Home-theater-designers
Excel er en fantastisk nyttig regnearkprogram, men det er ingenting verre enn å lage et perfekt regneark og skrive det ut bare for å se det komme ut på ni ark, inkludert en enkelt rad på den siste. Hva hjelper et vakkert utformet regneark hvis det ser forferdelig ut på papir?
Heldigvis kan du justere regnearket og programinnstillingene for å få alt på en side, og for å få siden til å se så bra ut som mulig. Hvis regnearket ditt er for stort for en enkelt side, kan du bruke disse innstillingene til å distribuere det over flere sider mer behagelig.
Forhåndsvisning før du skriver ut
Dette er et viktig skritt - du kan løse mange problemer før du skriver ut hvis du bare vet om dem. Hvis du skriver ut og kontrollerer hvor godt det fungerte, kan du ende opp med å kaste bort mye papir på å prøve å få den siste raden eller kolonnen på papiret.
Avhengig av din versjon av Excel, må du kanskje klikke Fil> Forhåndsvis utskrift , Fil> Skriv ut> Forhåndsvis utskrift , eller bare Fil> Skriv ut for å se hvordan regnearket ditt vil se ut når det kommer ut av skriveren. Hvis det ser bra ut, fortsett og skriv ut. Hvis ikke, kan du prøve noen av strategiene som er oppført nedenfor!
Bruk sidelayoutvisningen
Sidelayoutvisningen viser deg hvordan dokumentet ditt skrives ut mens du jobber med det. Det er ikke en flott utsikt for å jobbe med regnearket ditt, men det kan hjelpe deg med å gjøre justeringer for å sikre at kolonnene og radene får mest mulig ut av plassen du har. For å aktivere visningen, gå til Vis> Sideoppsett .
Nå ser du regnearket slik det ville bli skrevet ut. Ved å gjøre justeringer ved hjelp av verktøyene som er oppført nedenfor, vil du få en bedre ide om hvorvidt de har fungert bra eller ikke. (Den samme funksjonaliteten er tilgjengelig i Word, og kan hjelpe deg lage profesjonelle dokumenter der også.)
Endre sideretningen
Hvis regnearket ditt er bredere enn det er høyt, vil en horisontal orientering hjelpe deg med å få mer av det på en side. Et høyere regneark vil trolig ha fordeler av en vertikal retning. For å velge hvilken retning regnearket bruker, åpner du Sideoppsett -menyen og velg Portrett eller Landskap under kategorien Side.
hvordan du slår av hurtigstart Windows 10
Slett eller skjul rader eller kolonner
I store regneark er det ofte rader eller kolonner som er overflødige, inneholder gammel informasjon, eller som bare ikke trenger å skrives ut i en bestemt situasjon. Disse radene og kolonnene tar opp verdifull eiendom på siden og kan gjøre det mye vanskeligere å få regnearket til å passe fint.
Hvis du kan slette noen av disse dataene, er det bare å bruke det kjente markere> Rediger> Slett sekvens for å bli kvitt dem. Hvis de inneholder informasjon du tror du kan trenge igjen en gang senere, kan du skjule dem ved å høyreklikke på raden eller kolonneoverskriften og velge Gjemme seg . For å se dataene igjen, markerer du radene eller kolonnene på hver side av de skjulte dataene, høyreklikker på etiketten og velger Skjul .
Bruk sideskift
På samme måte som i ditt favoritt tekstbehandlingsprogram, kan du sette inn sideskift for å sikre at regnearket er delt mellom flere sider der du vil at det skal være, i stedet for der Excel bestemmer at det er praktisk. Bare bruk Sett inn> Sideskift å fortelle Excel hvor du skal dele dokumentet.
Endre utskriftsområdet
Hvis regnearket har en enorm mengde data, og du bare trenger å skrive ut noen av dem, kan du skrive ut bare den delen av regnearket du velger. Velg cellene du vil skrive ut, og klikk på Skrive ut . Endre Skriv ut hva: alternativ til Valg , og forhåndsvisningen oppdateres til å bare inneholde dataene du har valgt.
Hvis du pleier å skrive ut det samme utvalget regelmessig, kan du angi et permanent utskriftsområde som omfatter akkurat den delen, slik at du ikke trenger å velge det hver gang. For å gjøre dette, velg området du skriver ut ofte, og gå til Fil> Utskriftsområde> Angi utskriftsområde . Nå vil dette valget bli standard utskriftsområde for regnearket. For å bli kvitt den innstillingen, bruk Fil> Utskriftsområde> Fjern utskriftsområde .
Endre sidemarger
Hvis du trenger litt mer plass til å passe regnearket på en side, kan det å løse litt ekstra plass på sidemarginene løse problemet. Du kan få tilgang til dialogboksen Sideoppsett enten fra Fil> Sideoppsett eller med knappen Sideoppsett i utskriftsdialogboksen. Legg en brøkdel av en tomme til hver margin og sjekk utskriftsforhåndsvisningen på nytt.
Det er lett å gå over bord med å legge til plass i marginene for å passe så mye som mulig på en side. Husk imidlertid at tekst som går helt til kanten av et stykke papir ikke bare er estetisk ubehagelig, men også kan være vanskelig å lese. Vær fornuftig med denne!
Pakk inn tekst og endre størrelsen på kolonner
Excel brukes vanligvis til numeriske data, men det kan også være veldig nyttig for tekst. Hvis du har mye tekst i cellene dine, kan de virkelig strekke ut regnearket og gjøre det vanskelig å plassere det på én side, eller til og med på flere sider; du kan ende opp med et merkelig utskriftsopplegg som får dokumentet til å se slik ut:
Noe av teksten er kuttet av, og cellene som ikke er kuttet, løper for langt til høyre. For å begrense bredden på regnearket til bredden på en enkelt side, kan du begrense bredden på kolonnene og bruke tekstinnpakning for å sikre at du ikke mister dataene du vil skrive ut. Gå først til Format> Celler> Justering og sørg for Bryte tekst Er på.
Nå, når teksten i en celle er bredere enn kolonnebredden, vil teksten brytes ned til neste linje. Herfra kan du justere bredden på kolonnene dine ved å dra kanten på en rad eller kolonneoverskrift for å endre størrelsen på den.
Du kan også dobbeltklikke på rad- eller kolonneetikettene for automatisk å gjøre dem så brede som nødvendig, som vist i videoen nedenfor. For å sikre at kolonnene dine passer på en side som du vil at de skal bruke sidelayoutvisningen nevnt ovenfor.
Skaler regnearket ditt
Hvis ingenting annet har gjort jobben, kan du skalere regnearket slik at det passer inn på en enkelt side (eller et visst antall sider). I Sideoppsett , klikk på alternativknappen ved siden av Passer til: og velg antall sider du vil at regnearket skal skrives ut på. Hvis du velger et mindre antall 'brede' sider, skaleres dokumentet horisontalt, og hvis du velger et mindre antall 'høye' sider, skaleres det vertikalt. Du kan også velge en prosentskala.
Ved å bruke skaleringsalternativet kan du begrense størrelsen på dokumentet når det legges på papir, men det kan også gjøre teksten din veldig liten og vanskelig å lese. Sjekk forhåndsvisningen og sørg for at du ikke skalerer så langt at det er umulig å lese dataene dine. Skalering er veldig nyttig når du prøver å skrive ut Excel -diagrammer også.
Gjør utskriften lettere å lese
Når du har klart å få regnearket på et akseptabelt antall sider, går du et skritt videre og gjør det så lett å lese som mulig. Ved å justere noen andre utskriftsinnstillinger, kan du optimalisere utseendet på utskriften. Her er et par du bør vite om.
Skrive ut rutenettlinjer og rad- eller kolonneoverskrifter
I Sideoppsett meny (åpnes via utskriftsdialogboksen eller Fil> Sideoppsett ), klikk på kategorien Ark og velg Rutenett under Skrive ut seksjon. Du kan også velge Overskrifter på rad og kolonne for å legge disse etikettene til utskriften.
Legge til topp- og bunntekstinformasjon
Excel kan automatisk legge til nyttig informasjon i topp- og bunnteksten i dokumentet for å gjøre det lettere å lese. I Sideoppsett -menyen, klikk på Topptekst bunntekst kategorien og bruk rullegardinmenyene til å legge til informasjon som sidetall, filnavn og forfatternavn i topptekst eller bunntekst. Hvis regnearket ditt er veldig langt, kan denne informasjonen hjelpe deg med å holde sidene organisert lettere.
Du kan også legge til egendefinert tekst ved å klikke på Tilpass topptekst eller Tilpass bunntekst .
Ikke nøy deg med dårlig utskrevne regneark
Det kan være frustrerende å prøve å få regnearket til å se bra ut når du skriver det ut - spesielt hvis du må få det på en enkelt side. Men med noen få justeringer til innstillinger og format på dokumentet, kan du lage en fin utskrift! Ikke glem å lære andre tips for Excel -suksess på kontoret mens du også er i gang.
Har du andre tips for å skrive ut regneark fra Excel? Del dem nedenfor!
Bildekreditter: forretningsmann med spørsmålstegn av Dooder via Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post Er det greit å installere Windows 11 på en inkompatibel PC?Du kan nå installere Windows 11 på eldre PCer med den offisielle ISO -filen ... men er det en god idé å gjøre det?
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Printing
- Microsoft Excel
Dann er en innholdsstrategi og markedsføringskonsulent som hjelper bedrifter med å generere etterspørsel og kundeemner. Han blogger også om strategi og innholdsmarkedsføring på dannalbright.com.
Mer fra Dann AlbrightAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere