Home-theater-designers
Mail Merge kan spare deg tid og krefter, så lær prosessen fra start til slutt med denne guiden.
Omtrent alle som er kjent med Office -pakken har hørt om Mail Merge, men mange vet ikke nøyaktig hvordan prosessen utføres. Det er enklere enn du kanskje tror - så lenge du er klar over hvordan du konfigurerer dokumentene dine på forhånd og slår dem sammen i Word.
Når du er i gang, bruker du denne funksjonen til å lage alt fra tilpassede indekskort til en masseutsendelse på arbeidsstedet ditt. Mail Merge er bare skremmende for første gang, og du kan bevise det selv ved å arbeide gjennom denne gjennomgangen.
Vi har brukt det nye Office 2016 for denne veiledningen, men prosessen gjelder eldre versjoner av Microsoft Word og Excel.
Hvordan sette opp kildedokumentet
Mail Merge fungerer ved å fylle ut angitte felt i et dokument med data fra en annen kilde, vanligvis en database eller et regneark . Det første trinnet mot en vellykket Mail Merge er å sette opp kildedokumentet og sikre at det er formatert på en måte som Word kan forstå.
Gitt at det er den vanligste bruken av denne teknikken, vil vårt eksempel fokusere på å plassere individuelle navn og adresser på en generisk masseutsendelse. Feltene vi vil inkludere er Navn, Firma, Adresse, By, Stat og Postnummer - men disse detaljene er ikke viktige, så lenge du følger den overordnede prosessen.
Bruker Excel
Hvis du bruker Excel til å bygge kildedokumentet, trenger du bare å lage en tabell med all relevant informasjon som kan være inkludert i denne sammenslåingen, eller en fremtidig utsendelse.
Grunnideen her er å dele opp den ulike informasjonen i separate kolonner, og gi hver og en en passende overskrift. Dette gjør det enkelt å velge mellom disse detaljene senere, noe som gjør det mulig å bruke det samme kildedokumentet til å lage alt fra et ID -merke til en adresselabel.
Velg deretter alle dataene dine (inkludert kolonneoverskrifter), naviger til Formler kategorien og velg Definer navn .
Du blir bedt om et navn på datasettet ditt, så velg noe passende. Hvis du sannsynligvis vil overvåke flere Mail Merge -prosjekter for forskjellige utsendelser, er det lurt å legge til noe gjenkjennelig for å skille dem lenger ned i linjen. Når det er gjort, lagre arbeidet ditt og lukk regnearket.
Bruke Word
Du kan også bruke en Word -fil som kildedokument, men det krever litt mer innsats. Du må dekk et bord for å holde ting regimentert , så gå til Sett inn fanen, finn Tabeller og klikk på rullegardinmenyen. Angi størrelsen på tabellen som kreves for prosjektet ditt, og begynn deretter å fylle den med dataene dine.
hvordan du legger til filtre på zoom
Det er ingen grunn til å bekymre deg for mye om formatering her, ettersom dette dokumentet kun er ment å fungere som en kildefil for din Mail Merge. Imidlertid er nøyaktigheten nøkkelen, så sørg for at alle dataene dine har blitt plassert i de riktige kolonnene og fått riktig tittel. Når du er ferdig, lagrer du dokumentet og lukker det for øyeblikket.
Starter din e -postfletting
Åpne Word og lag et nytt dokument. Gå til Utsendelser kategorien og klikk på Start Mail Merge rullegardinmenyen for å velge ønsket prosjekt.
Her kan prosessen avvike litt, avhengig av hva du ønsker å lage. Hvis jeg laget en etikett eller noe annet som kan skrives ut på ikke-standardpapir, ville jeg bli presentert for en annen skjerm som tillot meg å angi noen ekstra utskriftsalternativer.
kan ikke laste ned apper fra spillbutikken
Velg i dette tilfellet Misligholde skuffen, med mindre du har grunn til å gjøre noe annet, og velg deretter riktig produktnummer slik at Word kan bruke riktig mal.
Importere kildedata
Med dette grunnlaget lagt, kan vi nå begynne å importere informasjon som vi skrev inn i kildedokumentet i begynnelsen av prosessen. Gå til Utsendelser kategorien igjen, klikk på Velg Mottakere og velg Bruk eksisterende liste .
Naviger til kildedokumentet, enten det ble opprettet i Word eller Excel - Microsofts Office -pakke vil fungere fint i de fleste situasjoner. Hvis du bruker et regneark, blir du bedt om å bekrefte hvilken tabell du velger, og du bør kontrollere at boksen er merket Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter er krysset av. Gå nå til Skriv og sett inn felt delen av Utsendelser kategorien og klikk på Adresseblokk (eller hva som er fornuftig for prosjektet ditt).
Her kan du finjustere nøyaktig hvilke felt som overføres fra kildedokumentet til den ferdige utsendelsen. For enda flere alternativer på dette stadiet kunne vi ha lagt til for-, mellom- og etternavn på mottakerne våre som individuelle kolonner, noe som ville utvide listen over tilgjengelige valg i Sett inn mottakerens navn i dette formatet felt. Dette er imidlertid strengt valgfritt.
Adresseblokkeringsverktøyet er flott for alle som ønsker å gå raskt gjennom e -postfletten, men hvis du vil fastsette det nøyaktig hvordan dokumentet er lagt opp , vurder å bruke Sett inn flettefelt alternativet under Skriv og sett inn felt seksjon for å plassere hvert felt for hånd. Når du har satt inn feltene i dokumentet, kan du bruke Forhåndsvisning av resultater for å se hvordan den skrives ut når den er fylt ut.
Nå er det på tide å gjøre noen formateringsjusteringer du må utføre. endre skrifttype, justere hvordan hvert felt vil sitte på siden, og eventuell estetisk blomstring du vil legge til. Når det er gjort, navigerer du til kategorien Utsendelser igjen og klikker Fullfør og slå sammen under Bli ferdig seksjon. De ferdige dokumentene skal være klare og vente på at du skal skrive ut og sende e -post.
For noe litt enklere, sjekk ut de beste merkemaskinene du kan kjøpe.
Dele Dele kvitring E -post 5 tips for å overbelaste VirtualBox Linux -maskinene dineLei av den dårlige ytelsen som tilbys av virtuelle maskiner? Her er hva du bør gjøre for å øke VirtualBox -ytelsen.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Send flette
- Microsoft Office 2016
Engelsk forfatter for tiden basert i USA. Finn meg på Twitter via @radjonze.
Mer fra Brad JonesAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere