Home-theater-designers
Hvis Microsoft Office hadde vært et land, ville det vært det tredje mest folkerike landet i verden. 1,2 milliarder mennesker å bruke en enkelt appserie er overveldende. Og de 'snakker' 107 språk!
Men akkurat nå snakker du og jeg på engelsk, og vi skal snakke om det mest populære verktøyet i Microsoft Office -arsenalet - Microsoft Word 2016 .
Last ned gratis filmer til telefonen min
Denne dokumentredigereren brukes til å skrive en rekke dokumenter. Fra en enkel søknad til nødvendig CV. Fra en vanlig bøtteliste til et kontormemo. Vi tror vi kan jobbe med Word. Men det er når vi setter oss ned for å skrive en seriøs faglig rapport, oppdager vi et viktig faktum.
Profesjonell rapportskriving trenger et annet sett med ferdigheter.
Så spør deg selv dette - kan du ta spranget fra et enkelt dokument til en lang rapport? Kjenner du alle Microsoft Word -funksjonene som vil hjelpe deg med å administrere dette store dokumentprosjektet? Kan du samarbeide om arbeidet med andre teammedlemmer?
Du kan være en student, en liten bedriftseier eller en kontorarbeider ... du må lage en rapport eller et profesjonelt formatert dokument av noe slag. Denne MakeUseOf -guiden hjelper deg med å oppdatere teknikkene dine og skjerpe designtilnærmingen.
I denne guiden:
Skriver en rapport - Introduksjon | Rapport sjekkliste
Nyttige Microsoft Word -verktøy - Lim inn spesial | Forsker | Frys deler av dokumentet
Arbeid med layout og design - Intro | Forside | Innholdsfortegnelse | Topptekst og bunntekst | Sidetall | Font Styling | Avsnitt Styling | Sideskift | Stiler og temaer | Bildetekster | Raske deler | Sidegrenser
Referanser og samarbeid - Indeks | Bibliografier | Kryssreferanse | Kommentarer
Fullfør rapporten - Signaturer | Vannmerker | Bare skrivebeskyttet | Skriv ut til PDF
Det neste steget - Konklusjon
Skriver en rapport
Rapportskriving innebærer forskning og deretter publisering av resultatet av denne analysen. I den profesjonelle verden er 'utseendet' eller utseendet til det du publiserer avgjørende. Det øye-gledelige sluttresultatet kan ødelegge omdømmet ditt og forbedre ditt personlige merke.
Trinnene nedenfor vil hjelpe deg gjennom ekspertfunksjonene i Microsoft Word 2016. Bruk mye tid på en plan. Start med disse retningslinjene ...
Trinn 1: Bestem formålet
Før du begynner med rapporten, må du først vite hvorfor du skriver den i utgangspunktet. Rapporter er av mange slag, men de er enten ment å informere eller overtale. Det kan være ment for å beskrive en teknisk prosess, dele bakgrunnsinformasjon eller demonstrere fremgang på et prosjekt.
Spør deg selv - Hva og Hvorfor . Dette vil hjelpe deg med å destillere formålet til det ene hovedpunktet og holde deg til det i stedet for å vandre videre med unødvendige detaljer.
Trinn 2: Identifiser publikummet ditt
Den andre viktige vurderingen er å evaluere publikummet ditt. Vil de kunne forstå hva du snakker om? Er det forskjellige nivåer av lesere som vil lese rapporten? Leserens kunnskap om emnet vil i stor grad påvirke informasjonen du må inkludere.
Bestem deg for hovedpublikummet, og skriv deretter rapporten på tilstrekkelig teknisk nivå. Sekundærpublikummet kan støttes med tilleggsinformasjon på slutten av rapporten.
Trinn 3: Kjenn temaet ditt
Du må vite hva du snakker om. Så undersøk emnet, og inkluder all relevant informasjon for å bevise poenget ditt. Sørg for at du kommer til en konklusjon basert på fakta og ikke personlig mening. Informasjonen må være korrekt, oppdatert og godt referert.
Bruk også en rekke ressurser som tidsskrifter, avisartikler, bøker, nettsteder, brosjyrer, rådata, årsrapporter og taler for å støtte poenget ditt. Bare ikke hold deg til Wikipedia.
Trinn 4: Beskriv rapporten
Du har gjort undersøkelsen. Det er massevis av informasjon som venter på å bli skrevet og skrevet ut. Men vent! Ikke drukne før du kommer i vannet. Forbered den siste oversikten over rapporten, som vil være et diagram over veipunkter for å hjelpe deg med å navigere fra start til slutt. Oversikten er tegningen. Det vil gi deg et fugleperspektiv av landet og også vise deg hvor du trenger å fylle ut detaljene.
Strukturen til en idérapport kan inneholde følgende elementer:
- Tittelside
- Kortfattet sammendrag
- Innholdsfortegnelse
- Introduksjon
- Rapportens kropp
- Konklusjon
- Anbefalinger
- blindtarm
- Bibliografi og referanser
Microsoft Word Dokumentoversikt er en kraftig funksjon som kan hjelpe deg med å organisere et dokument allerede før du begynner å fylle det med forskning. Dra nytte av idémaling og tankekartlegging også.
Trinn 5: Skriv, rediger, korrekturles og avslutt
Når du har strukturert rapporten, er det på tide å fylle ut overskriftene med innhold. Jeg personlig synes det er best å ta tak i litt av hver seksjon, og deretter massere den opp med informasjon. Du kan gjøre det hvis du vil, eller fullføre hver seksjon mens du går nedover rapportstrukturen. Sørg for at du fokuserer på å presentere ideene dine og bruke støttende bevis i stedet for stavemåte og grammatikk først. Beskriv argumentet ditt og skriv noen setninger som støtter hovedideene dine. Hvis du finner noe verdt å sitere, siter det.
Når mesteparten av teksten er skrevet, er det nå på tide å lese gjennom den og sørge for at den flyter godt. Sørg for å veilede leserens forståelse med overgangsord som 'Denne informasjonen viser ...', 'Med andre ord ...', 'På samme måte ...' og fremhev relevante og sentrale poeng.
Til slutt bruker du tid på å lese korrektur, sjekk grammatikk og stavemåte , og dobbeltsjekk all relevant informasjon og dens logiske flyt. Det er best å gå minst en dag for å sjekke og korrekturlese arbeidet ditt. Ikke prøv å redigere det rett etter at du tror du er ferdig, da du vil gå glipp av å lese det du har skrevet. Sov litt, og les det korrektur dagen etter.
Rapport sjekkliste
Før du går og sender eller leverer rapporten din som du har jobbet så hardt med, må du kontrollere at du har gjort følgende:
- Fullførte tittelsiden med tittelen, ditt navn, dato, hvem rapporten er til for, og en mulig beskrivelse av hva rapporten handler om.
- Innholdssiden har riktige overskrifter og sidetall er riktige.
- Sørg for at introduksjonen dekker viktige punkter, omfanget av rapporten og målet den ønsker å oppfylle.
- Du har lagt til bildetekster over tabeller og under bilder/grafer.
- Presenterer innholdet i rapporten informasjonen på en klar måte, logisk, saklig, holder seg til temaet, er til poenget?
- Angir konklusjonen resultatene, gjentar hovedideene og inneholder ikke ny informasjon?
- Er overskriftene og underoverskriftene tydelig merket?
- Er sitater relevante, oppdaterte og referert riktig?
- Har du brukt sideskift der det er aktuelt?
La oss starte Microsoft Word og ta deg gjennom funksjonene som hjelper deg med å sette sammen utkastet til rapporten og presentere den som et profesjonelt dokument.
Nyttige Microsoft Word -funksjoner for rapportskriving
Ta disse som bitestore tips og mestre dem en etter en.
Microsoft Word er en stor haubits med mange muttere og bolter. La oss fokusere på de viktigste ferdighetssettene og verktøyene du trenger for å planlegge, forberede og presentere den profesjonelle rapporten. Microsoft Word -funksjonene vi dekker nedenfor er også produktivitetssnarveier som vil gjøre jobben din enklere.
Tips: Bruk Microsoft Word 2016 'Tell Me' -assistent for å lære mer om nye funksjoner i Office -pakken.
La oss starte med tre foreløpige verktøy ...
Bruk Paste Special
For de fleste av oss, når vi trenger å kopiere tekst eller et bilde til Word, fungerer CTRL+V -snarveien helt fint. Men noen ganger vil vi kanskje lime inn de kopierte dataene i et annet format, for eksempel Excel -data som et bilde. Med Lim inn spesial kommando kan du forkaste eller spesifisere formatet når du limer inn et bilde, presentasjonsdata, tabell eller objekt fra et annet program i Word.
Du vil jobbe mye med Excel -tabeller og diagrammer i et profesjonelt dokument.
Hvis du bare kopierer det du vil ha og klikker lim inn, vil du legge merke til at det vil sette inn dataene som tabeller. Men hvis det er et stort område med celler du vil lime inn, og du ikke vil redigere det, kan det være lurt å lime det inn som et bilde, med det ekstra alternativet å redigere det.
I Microsoft Excel: Velg og merk cellene du vil kopiere> Trykk på CTRL+C.
I Microsoft Word: Gå til Hjem> Lim inn> Lim spesial . Plukke ut Lim inn spesial og velg fra dialogboksen Microsoft Office Excel -regnearkobjekt .
Du kan endre størrelsen på dataene som det var et bilde, og hvis du dobbeltklikker, vil du kunne redigere verdiene. Du kan endre tabellen eller diagrammet og redesigne det. Og hvis du oppdaterer dataene i diagrammet eller tabellen i Excel, kan du automatisk oppdatere diagrammet i Word.
Prøv høyreklikk-kontekstmenyen også. Lim inn spesialmenyen dukker opp:
Det er mer alternativer for å importere data fra Excel til Word . De Microsoft Office -støtte siden beskriver dem også i detalj.
Bruk forskeren
Ja, det er Google og Wikipedia. Men konstant bytte fra Word til nettleseren din kan hemme produktiviteten din. Office 2016 bringer inn kraftig forskningsintegrasjon til dette grynnearbeidet. Forskeren kan ikke bare hjelpe deg med å finne innhold fra Microsoft Word, men kan også hjelpe deg med å raskt legge til sitater. Den bruker Bing Knowledge Graph for å finne det riktige innholdet som støtter dokumentet ditt.
Gå til Bånd> kategorien Referanser og c Velg Forsker . En rute åpnes til høyre med søkealternativene.
Skriv inn et nøkkelord for emnet du vil søke etter, og trykk Enter.
Resultatruten viser en liste over kilder du kan bruke i dokumentet. Velg et emne du vil utforske i detalj.
Legg til emnet i Microsoft Word-dokumentet ditt ved å klikke på plusstegnet øverst til høyre. Du kan også klikke på plusstegnet på et hvilket som helst resultat for å sitere kilden i forskningsdokumentet. Sitatkilden hjelper deg med å støtte forskningen din med nettkilder og bøker.
Som vi vil se senere, er en kommentert bibliografi en av de tøffeste delene av et dokument. Forskeren er en intelligent assistent som går inn.
Frys en del av Word -dokumentet ditt
La oss ta for gitt at din faglige rapport vil være et langt og komplekst arbeid. Du kan dele Word -vinduet i to ruter, slik at du kan se to forskjellige deler av et dokument samtidig. Det er en verdifull tidsbesparelse når du vil kopiere og lime inn deler fra ett sted til et annet eller referere til en del av dokumentet mens du arbeider på et annet.
Gå til Bånd> kategorien Vis> Del .
Klikk på for å fjerne delingen Fjern Split i samme fane.
Windows -gruppen gir deg flere alternativer for å endre måten du jobber på med to eller flere dokumenter. Funksjonene er selvforklarende.
Klikk på for å bla gjennom begge dokumentene samtidig Synkron rulling i vindusgruppen på fanen Vis. Du kan også klikke på Se side om side å sette to deler av dokumentet ved siden av hverandre.
Tips: Bruk delt visning til å vise to forskjellige oppsett - for eksempel Print og Outline. Sett delingen. Klikk deretter i ruten du vil endre, og velg deretter et annet oppsett på fanen Vis.
Arbeid med layout og design
Presentasjonen av en rapport er det som får noen til å lese en rapport i utgangspunktet, og det er derfor det er avgjørende at rapporten din er godt presentert. Hvis du hadde valget mellom fire rapporter å lese, hva vil du velge?
- En håndskrevet rapport.
- Et dokument trykt i svart og hvitt.
- En rapport skrevet ut på vanlig A4 -papir i farger.
- En rapport trykt i farger, med en fengende tittelside, pent avgrenset og glatt?
Du vil hente den fjerde rapporten fordi den vil trekke deg mot den ved det visuelle utseendet alene.
Forsiden er ikke den eneste grunnen. En godt designet rapport er lettere å lese. Det er også lettere å skanne når du ikke har tid til å lese. Derfor må du bruke litt tid på topptekst og bunntekst, og de forskjellige stilene og temaene. Kort sagt - formateringen av hvert element i rapporten.
Formatering kan virke som en vanskelig jobb, men det er en morsom øvelse som trener alle dine kreative muskler. De viktigste takeaways vil være ferdighetene du kan bruke på alt i Microsoft Office fremover. Og tiden du vil spare med alle produktivitetstipsene du lærer her.
Microsoft Word 2016 har et rikt sett med funksjoner. Dette er bare noen av måtene som rapportdesign kan skille seg ut fra resten og være profesjonell. Så la oss bryte ned layout og designferdigheter.
Denne delen vil dekke disse funksjonene trinn for trinn:
- Start med en forside
- Lag en innholdsfortegnelse
- Lag topp- og bunntekst
- Legg til sidetall
(Formater innholdet)
- Velg de riktige skriftene
- Style avsnittene
- Kontroll side bryter
- Bruk stiler og temaer
- Bildetekster
- Bruk hurtigdeler
- Dekorer med sidekanter
1. Start med en forside
Den første siden er det første kontaktpunktet med leseren din. Det er også din mulighet til å gjøre et gunstig inntrykk. Ikke la din mangel på kunstneriske ferdigheter være en unnskyldning fordi Word tar opp jobben med det innebygde galleriet med tittelsider. Alt du trenger å gjøre er å gifte deg med temaet i rapporten.
Microsoft Word 2016 tilbyr deg 16 forhåndsformaterte maler og tre til på Office.com.
Gå til Sett inn> Sidegruppe> Forside .
Forsiden vises som standard i begynnelsen av dokumentet.
Siden det bare er 16 'offisielle' maler som tilbys, kan det hende at alle andre jevnaldrende har den samme forsiden. Så hvorfor ikke tilpasse det og gjøre det litt mer unikt.
Du kan lage en tittel (eller forside) i Microsoft Word som kan være en original i bunken. Lagre den som en mal eller endre enkelt designet på farten.
2. Lag en innholdsfortegnelse
Uformelle lesere skanner. Gode lesere skanner først og dykker deretter dypt. En innholdsfortegnelse gir veipunkter som hjelper begge. Når det er et langt og komplisert dokument, vil du ikke heller sjekke landets legning før du drar til delen som interesserer deg?
Vurder en innholdsfortegnelse (TOC) hvis dokumentet ditt er mer enn 10 sider langt. Du bør først kontrollere at du ikke trenger det omorganisere eventuelle sider i dokumentet før du oppretter innholdsfortegnelsen.
I Microsoft Word trenger du ikke skrive hele innholdsfortegnelsen for hånd. Det er en Innholdsfortegnelse automatisk verktøy under Referanser kategorien som tar konturen din og designer den for deg. Du kan også enkelt holde den oppdatert når du vil endre noe.
Det er også maler du kan laste ned og passe den rundt innholdets art. For eksempel vil en innholdsfortegnelse for en avhandling se annerledes ut enn selskapets årsrapport.
Vi har en komplett opplæring på hvordan lage en innholdsfortegnelse side i Word .
Kjernen i det er dette:
Lag omrisset og bruk overskriftsstiler for å organisere hierarkiet. Bruk det automatiske TOC -verktøyet på overskriftsstilene. Word 2016 søker etter disse overskriftene og setter deretter innholdsfortegnelsen inn i dokumentet. Deretter kan du automatisk oppdatere innholdsfortegnelsen hvis du gjør endringer i dokumentet.
For mer praktisk kontroll kan du også bruke Manuell innholdsfortegnelse stil. Word setter inn plassholdertekst, og du må sette inn og formatere hvert innhold i listen.
3. Lag topp- og bunntekst
Topptekst og bunntekst er viktige i rapporter, ettersom hovedformålet er å gi informasjon om rapporten på hver side. De er de vanlige visningsområdene for sidetall. Overskriften på dokumentet skal inneholde tittelen på rapporten, og muligens navnet på hvem som opprettet den. Tittelen på den nåværende delen er nyttig.
Bunnteksten, derimot, bør inneholde sidetall, publiseringsdato og annen administrativ informasjon som er nødvendig. Legg merke til at noen stilguider har spesielle retningslinjer for topp- og bunntekst .
La oss starte med overskriften i dokumentet ditt og gi det et unikt utseende.
Plukke ut Sett inn , og velg deretter enten Overskrift eller Bunntekst fra gruppen. Det innebygde galleriet viser deg flere alternativer du kan velge mellom.
Topp- og bunnteksten er satt inn i dokumentet med plassholdertekst eller tabell. De Topp- og bunntekstverktøy åpnes på båndet for annet formateringsarbeid som dato, klokkeslett eller bilde.
Skriv inn teksten din, og velg deretter Lukk topp- og bunntekst .
Du kan starte med en tom topp- og bunntekst. Hvis du har designferdighetene, bruk Topp- og bunntekstverktøy å designe din egen. Behersk topp- og bunntekstområdet hvis du vil lage egendefinerte brevhode for organisasjonen din. Du kan bruke merkeelementer som firmalogoer eller organisasjonslogoer øverst og pent formaterte fotnoter nederst
La oss prøve med og endre en av de innebygde overskriftene. Jeg valgte Fyr fra galleriet.
Det siste utseendet tok to minutter å sette sammen med enkle teksteffekter og et ikon hentet fra ikongalleriet i Microsoft Office.
Topptekst og bunntekst er på plass. Men hvordan vet du hvor du er i dokumentet? Sett inn sidetall som neste viktige skilt.
4. Legg til sidetall
Sidetall ser best ut i bunnteksten (i motsetning til toppteksten som på bildet ovenfor). Du kan legge til et grunnleggende sidetall fra Sett inn> Sidetall -knappen på båndet. Du kan også legge den til fra Design kategorien som vises når du legger til topptekst og bunntekst.
Du har mye kontroll over sidetall. Velg mellom et stort utvalg av tallformater og tilpass dem til dine behov. I dette tilfellet legger vi til nummeret i bunnteksten, men du kan sette dem øverst eller til og med i margen. I dette eksemplet har jeg plassert sidetallet nederst til venstre. Men jeg vil endre standardutseendet og formatet.
For eksempel: Bruk av en 'Side X av XXX' gir en bedre indikator på et langt dokument.
Velg sidenummeret. Gå til Sett inn> Hurtigdeler . Velg rullegardinmenyen Felt . Du kan også nå dialogboksen Felt fra kategorien Topp- og bunntekstdesign.
Velge NumPages fra den lange listen med feltnavn. Fra boksen til høyre kan du velge et bestemt format. Jeg valgte den vanlige 1, 2, 3. Klikk OK , og nummeret på antall sider vises. Alt du trenger å gjøre er å legge til teksten din, for eksempel Side X av XXX, og endre utseendet på tallene med de vanlige tekstformateringsverktøyene som er tilgjengelige fra kategorien Hjem.
Det ser nå slik ut:
Design utseendet på et hvilket som helst sidetall i dokumentet ditt, og Word oppdaterer alle de resterende automatisk. Sidetall er de vanligste elementene i en bunntekst, men det kan også inneholde annen informasjon som toppteksten. Fra alternativene i Sett inn -gruppen kan du legge til dato og klokkeslett, dokumentinformasjon, bilder og mer til topptekst eller bunntekst.
Deretter skal vi formatere innholdet.
Den visuelle tegningen av din profesjonelle rapport kommer sammen med 'forskjønnelsen' du bruker på innholdet. Formatering er også et viktig skritt for et dokument som flyter godt. Så du må fokusere mye energi på å velge riktig skrift, avsnittsområde og farger.
Ikke bekymre deg. Selv de kunstnerisk utfordrede vil finne denne delen lett fordi Microsoft Word leveres med standardtemaer og visuelle stiler. La oss starte med det mest grunnleggende elementet i et dokument.
5. Velg og stil den riktige skriften
Din valg av skrift i en profesjonell Word -rapport bestemmer ikke bare hvordan teksten skiller seg ut, men også hvordan den skrives ut. Du vil ha begge for maksimal effekt.
Du kan bruke et skrifttype (dvs. skriftens visuelle utseende) på enten et helt dokument eller på bestemte deler av et dokument. Alle skriftvalg er tilgjengelige fra kategorien Hjem. Gå til Hjem> Font .
Standardfonten i Microsoft Word 2016 er Calibri. Se utover det, da du har mange andre å velge mellom. Hvis du velger Times New Roman, kan du bli ansett som lat, hvis du velger Windings, vel ... Jeg tror ikke jeg trenger å forklare det. Så sørg for at du velger en skrift som er lett å lese og passer til rapporten. For å spille det trygt, velg blant en av disse profesjonelle Google-skrifter ; de er gratis tilgjengelig.
Tips: Baskerville og Georgia er gode alternativer til den overbrukte Times New Roman
Prøv forskjellige skriftparring for brødteksten og overskrifter (og underoverskrifter). Flere nettsteder liker FontJoy og TypeWolf hjelper deg med å eksperimentere med skriftparringer. Du kan last ned og bruk egendefinerte fonter også. Men husk tommelfingerregelen-aldri bruk mer enn tre forskjellige skrifttyper i et dokument.
For den ekstra pizazz, prøv a drop cap for å forbedre teksten din .
6. Style avsnittene
Hvis du vil ha linjene dine dobbel eller mellomrom, må du endre formatet på avsnittene. Ved å endre avstanden kan du gjøre et dokument lettere å lese eller gi inntrykk av at det er lengre og at du har lagt mer arbeid i det.
For å endre avsnittet for hele dokumentet, er det best at du velger hver tekstblokk; Hvis du bruker overskrifter i rapporten din, endres de også. Et annet bedre alternativ er hvis du tilpasser den bestemte stilen du bruker til å formatere avsnittet.
For å gjøre dette, gå til Hjem > Stiler . Høyreklikk på stilen du vil endre, og velg Endre . Klikk på Format> Avsnitt som er nederst i dialogboksen. Endre nå avstanden, innrykket og justeringen for avsnittet. Klikk OK for å lukke dialogene.
Når du vil endre en mindre del av dokumentet , velg det du vil endre. Høyreklikk på den markerte teksten og velg Avsnitt . Den samme dialogboksen som ovenfor vil vises.
7. Kontroll av sideskift
Et sideskift - med sitt navn - deler en kontinuerlig tekstblokk på to sider. Sideskift er viktige strukturelle elementer for lange dokumenter. Word legger automatisk inn et sideskift på slutten av siden. Men i et langt dokument kan du plassere sideskift der du vil ha dem.
Klikk på for å sette inn et manuelt sideskift Sett inn> Sideskift. (Tastatursnarvei: CTRL + Enter)
Et sideskift ser slik ut når du klikker på Vis skjul kommandoen i Avsnittsgruppe .
Men hva om du vil beholde en haug med linjer på en side eller kolonne og ikke ha dem atskilt på grunn av et sideskift? Oppsettet er i din kontroll. Klikk på den lille pilen du ser nederst til høyre i avsnittsgruppen.
I Avsnittboks, klikk Linje- og sideskift. Velg blant disse fire pagineringsalternativene:
- Enke/foreldreløs kontroll plasserer minst to linjer i et avsnitt øverst eller nederst på en side.
- Fortsett med neste forhindrer brudd mellom avsnittene du vil bo sammen.
- Hold linjer sammen forhindrer sideskift i midten av avsnittene.
- Sidepause før legger til et sideskift før et bestemt avsnitt.
Vi har også vist hvordan du fjerner sideskift når nødvendig.
8. Bruk stiler og temaer
Stiler og temaer er kanskje to av de mer ubrukte funksjonene i Microsoft Word. Men jeg tror du bør bruke dem ved enhver anledning til å spare mye tid.
Men hva er forskjellen mellom et tema og en stil? Microsoft sier:
Temaer gir en rask måte å endre den generelle fargen og skriftene på. Hvis du vil endre tekstformatering raskt, er Word -stiler de mest effektive verktøyene.
Så ettersom temaene styrer det generelle utseendet med farger, effekter og fonter - begynn med et godt tema for dokumentet først. Deretter , bruk Stiler for å grave i de spesifikke delene du vil endre utseendet for.
Til Temaer: Gå til Design kategorien. Velg et tema fra galleriet. Du kan se forhåndsvisninger av hvordan fargekombinasjonen er.
Til Stiler: Velg delen av teksten du vil endre. Gå til Stiler gruppen på Hjem kategorien. Du kan se forhåndsvisninger av hvordan de ser ut. Velg stilen som passer for innholdet ditt. Velg for eksempel en overskriftsstil for overskriftene i dokumentet. Eller en bestemt stil for alle sitater. Du kan også endre en eksisterende stil og lage nye stiler fra bunnen av.
9. Bildetekster
Hvert bilde, diagram eller illustrasjon trenger en bildetekst for å beskrive det tydelig. Det er en enkelt tekstlinje, vanligvis plassert under en grafikk. Bildetekster er også en viktig referanse når du trenger å nevne dem et annet sted. Mange dokumenter utelater denne lille detaljen.
Det er enkelt å legge til en bildetekst. Høyreklikk på illustrasjonen du vil legge til en bildetekst til. Plukke ut Legg til beskrivelse .
Legg til bildeteksten i dialogboksen og konfigurer de resterende alternativene. Bildetekster kan automatisk refereres til i Word.
10. Bruk Quick Parts
Profesjonelle dokumenter kan bli repeterende. Dette er grunnen til at du bør begynne å bruke hurtigdeler til innhold på kokeplater du bruker hele tiden. La oss for eksempel si at det er en kontraktsklausul du inkluderer med hvert dokument. Eller litt innledende informasjon. I stedet for gjentatt kopi-lim, lagre dem som hurtigdeler og bruk dem igjen og igjen.
Quick Parts er også en type byggestein . Du kan se galleriet med alle gjenbrukbare innholdsblokker i Byggeklossarrangør .
Lagre og gjenbruk dine egne hurtigdeler i to trinn:
- Velg uttrykket, setningen eller en annen del av dokumentet du vil lagre i galleriet.
- Gå til Sett inn> Tekstgruppe> Hurtigdeler> Lagre utvalg i Hurtiggalleri . Endre navnet og legg til en beskrivelse hvis du vil. Klikk OK .
Like enkelt kan du gjenbruke den lagrede innholdet.
Plasser markøren der du vil sette inn et utvalg fra Quick Parts Gallery. Gå til Sett inn> Tekstgruppe> Hurtigdeler . Klikk deretter setningen, frasen eller andre lagrede markeringer du vil bruke på nytt.
Du vil legge merke til tre andre kategorier i Quick Parts -menyen.
Autotekst: Word 2016 har beholdt det gamle Autotekst trekk. Det fungerer som Quick Parts for alle tekstblokker du bruker mye. Eksempel: Et notat du vil bruke med hvert dokument.
Dokumentegenskap: Et sett med konstante egenskaper som du kan inkludere i hvert dokument. Eksempel: Firmanavn eller forfatter.
Enger: Dette er forhåndsdefinerte elementer som oppdateres automatisk. Eksempel: Dato, klokkeslett, sidetall osv.
Husk at oppføringer for dokumentegenskap noen ganger kan inneholde informasjon du ikke vil dele med alle. Så følg godt med på disse feltene og fjern de skjulte personopplysningene når det er nødvendig.
11. Dekorer med sidekanter
Sidegrensene ser bra ut, ikke bare på flygeblad og invitasjoner. Hvis de gjøres riktig, kan de legge til et snev av klasse i et dokument. En rekke linjestiler og bredder og kunstgrenser er tilgjengelige fra Design -menyen på båndet.
Gå til Design> Sidekanter.
I Grenser og skyggelegging boksen, bruk Sidegrense kategorien for å designe grensen din.
Innstillingene er selvforklarende. Prøv Shadow eller 3-D med de riktige fargene for å legge til en subtil, men elegant kant. Kunststilene med utklippsrammene kan være for dristige for profesjonelle dokumenter.
Bruk de fire hjørneknappene i Forhåndsvisning vindu for å velge sidene på siden for å tegne kanter. Klikk på disse knappene for å fjerne eller legge til rammer, som du ønsker.
Plasser markøren på den første siden i et dokument hvis du vil sette en kant rundt den første siden. Du kan også sette grenser rundt bestemte sider i en seksjon. Plasser markøren i delen - enten på den første siden i den delen eller på en påfølgende side.
Referanser og samarbeid
En Word -rapport kan virke som en uoverskuelig plikt. Det er som å organisere en million hauger med høy i fine små bunker. Tanken er å vite nøyaktig hvilken stabel som har pinnen du leter etter. Disse funksjonene er ment å gjøre det enklere.
1. Lag en indeks
Når du skriver store dokumenter, for eksempel en rapport som inneholder mye informasjon, er det ikke sikkert at en innholdsside er nok. An Indeks skal vises på slutten av dokumentet, med sidetall til søkeord og informasjon i rapporten. Lag en indeks for å hjelpe leseren med å referere til riktig informasjon med bare sidenummeret.
Lag en indeks hvis dokumentet ditt har mer enn 20 sider. Microsoft Word 2016 lar ikke prosessen overvelde deg. Den har i utgangspunktet to deler:
- Velg ordene eller informasjonen du vil inkludere i indeksen.
- Plasser indeksen på riktig sted i dokumentet.
Du kan bla gjennom det ferdige dokumentet og merke ordene eller setningene du vil inkludere i indeksen, eller merke dem mens du går. Uansett, velg teksten du vil bruke som en indeksoppføring, eller klikk der du vil sette inn oppføringen.
1. Klikk Referanser > Merk oppføring .
2. Rediger teksten i Merk indeksoppføring dialogboks. Du kan også legge til en underoppføring som ytterligere definerer hovedordet du brukte i indeksen. Du kan legge til flere nivåer, og hvert vises innrykket under hovedoppføringen.
3. Under Alternativer , kan du også opprette en kryssreferanse til en annen hovedoppføring. En leser kan bruke denne til å henvise relatert informasjon andre steder i det samme dokumentet.
4. Bruk sidetallformatet til å bestemme utseendet på sidetallene i indeksen.
datamaskinen din støter på et problem og må starte minnestyringen på nytt
5. Klikk merke for å markere indeksoppføringen. Klikk på for å merke denne teksten overalt hvor den vises i dokumentet Merk alle .
6. Gjenta prosessen for alle ordene og setningene du vil inkludere i indeksen.
Du har nå bygget indeksen din. Sett det inn på riktig sted mot slutten av dokumentet.
1. Klikk på siden der du vil sette inn indeksen.
2. Klikk Referanser> Sett inn indeks .
3. Den Indeks dialogboksen vises. Her kan du velge å formatere tekstoppføringer, sidetall, faner og ledertegn.
4. Velg utseendet fra de forskjellige formatene i listen, og sjekk forhåndsvisningsvinduet til høyre. Husk at forhåndsvisningsvinduet ikke viser deg den faktiske indeksen. Det er bare en 'simulering' av hvordan det vil se ut.
5. Klikk OK . Indeksen din er nå klar.
Noen ganger må du kanskje legge til flere oppføringer i indeksen etter at du har satt den inn på siden. Merk oppføringen og gå til Referanser> Oppdater indeks å inkludere de nye omtale.
Legg også til en overskrift for indeksen fordi Word ikke gjør det automatisk.
2. Lage bibliografier
Dokumentet ditt er nesten ferdig. Nå må du kreditere alt det andre forskningsarbeidet og ideene du har referert til i dokumentet ditt. Det er på tide med en litteraturliste.
En bedriftsrapport trenger kanskje ikke en litteraturliste, men en fagoppgave er ikke ferdig uten en. Litteraturlisten er en av de mest møysommelige jobbene i en akademisk rapport. Du må ha alle dine sitater i orden før du setter deg ned for å ramme inn bibliografien. Bestem deg også for siteringsstilen (vanligvis MLA, HVA , eller Chicago-stil ) i henhold til retningslinjene for emnet ditt.
Ikke nøl med å dra nytte av tredjeparts sitater og bibliografi-generatorer for å konstruere denne delen.
Men Microsoft Word 2016 har et komplett verktøysett for å gjøre denne prosessen så smertefri som mulig. Så gå til punktet i dokumentet der du vil plassere bibliografien. Det er bra hvis du har minst én sitat å inkludere, men selv om du ikke har det, lar Word 2016 deg bruke en plassholder -sitat og fylle ut kildene senere.
Klikk Referanser> Bibliografi .
Word tilbyr noen få bibliografistiler som bare er forskjellige i overskriftsnavnene. Velg riktig stil, og sett deretter inn sitater fra knappen i Sitater og bibliografi -gruppe .
Litteraturverktøyet har noen få trinn til det. For å gjøre det kort, vil jeg lede deg til det utmerkede Hjelpeside for Microsoft Office som er en trinnvis guide.
Noen akademiske artikler vil be deg om det lage en kommentert bibliografi . Det er en mer omfattende versjon av en bibliografi med en liste over sitater til tidsskrifter, bøker, artikler og andre dokumenter etterfulgt av et kort avsnitt. Avsnittet er en beskrivelse av kilden og hvordan den støtter papiret ditt.
3. Kryssreferanse
Du kan bruke en kryssreferanse for å hjelpe leseren med å navigere gjennom et langt dokument. Når som helst i et dokument kan du be leseren om å referere tilbake til en overskrift, sidetall, bilde, diagram, fotnote, sluttnote og avsnitt. En kryssreferanselink er en fin måte å koble relatert informasjon sammen på. Leseren må bare klikke på lenken for å gå til den informasjonen.
Slik begynner du:
1. Velg stedet for kryssreferansen, og skriv inn teksten som forteller leseren om det. For eksempel: 'Se diagram 3 for fremtidige trender.'
2. Gå til Sett inn> Kryssreferanse .
3. I Referansetype -boksen, klikk på rullegardinlisten for å velge det du vil koble til.
4. Alternativene i Sett inn referanse til rullegardinmenyen endres i henhold til valget ditt ovenfor.
5. I For Hvilken feltet, gå gjennom valgene og fortell Word den nøyaktige informasjonen du vil koble til.
6. Kontroller Sett inn som hyperkoblingsboks for å lage hyperkoblingen for den refererte informasjonen.
7. Klikk på Sett inn å inkludere kryssreferansen i dokumentet.
Husker du at vi nevner bildetekster? Du kan lage kryssreferanser til ligninger, figurer, grafer og tabeller hvis du brukte bildetekster under dem.
Word kan ikke lage en kryssreferanse for noe som ikke eksisterer. Word gir deg beskjed om disse feilene og oppdaterer kryssreferansene automatisk når du endrer sidenummeret eller teksten til det refererte elementet.
4. Bruke kommentarer
En profesjonell rapport kan være en enslig jobb, eller du kan ta hjelp av et team for å forberede det første utkastet. Den ydmyke Kommentar er et av de mest underutnyttede verktøyene i et Word -dokument. Den vises som en rektangulær ballong i margen eller i vurderingsruten.
Du kan bruke kommentarer som små 'klistremerker' eller selvnotater. La små notater ligge til deg selv mens du skriver, redigerer og reviderer deg gjennom en rapport eller et manuskript. Vær kreativ - legg til ekstra lenker til andre ressurser, bruk dem til tips og tips, lenker til forskjellige deler av et dokument, eller sett opp en tilbakemeldingslenke for leserne dine. Og når du er ferdig, kan du enkelt fjern alle kommentarer i Word .
Microsoft Word 2016 er også et forbedret samarbeidende skriveverktøy. Kommentarer spiller en stor rolle i å kommunisere tilbakemelding på tvers av et team. Slik fungerer kommentarsystemet ...
1. Merk teksten du vil legge til en kommentar til, eller klikk på slutten av en tekstblokk.
2. Gå til Sett inn> Kommenter . Skriv inn kommentaren din i boksen. Kommentarene vises i markeringsområdet til høyre. Utskriftslayoutvisningen er vanligvis den beste måten å se kommentarene ved siden av teksten.
3. Gå til Anmeldelse kategorien og se flere alternativer for kommentarer. Denne kategorien viser også alle kontrollene for spore endringer og kommentarer i et samarbeidsdokument. Bruk markeringsalternativene til å vise eller skjule kommentarene. For eksempel: Ingen markering vil skjule kommentarene og markeringsområdet til høyre.
Fullfør rapporten
Når hoveddelen av rapporten er fullført og lagret, er det på tide å fullføre rapporten. Når jeg sier ferdig, mener jeg ikke korrektur. Det burde også gjøres. Nå må du ta sikkerhetstiltakene for å beskytte rapporten mot uautoriserte endringer og plagiat.
Disse sikkerhetstiltakene vil gi din elektroniske fil et ekstra nivå av ekthet før du deler den.
Denne delen vil dekke:
- Signaturer
- Sett inn vannmerker
- Gjør dokumentet 'skrivebeskyttet'
- Passordbeskytt dokumentet ditt
- Skriv ut dokumentet til PDF
1. Underskrifter
Du kan legge til tekstsignatur for et personlig preg på rapporten. Men en enkel tekstsignatur trenger ingen autentisering. En digital signatur er den bedre måten å beskytte dokumentet mot uautorisert tilgang. En digital signatur bekrefter at dokumentet kom fra signatoren og ikke har blitt manipulert på noen måte.
La oss lage en signaturlinje i Microsoft Word 2016.
Plasser markøren i dokumentet der du vil lage en signaturlinje.
1. Gå til Sett inn > Tekst gruppe > Signaturlinje og klikk Microsoft Office Signature Line .
2. Den Oppsett av signatur dialogboksen vises. Fyll ut feltene som angitt. Hvis du sender dokumentet til noen andre for signering, kan du legge til instruksjoner for signatoren i feltet reservert for det ( Instruksjoner til underskriveren ). Signatøren kan også legge til formålet med signeringen hvis La signatoren legge til kommentarer i dialogboksen Sign er sjekket.
3. Klikk på OK og dokumentet vil nå vise en plassholder for signaturen.
Skriv inn en signatur:
Når du trenger å signere et dokument med en digital signatur, går du til signaturlinjen og høyreklikker på den.
Du blir bedt om å signere med en digital ID. Hvis du ikke har en, vil Microsoft be deg om å få en fra en signatortjenestepartner.
Hvis du ikke har en digital ID, kan du bare sett inn en tekstrepresentasjon av en signaturlinje . Du kan bruke en skriftlig signatur eller et bilde som ikke krever autentisering.
2. Sett inn vannmerker
Et Microsoft Word -vannmerke er en 'falsk', men fortsatt nyttig visuell indikator for dokumentets status. For eksempel kan du bruke et vannmerke som sier 'Utkast' for å skille det fra den endelige versjonen av dokumentet. Eller bruk vannmerket til å foreslå at dokumentet er 'Copyright' eller 'Confidential'.
'Utkast' -merket er det vanligste. Men Microsoft Word gir deg flere andre vannmerker å velge mellom.
1. Gå til Design > Sidebakgrunn og velg Vannmerke . Vannmerke -knappen vil bare være aktivert i Utskriftsvisning.
2. Du kan velge et bilde eller et tekstvannmerke fra galleriet. Både horisontale og diagonale versjoner er tilgjengelige. Dialogboksen gir deg alle tilpasningsmulighetene for det endelige utseendet på vannmerket. Prøv forskjellige fonter, oppsett, størrelser og farger.
3. Du kan skrive din egen tekst i tekstfeltet for å lage ditt egendefinerte vannmerke.
4. Velg OK for å bruke vannmerket på dokumentet. Word bruker vannmerket automatisk på hver side unntatt tittelsiden.
3. Lag dokumenter som skrivebeskyttet
En profesjonell rapport bør ikke nødvendigvis redigeres av leserne. Konvertering av dokumentet til en PDF er en måte. Men du kan også bruke noen flere begrensninger i Microsoft Word og forhindre utilsiktet endring eller utelatelse av noe slag.
Det er tre måter å beskytte et dokument på.
Først - Gjør dokumentet 'skrivebeskyttet'.
Dette sikrer at dokumentet ditt bare kan leses eller kopieres. Det forhindrer ingen fra å kopiere filen og gjøre endringer i kopien.
1. Gå til Fil fanen> Info > Beskytt dokumentet > Merk som endelig.
2. Når lesere åpner et dokument, vil en stolpe øverst be leserne om å behandle dette dokumentet som skrivebeskyttet. Men de kan klikke på 'Rediger uansett' for å åpne dokumentet i redigeringsmodus.
For det andre - Passordbeskytt dokumentet ditt.
Beskytt dokumentet mot uønskede redigeringer med en passordbarriere.
1. Under Beskytt dokumentet , velg Krypter med passord . Skriv inn et passord og klikk OK .
2. I bekreft passord boksen, skriv inn passordet igjen, og klikk deretter OK . Dokumentet åpnes med leseren bedt om et passord.
Microsoft bruker AES (Advanced Encryption Standard), 128-biters nøkkellengde, SHA1 (en kryptografisk hash-algoritme som genererer en nesten unik 160-biters nøkkel for å erstatte ren tekst) og CBC (cipher block chaining) for å gi en hacker en brønn -fortjent hodepine.
Tredje - Begrens redigering.
Denne kontrollfunksjonen hjelper deg som forfatter å bestemme hvilke deler av dokumentet andre kan redigere og hvilke som blir låst. Tenk på det som en bouncer som slipper inn VIP -ene, men ellers sperrer døren for vanlige folk.
1. Gå til Anmeldelse > Begrens redigering .
2. Under Rediger restriksjoner , kryss av Tillat bare denne typen redigering i dokumentet , og sørg for at listen sier det Ingen endringer (skrivebeskyttet) .
Ingen endringer (skrivebeskyttet) er standard begrensningstype. For et annet begrensningsnivå for dokumentet, klikk på menyen og velg blant Sporede endringer, Kommentarer eller Utfylling av skjemaer.
3. For å frigjøre noen seksjoner fra redigeringsblokkaden, velg seksjonene for redigering uten begrensninger. Klikk på for å velge mer enn ett område CTRL mens du velger området med musen.
4. Du kan sjekke Alle under Unntak (valgfritt) i Begrens redigeringspanelet. Eller klikk Flere brukere ... og tillater bare bestemte brukere å endre seksjonene. De tillatte områdene vil bli markert med firkantede parenteser.
5. Klikk Ja, begynn å håndheve beskyttelse .
Skriv inn et unikt passord i boksen som åpnes. Du må skrive det igjen for å bekrefte det.
Passordet er valgfritt. Men det sikrer at ingen bare kan klikke Stopp beskyttelsen og rediger dokumentet. Hvis du fremdeles er paranoid, kan du kryptere Microsoft Word -dokumentet ditt slik vi gjorde i den andre prosessen ovenfor.
4. Skriv ut rapporten til PDF
Det bærbare dokumentformatet har mange fordeler. Ikke minst er dens plattform-kompatibilitet på tvers av alle datamaskiner. Dokumentet er klart, og nå må du dele det eller sende det over for å bli skrevet ut. Mange faglige rapporter - for eksempel et juridisk dokument - må beholde formatet slik det er tiltenkt.
Lagre eller konverter en kopi til PDF. Microsoft Word 2016 trenger ingen tredjeparts tillegg.
Gå til Fil > Eksport > Lag PDF/XPS .
Husk at Word -dokumentet ditt kan inneholde sensitiv informasjon som du ikke vil ha med i PDF -filen. Fjern den før du publiserer til PDF. I Publiser som PDF eller XPS vindu, velg Alternativer . Velg deretter Dokument og tydelig Dokumentegenskaper . Velg andre alternativer du ønsker, og velg OK .
Bla til der du vil lagre filen og klikk på publisere .
Det neste steget...
Du er nær målstreken. Rapporten er klar til å bli overlevert til leserne. Men det er en siste jobb igjen.
Snu på sidene og kontroller (igjen) at rapporten er leservennlig. Tilnærm det med leserens øye. Har du organisert tankene dine og skrevet overbevisende? Flyter informasjonen godt med diagrammer og illustrasjoner? Kan de skumme gjennom og finne informasjonen raskt? Er teksten lesbar? Bruk lesbarhetspoengsummen til å måle lesbarhetsnivået til dokumentene dine som et siste trinn.
Du har kanskje også lagt merke til at vi ikke dekker noen aspekter av Microsoft Word. For eksempel, Microsoft Word -tabeller er et viktig verktøy for visning av data. Eller kraften til lister innen informasjonshåndtering.
Microsoft Word er mer enn et kvart århundre gammelt og fullpakket med små funksjoner. På MakeUseOf har vi dekket alle kroker og kroker av dette dyret. Så bruk våre ressurser for å lære mer om denne programvaren gratis. Hver ny funksjon i Microsoft Word lært vil gjøre livet ditt lettere.
Få rapporten til å skinne
Som forfatteren Nathaniel Hawthorne sa,
Enkel lesing er forbanna vanskelig å skrive
Stemmer ikke dette også for profesjonell rapportskriving? Tross alt, hvis det er gitt et valg, er det kanskje ingen som vil lese det. Å skrive en forretningsrapport og bruke den til å kommunisere er to forskjellige ting. Microsoft Word er bare et verktøy - det er din jobb å engasjere seg.
For noen alternativer, sjekk ut de beste tekstbehandlerne på nettet . Og for mer hjelp med profesjonell skriving, ta en titt på hvordan du beklager i en e -post og mener det .
Hva er den beste fremgangsmåten for å skrive profesjonelle forretningsrapporter? Fortell oss i kommentarene.
Dele Dele kvitring E -post Er det verdt å oppgradere til Windows 11?Windows har blitt redesignet. Men er det nok til å overbevise deg om å bytte fra Windows 10 til Windows 11?
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Microsoft Word
- Langform
- Longform Guide
Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.
Mer fra Saikat BasuAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere