for MakeUseOf siden 2018. Han har en B.S. i informatikk og over ni års profesjonell skrive- og redigeringserfaring.
Mer fra Joel LeeAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere