Home-theater-designers
Eller bør du bruke begge? Microsoft Access og Excel har både datafiltrering, sortering og spørring, men hvilket program er tilpasset dine arbeidskrav, og hvordan får du det beste fra begge verdener?
Forstå hva hvert verktøy er til
Tabellen ovenfor skal gi deg en oversikt over viktige sammenligninger mellom bruk av Microsoft Access eller Excel for dine datakrav. I en ideell verden bruker vi alle Microsoft Excel og Access om hverandre, den ene for sine avanserte matematiske beregninger og statistiske sammenligninger, den andre for sin evne til å organisere og vise flåter med data på en strukturert måte.
Sentrale spørsmål før du velger
Du bør stille deg selv disse viktige spørsmålene før du begynner med den ene programvaren fremfor den andre:
- Hvordan vil du organisere dataene dine?
- Repeterende? Duplisering?
- Handlingssporing/hendelsesstyring?
- Lagrer og administrerer du, eller lagrer og analyserer du?
- Hvor mye data har du?
- Tekst?
- Numerisk?
- Trenger du formatering for delbar utdata?
Excel er for dataanalyse
Excel utmerker seg med numeriske data, lagring og de mange permutasjonene av analyse du kan trenge for å avdekke mønstre, trender eller feilnavn i dataene dine. Læringskurven for Excel er ganske kort - ettersom det kan virke ekstremt skremmende til å begynne med, men du vil raskt bøye pivottabeller til eget bruk på kort tid.
får windows 7 til å ligne xp
De siste versjonene kommer helt full av maler , praktiske snarveier og en meget vennlig GUI, men det er hensyn å ta. Excel er et ypperlig verktøy når du bruker noen få regneark om gangen, men når du begynner å skalere størrelsen på databasen din, for eksempel med et statlig datasett, begynner Excel å knirke under belastningen.
Å opprettholde et massivt Excel -regneark med tusenvis, om ikke titusenvis av oppføringer blir stadig vanskeligere, og etter hvert som dataene dine utvikler seg, kan behovet for å oppdatere formlene, oppsummeringsområder og makroer føre til feil i dataene dine.
Excel -ressurser
Her er noen gode online ressurser, opplæringsprogrammer og maler for å gi deg overhånd når du tar tak i Excel:
- Lær Excel uten å bruke en krone - referanseliste for Excel -opplæringer, som dekker bokstavelig talt alt du trenger gjennom en av koblingene
- Maler for Excel - Microsoft Office lagre for Excel -maler. Excel 2013 har en utvidet liste når du åpner programvaren - se den for flere alternativer!
- Chandoo.org tonnevis med gratis informasjon som dekker alle læringsnivåer
- MrExcel -ligner på Chandoo, har tusenvis av praktiske videoer og opplæringsprogrammer
- Youtube: Howcast Tech - flott introduksjonsserie, som beveger seg mot noen mellomliggende Excel -verktøy
Chandoo, MrExcel og YouTube -serien fra Howcast Tech er spesielt gode. Hver av dem tilbyr fremragende opplæringsprogrammer som dekker stort sett alle verktøy du kan støte på i Excel, flotte ressurser for ydmyke nybegynnere helt til Excel -savantene blant oss.
Tilgang utmerker seg ved datahåndtering
Microsoft Access er et litt annet dyr enn Excel. Der Microsoft Excel har fokus på numeriske, potensielt engangssekvenser, gir Access en lagringsløsning for informasjon som kan hentes frem og refereres til på flere steder. Jeg skal innrømme læringskurven for Access er problematisk noen steder, men når du har lært det grunnleggende om programvaren, vil du finne disse ferdighetene relativt utskiftbare med nesten hvilken som helst databaseprogramvare.
Den kanskje største forskjellen mellom Microsoft Access og Excel er metoden for lagring av poster. Microsoft Access -poster er gratis for endring når som helst. Bildet ovenfor viser Microsoft Access (øverst) og Excel (nederst) for sammenligning. Vær oppmerksom på at når du bruker Microsoft Access, får hver enkelt post et spesifikt ID -nummer - den første kolonnen - slik at du kan sortere, filtrere og spørre hele databasen. Og databasen din er nettopp det - en digital lagring av informasjon. Å legge til mer informasjon, endre, fjerne, filtrere og spørre om det har ingen innvirkning på den eksisterende posten, og heller ikke formlene, oppsummeringsområdene, tabellene og rapporteringen du allerede har konfigurert. Når du bruker et massivt datasett i Excel, er det en mulighet for at utførelse av noen av de nevnte oppgavene kan gå i stykker noe, et sted.
Ett skritt lenger enn Excel
Microsoft Access går et skritt videre enn Excel når det gjelder ren datalagring, med spesifikke interne verktøy for å sikre datakvalitet:
- Bruk oppslagslister og valideringsregler for individuelle felt på tabellnivå
- Skjemaer kan legge til flere regler i Access -tabellen under dataregistrering
- Reagerer på brukervalg og forhåndsdefinerte hendelser
- Referanseintegritet mellom tabeller vedlikeholdes konsekvent av Microsoft Access - og sørg for at alle dataene dine gir mening, nesten hele tiden
Samling av enorme databaser er også relativt enkle i Microsoft Access. Spørring og filtrering kan skje uavhengig av lagringsmodus med Microsoft Access som tilbyr kraftige dataanalyseløsninger - men ingen pivottabell!
Microsoft Access -ressurser
I likhet med våre Microsoft Excel-tilbud, her er noen flotte online ressurser, opplæringsprogrammer og maler for å gi deg overhånd når du tar tak i Access:
- Enkel tilgang med maler - offisiell MS Office -opplæring for bruk av Access -maler for å fremskynde arbeidet ditt
- Introduksjon til Access 2010 -maler - en introduksjon til valg og implementering av Access -maler
- GCF Lær gratis - 14 delers opplæring som spenner over datainnføring til datapresentasjon og mye mer
- Alt tilgang - absolutt gigantisk liste over Access -spørsmål og opplæringsprogrammer
- Baycon Group [Broken URL Removed] - grundige opplæringsprogrammer som spenner fra å skrive inn dataene dine til avanserte spørretabeller
Og vinneren er...
Ingen!
Oh, for en cop-out, beklager ... men jeg håper at vi har illustrert hver programvare, slik at din neste datalagring/analyse avgjørelse blir lettere. Du kan importere Microsoft Access-data til Excel og omvendt på en rekke måter, og utvide potensialet til begge programvarene uendelig. Løsningene fra Microsoft Access og Excel gir et spekter av datahåndteringsteknikker som utvikler seg sammen med datakravet vårt.
hvorfor overopphetes telefonen min så raskt
Den øverste linjen illustrerer import- og eksportalternativene som er tilgjengelige via Microsoft Access> Eksterne data kategorien. Den andre viser lignende eksportalternativer via Excel> Data kategorien. Begge datafanene gir brukerne en utvidet kryssfunksjonalitet som gir deg det beste fra begge verdener: suverene matematiske beregninger, formatering og tabeller, sammen med utmerket datahåndtering, analyse og reportasje.
Keen-eyed lesere vil merke mangelen på en Excel-eksportfane.> CTRL+C eller CMD+C!
Å forstå hva hvert verktøy kan gjøre for deg og for dataene dine kan gjøre en enorm forskjell, så bruk begge til din fordel ved å lese og se noen av opplæringsprogrammene for å få praktisk erfaring med disse kraftige dataverktøyene.
Savnet vi noe? Hva er dine favorittalternativer for Microsoft Access og Excel? Gi oss beskjed nedenfor!
Dele Dele kvitring E -post Slik endrer du utseendet på Windows 10 -skrivebordetVil du vite hvordan du får Windows 10 til å se bedre ut? Bruk disse enkle tilpasningene for å gjøre Windows 10 til din egen.
Les neste Relaterte temaer- Windows
- Produktivitet
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
Gavin er Junior Editor for Windows and Technology Explained, en fast bidragsyter til den virkelig nyttige podcasten, og en vanlig produktanmelder. Han har en BA (Hons) Contemporary Writing with Digital Art Practices plyndret fra åsene i Devon, i tillegg til over et tiår med profesjonell skriveerfaring. Han liker store mengder te, brettspill og fotball.
Mer fra Gavin PhillipsAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere