Slik arkiverer du e -post i Outlook

Slik arkiverer du e -post i Outlook

Arkivering av e -post er en av de beste måtene å holde innboksen ryddig. Hvis du vil gjøre dette i Outlook, har du lykke til. Både Outlook for web og Outlook for desktop lar deg enkelt arkivere e -postene dine.





I denne veiledningen vil vi dekke alle de beste måtene å arkivere e -postene dine i Microsoft Outlook på datamaskinen din.



Hva er et arkiv i Outlook?

I sammenheng med Outlook og e -post er et arkiv i utgangspunktet alle e -postene du har valgt å holde atskilt fra hovedinnboksen din.





I Outlook for web betyr arkivering av en e -post å flytte e -postene fra hovedinnboksmappen til Arkivmappen.

I Outlook for desktop betyr det å arkivere en e -post i utgangspunktet å flytte e -postene dine fra hoved Outlook PST -filen til en ny PST -fil. Du kan flytte rundt i denne PST -filen og få tilgang til alle dine arkiverte e -postmeldinger i den, når som helst du vil.



hvordan lage en sjekkliste i excel

Hvis du nettopp har startet med Outlook, sammenligne Outlook for web mot skrivebord og se hvilken som passer dine behov.

Kan du bruke Outlook -arkiv for alle e -postkontoer?

Det er to tilfeller der du ikke kan bruke arkivfunksjonen i Outlook.



For det første, hvis du har en Exchange Server -e -postkonto og organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server Online Archive, kan du ikke bruke den opprinnelige Outlook -arkivfunksjonen.

For det andre, hvis nettverksadministratoren har deaktivert arkivfunksjonen, kan du heller ikke arkivere e -postene dine.



I begge disse tilfellene, snakk med organisasjonens nettverksadministrator for å få hjelp.

Slik arkiverer du e -post i Outlook for Web

Å arkivere e -post på Outlook for web er enklere enn å gjøre det i skrivebordsappen. Bare klikk på noen få alternativer, og de valgte e -postene blir arkivert.

Slik gjør du det:

  1. Gå til Outlook.com og logg deg på e -postkontoen din.
  2. Klikk på mappen til venstre der e -postene dine er plassert.
  3. Velg e -postene du vil arkivere fra høyre rute.
  4. Klikk på alternativet som sier Arkiv i den øverste menylinjen.
  5. Hvis du feilaktig arkiverte en e -post, klikker du på Angre i bunnen for å reversere handlingen din.

Du kan se alle de arkiverte e -postene dine ved å klikke Arkiv til venstre.

Hvis du noen gang vil flytte en arkivert e -post tilbake til hovedmappen, finner du den e -posten i Arkiv mappe, klikk på e -posten, klikk Flytte til øverst, og velg hvor du vil flytte e -posten.

I slekt: Slik arkiverer du alle gamle e -poster i Gmail og når innboksen null

Slik arkiverer du e -post i Outlook automatisk

I Outlook for desktop kan du arkivere e -postmeldinger automatisk eller manuelt. I denne delen vil vi dekke hvordan du bruker den automatiske arkivfunksjonen i Outlook for skrivebordet.

AutoArchive er navnet på funksjonen som hjelper deg med automatisk å arkivere e -postene dine i Outlook -appen. Denne funksjonen sender e -postene dine fra hovedmappene til arkivet etter at en forhåndsdefinert tid har gått.

Du kan konfigurere forskjellige alternativer i denne funksjonen, og trinnene nedenfor beskriver hvordan du gjør nettopp det:

overføre kontakter fra iphone til android
  1. Åpen Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk Fil øverst, og velg deretter Alternativer fra venstre sidefelt.
  3. Klikk på Avansert alternativet til venstre.
  4. Finne Autoarkiv i høyre rute og klikk på AutoArchive -innstillinger knapp.
  5. Sett kryss Kjør AutoArchive hver alternativet øverst og angi når funksjonen skal kjøres i Outlook.
  6. I Standard mappeinnstillinger for arkivering delen, velg når et element skal arkiveres. I utgangspunktet angir du alderen på Outlook -innholdet ditt.
  7. Klikk Bla gjennom og velg målmappen for arkivfilen. Du trenger bare å gjøre dette hvis du ikke liker standard Outlook PST -katalog.
  8. Slutt til slutt OK nederst for å lagre endringene.

Hvis du noen gang vil stoppe Outlook fra å arkivere e -postene dine automatisk, kan du deaktivere funksjonen for automatisk arkivering.

Å gjøre dette:

  1. Åpen Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk Fil øverst og velg Alternativer til venstre.
  3. Klikk på Avansert alternativet til venstre.
  4. Klikk AutoArchive -innstillinger i høyre rute.
  5. Fjern merket for Kjør AutoArchive hver alternativet øverst.
  6. Klikk OK i bunnen.

Slik arkiverer du e -post i Outlook manuelt

For å få mer kontroll over e -postarkiver, kan du faktisk arkivere e -post manuelt i Outlook. Dette lar deg sende de viktigste e -postene til arkivet når og når du trenger det.

Slik bruker du denne metoden:

  1. Åpen Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk Fil i øverste venstre hjørne.
  3. Velg Info kategorien til venstre.
  4. Klikk på pil ned -ikonet for Verktøy og velg Rydd opp gamle gjenstander .
  5. Det vises en dialogboks som lar deg konfigurere det manuelle e -postarkivet.
  6. På toppen har du to alternativer som lar deg bestemme hva du vil inkludere i arkivet ditt. Velg den du vil bruke.
  7. Velg mappene du vil legge til i arkivet.
  8. Velg alderen på elementene dine ved å bruke kalenderalternativet.
  9. Klikk Bla gjennom og velg mappen der du vil lagre Outlook -arkivfilen.
  10. Truffet OK nederst for å begynne å lage et e -postarkiv i Outlook.

Når arkivet er opprettet, kan du flytte den resulterende PST -filen hvor du vil.

Slik viser du arkiverte e -poster i Outlook

Å få tilgang til arkiverte e -poster i Outlook for desktop er like enkelt som å gjøre det i Outlook for web. Du trenger bare å laste arkivfilen til Outlook, og du vil se alle de arkiverte e -postene dine.

Slik importerer du en PST -arkivfil for e -post til Outlook på datamaskinen din:

  1. Lansering Outlook .
  2. Klikk på Fil menyen øverst.
  3. Plukke ut Åpne og eksporter i venstre sidefelt.
  4. Klikk på i den høyre ruten Åpne Outlook -datafilen mens du importerer en PST -datafil til programmet.
  5. Naviger til mappen der arkivfilen din ligger, klikk på filen og trykk Åpen i bunnen.
  6. Filen din skal lastes inn i programmet, og du bør da kunne se alle dine arkiverte e -poster.

Du kan slå sammen Outlook PST -filene dine hvis du har flere filer.

Decluttering Outlook ved å arkivere e -post

Hvis du føler deg overveldet av å bare se på antall e -poster i innboksen din, er det på tide å bli kvitt noen av disse e -postene ved å arkivere dem. Bruk metodene ovenfor for å flytte de mindre viktige e -postene til et arkiv, slik at du kan jobbe med dem som trenger din umiddelbare oppmerksomhet.

Saken med e -post er at det ikke er enkelt å administrere dem, selv for proffene. Det er imidlertid noen tips og triks som du kan lære å gjøre administrering av e -post mye mindre overveldende.

Dele Dele kvitring E -post Slik erobrer du innboksen: 60+ tips for produktivitet og sikkerhet på e -post

Ikke bli overveldet av innboksen din! Her er alt du trenger å vite for å erobre e -posten din en gang for alle.

Les neste Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Tips til e -post
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office -tips
  • Send apper på e -post
Om forfatteren Mahesh Makvana(307 artikler publisert)

Mahesh er en teknisk skribent på MakeUseOf. Han har skrevet tekniske veiledninger i omtrent 8 år nå og har dekket mange emner. Han elsker å lære folk hvordan de kan få mest mulig ut av enhetene sine.

Mer fra Mahesh Makvana

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere