Home-theater-designers
Mail Merge er som en av de gamle vennene du ikke har ringt på mange år. Undervurdert og ignorert, til den dagen du trenger dem sårt.
Du innser bare ikke potensialet før du har blitt delegert til å administrere noen hundre invitasjoner i siste øyeblikk. Kanskje de er en haug med bryllupsinvitasjoner eller et rødt varsel om en forestående zombie -apokalypse. Eller det kan være noe uskyldig - som å skrive ut en haug med adressetiketter og navneskilt.
Ikke bekymre deg. Du kan sende personlige masse -e -poster med Microsoft Outlook 2016 på noen få minutter med noen få klikk. Og redde dagen.
Når bør du bruke Mail Merge?
Før jeg hopper fremover, brukes sammenslåing når du vil lage flere dokumenter som i utgangspunktet er de samme, men hvor hvert dokument inneholder unike detaljer. E -postene deler samme format og samme tekst og grafikk hvis noen. For eksempel invitasjoner der teksten forblir den samme, men navnet, adressen eller til og med emnebitene er unike for hver.
Mail flette - i motsetning til å sende en melding til en gruppe mennesker - gjør hver mottaker av meldingen til den eneste mottakeren .
Den beste bruken jeg har funnet så langt - bruk masse -e -posten som et jobbjaktverktøy med tilpassede detaljer for hver arbeidsgiver.
Funksjonen for sammenslåing av post bruker to deler:
- De viktigste konstante dokument (her: Microsoft Word) der du skriver brødteksten i e -posten.
- De endret datakilde (her: Microsoft Outlook -kontakter) som vanligvis er adressen og navnet på mottakeren.
Disse to er 'slått sammen'. Med Outlook som en del av Microsoft Office -pakken, kan man bruke denne funksjonen til å sende e -post i bulk, hver tilpasset for en annen kontakt. Det er ikke søppelpost, selv om jeg antar at det er feil hender, kan sammenslåing av e -post brukes til å teppe bombe med uoppfordret e -post.
hvordan importere spilleliste for å spotify
Microsoft Office lar deg bruke forskjellige datakilder for adressedetaljene - for eksempel kan du bruk et Excel -regneark eller til og med en Access -database. Her vil du bruke Microsoft Outlook -kontaktene dine til å sende ut e -postene.
Forbered kontaktgruppen din for sammenslåing av e -post
Så la oss bryte ned trinnene etter at du har startet Microsoft Outlook.
1. Åpne Mennesker for å vise listen over kontaktene dine.
Velg kontaktene (CTRL + klikk) du vil inkludere i den personlige e -postlisten. For å gjøre det enklere å administrere en enorm liste, bruk Sortere tilgjengelige alternativer (klikk på rullegardinpilen ved siden av Alle ). For å gjøre det mer håndterbart, kan du sorter etter kategorier via den samme nedtrekkslisten.
Legg merke til: Mail Merge gjør ikke det jobbe med distribusjonslister .
2. Velg Send flette fra Bånd> Hjem> Handlingsgruppe .
3. I skjermbildet Mail Merge Contacts som du skal se nå, velger du Bare utvalgte kontakter hvis den personlige e -posten er ment for en valgt gruppe kontakter. Under delen Slå sammen alternativer nedenfor, velg følgende parametere.
- Dokumenttype: Form Letters
- Gå til: E -post
- Meldingens emnelinje: Emnelinjen endres ikke for alle e -postene.
4. Klikk OK og deretter starter Microsoft Word for at du kan lage den personlige meldingen.
Skriv den personlige meldingen i Microsoft Word
Fanen Postforsendelser på båndet er synlig foran og i midten. Her vil du starte masse -e -posten din med en personlig hilsen . Fra Utsendelser kategorien i Microsoft Word, velg Hilsen Line .
Som du kan se, har dialogboksen blitt forhåndsbefolket navnet Randall. Dette er bare en plassholder for navn fra kontaktlisten din. Like under det kan du sjekke en forhåndsvisning av navnene fra listen din. Du kan tilpasse oppføringene med alternativene som er gitt her.
Vær oppmerksom på at flettefeltene kommer fra kolonneoverskriftene i adresselisten. Så, hvis det er en mismatch, bruk Matchfelt for å sikre at sammenslåingen forblir nøyaktig. Hvis et felt du ønsker sier 'Ikke matchet', velger du rullegardinlisten for det feltet, og deretter velger du kolonnenavnet som samsvarer med den kolonnen i listen din.
Når du klikker OK og gå ut herfra, en plassholder for hilsenlinjen (kjære Mr.…) er plassert i Word -dokumentet.
Husk dette: Du kan legge inn ekstra informasjon i dokumentet med flere felt.
Klikk på Sett inn flettefelt. Disse dataene må finnes i den opprinnelige datakilden, i dette tilfellet, kontaktinformasjonen i Microsoft Outlook. Eksempler inkluderer - hjemmeadresse, hjemmetelefon, jobbtittel etc. Du kan se hele listen når du klikker på den lille rullegardinpilen.
Formater hilsenen. For å formatere gratulasjonslinjen slik du vil, markerer du hele feltet, inkludert merkene i hver ende. Gå til Hjem kategorien og bruk Skriftinnstillinger. Sett også inn Linjeavstand for å sikre at linjeavstanden samsvarer med avstanden i resten av dokumentet.
Skriv meldingen nå
Begynnelsen på meldingen er<>plassholder og/eller annet felt du har satt inn ved hjelp av ekstra flettefelt. Skriv meldingen din. Husk at dette er masse -e -post på sitt beste. Så sørg for å bruke all e -postetiketten du kan mønstre.
Når brødteksten i e -posten er ferdig, klikker du på Fullfør og flett> Send e-postmeldinger .
De Gå til e-post dialogboksen åpnes. Klikk OK .
MS Word gjør deretter jobben med å automatisk legge ut e -postene på et blunk. Word sender en individuell e -post til hver adresse. Du kan ikke CC eller BCC andre mottakere, og du kan ikke legge til vedlegg til e -posten.
Du kan lagre dokumentet du brukte for sammenslåingen, ettersom det også lagrer koblingen med datakilden, dvs. kontaktene. Når du åpner dokumentet for sammenslåing av e -post, velger du Ja når Word ber deg om å beholde tilkoblingen.
beste gratis mediespiller for Windows 10
Legg denne tidsbesparelsen til ditt e -postverktøysett
Når du får tak i det, tar hele prosessen knapt noen minutter fra start til slutt. På samme tid tar det å skrive en e -post for bare en enkelt person, nå kan du gjøre det for en gruppe. Det spiller ingen rolle hvor stor gruppen er.
Det er også en god e -postadferd i gruppen å bruke mottakers navn som en hilsen. Det gir e -posten et mer personlig preg. Noe, en CC-ed-e-post mangler sterkt.
Deretter kan du prøve sammenslåing av post for å skrive ut bokstaver, etiketter og konvolutter. Du vil kanskje også lære om enkle metoder for å slå sammen Microsoft Outlook PST -filer . Sulten etter flere Outlook -tips? Så er det på tide å utforske lite kjente funksjoner i Outlook!
Dele Dele kvitring E -post Slik får du tilgang til Googles innebygde boblenivå på AndroidHvis du noen gang har trengt å sørge for at noe er i vater, kan du nå få et boblenivå på telefonen din på få sekunder.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Tips til e -post
- Kontakt ledelsen
- Desktop Email Client
- Microsoft Outlook
- Send flette
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.
Mer fra Saikat BasuAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere