Hvordan lage en e -postgruppe og distribusjonsliste i Outlook

Hvordan lage en e -postgruppe og distribusjonsliste i Outlook

Å sende e -post til en gruppe er mer vanlig både i forretnings- og privatlivet. Du kan bruke grupper for prosjektgruppen din på jobb og dine nærmeste familiemedlemmer hjemme. Hvis du oppretter en e -postgruppe for en distribusjonsliste i Microsoft Outlook, kan du spare mye tid.





Når gruppen er satt opp, kan du bare sende den inn i e -posten og kontakte flere personer med en enkelt melding. Hvis du aldri har gjort dette før, er vi her for å hjelpe. Slik oppretter du en gruppe i Outlook for både Windows og Mac.



Forskjeller mellom kontaktgruppe, kontaktliste, e -postgruppe og distribusjonslister

Det er virkelig ingen forskjell mellom en kontaktgruppe, kontaktliste, e -postgruppe eller distribusjonsliste når du snakker om Microsoft Outlook. Begrepene brukes om hverandre.





Faktisk er Microsoft Office -støtteside tilbyr nå begrepet 'Kontaktgruppe' i motsetning til 'Distribusjonsliste':

Bruk en kontaktgruppe (tidligere kalt en 'distribusjonsliste') for å sende en e -post til flere personer ...



Selve Outlook -applikasjonen bruker begrepene Kontaktgruppe (Windows) og Kontaktliste (Mac) på båndet, i menyene og i støttedokumentene. Så når vi går gjennom trinnene nedenfor, er det setningene du vil se oftest.

Og før du går videre til trinnene, hvis du trenger hjelp eksportere Outlook -kontaktene dine på et tidspunkt, sjekk ut vår guide.



Hvordan opprette en kontaktgruppe i Outlook på Windows

Åpne Outlook på Windows -datamaskinen og forbered deg på å opprette kontaktgruppen.

  1. Plukke ut Mennesker nederst til venstre i Outlook -vinduet.
  2. Klikk Ny kontaktgruppe fra båndet.
  3. Gi gruppen din et navn.

Du kan også velge Nye ting > Flere varer > Kontaktgruppe fra Hjem menyfane.



Klikk på for å legge til kontakter i gruppen din Legg til medlemmer fra båndet. Du kan legge til medlemmer fra Outlook -kontaktene eller adresseboken, eller du kan opprette nye kontakter.

For å legge til medlemmer fra Outlook-kontaktene eller adresseboken, dobbeltklikker du på navnet deres i popup-vinduet, og det blir lagt til i Medlemmer området nederst. Klikk på når du er ferdig OK .

For nye kontakter, skriv inn navnet du vil vise dem i vinduet, sett inn e -postadressen deres og klikk OK .

Når du er ferdig med å legge til medlemmer i gruppen, klikker du Lagre og lukk fra båndet.

Ser du ikke disse knappene eller er du interessert i å tilpasse båndet ditt? Slik får du mest mulig ut av båndet og menyen i Office 2016.

Skriv en Outlook -gruppe -e -post på Windows

Etter at du har opprettet e -postgruppen din i Outlook, har du et par metoder for å sende medlemmene en melding.

brukt pc -butikk i nærheten av meg

Skriv en e -post fra e -postdelen

I delen Mail i Outlook kan du sende en e -post til den kontaktgruppen du opprettet ved å gjøre følgende.

  1. Klikk ny epost .
  2. I Til begynne å skrive navnet du ga kontaktgruppen. Eller du kan klikke på Til -knappen og søk etter gruppen eller velg gruppenavnet fra listen.
  3. Når du ser gruppen, velger du den og klikker OK .

Skriv en e -post fra People -delen

Hvis du er i Personer -delen av Outlook, klikker du på kontaktgruppen i listen. Velg deretter E -postikon og en ny e -post åpnes med gruppen befolket i Til feltet for deg.

Hvordan lage en kontaktliste i Outlook på Mac

Åpne Outlook på din Mac og gjør deg klar til å lage kontaktlisten din.

  1. Plukke ut Mennesker nederst til venstre i Outlook -vinduet.
  2. Klikk Ny kontaktliste fra båndet.
  3. Gi listen din et navn.

Du kan også velge Fil > Ny > Kontaktliste fra menylinjen.

For å legge til kontakter i listen din, bare begynn å skrive inn Navn og E-post feltene i popup -vinduet. Hvis du legger til et navn som er gjenkjent som en eksisterende kontakt, ser du forslaget til kontaktdisplayet. Deretter kan du bare velge den for å legge den kontakten til listen.

Hvis du legger til nye kontakter, bare skriv inn navn og e -postadresser. Før du går ut, kan du også tilordne en Kategori til gruppen fra båndet. Du ser alternativer som familie, venner og team.

Når du er ferdig med å legge til medlemmer på listen, klikker du Lagre og lukk fra båndet.

Ny kontaktliste -knapp nedtonet på Mac?

Hvis du ikke kan klikke på knappen Ny kontaktliste på båndet i delen Personer, er dette en enkel løsning.

  1. Klikk Outlook > Preferanser fra menylinjen.
  2. Plukke ut generell .
  3. Fjern merket i boksen ved siden av Skjul på datamaskinen min

Skriv en Outlook Group -e -post på Mac

Etter at du har opprettet e -postgruppen din i Outlook, har du et par måter å sende en melding til dem.

Skriv en e -post fra e -postdelen

Du vil sannsynligvis være i Mail -delen i Outlook oftest, så følg disse trinnene for å sende en e -post til distribusjonslisten du opprettet.

  1. Klikk ny epost .
  2. I Til feltet, begynner du å skrive navnet du tildelte kontaktlisten. Alternativt kan du klikke på Søk knappen på høyre side av feltet. Søk etter listen i boksen øverst.
  3. Når listen vises, velg den, og den vil komme rett inn.

Skriv en e -post fra People -delen

Hvis du tilfeldigvis befinner deg i Personer -delen av Outlook, holder du musen over kontaktlisten og når du ser E -postikon visning, klikk på den.

En ny e -postmelding åpnes med den kontaktlisten i Til linje, klar for deg å skrive meldingen din.

Få fart på tingene med Outlook -grupper

Det er så enkelt å opprette en gruppe i Outlook at hvis du sender e -post til nøyaktig de samme personene med jevne mellomrom, kan det virkelig gjøre prosessen raskere.

For å gjøre enda mer med e -post og innboks, sjekk ut disse 10 tipsene for å bli bedre i Outlook.

Dele Dele kvitring E -post 6 hørbare alternativer: De beste gratis eller billige lydbokappene

Hvis du ikke liker å betale for lydbøker, er det noen flotte apper som lar deg lytte til dem gratis og lovlig.

Les neste Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Tips til e -post
  • Kontakt ledelsen
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office -tips
  • Microsoft Office 2019
Om forfatteren Sandy Writtenhouse(452 artikler publisert)

Med sin bachelor i informasjonsteknologi jobbet Sandy i mange år i IT -bransjen som prosjektleder, avdelingsleder og PMO -leder. Hun bestemte seg deretter for å følge drømmen sin og skriver nå om teknologi på heltid.

Mer fra Sandy Writtenhouse

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere