Home-theater-designers
Skype for Business, tidligere Lync, er Microsofts løsning for virksomhetsmeldinger og møter. Du kan møte opptil 250 personer --- selv om de ikke bruker programmet --- og bruke en kombinasjon av lyd, bilder og chat for å være vert for møtet ditt.
Vi har samlet en liste over noen av våre favoritt Skype for Business -funksjoner som du kanskje ikke vet om. Fra å ta opp møtet ditt til å dele PowerPoint -presentasjonene dine, vi har dekket deg med noen gode tips.
Uten videre er her de beste tipsene og triksene for Skype for Business.
1. Start et Skype -møte i Outlook
Ikke kast bort tiden din med å rote rundt med å planlegge møter i eksterne verktøy. Det er så mye potensial for at ting kan gå galt med nettmøter, og det gjør det ofte.
Kanskje noen glemmer å bli med i tide, ikke har riktig nettleser -plugin installert eller ikke kan koble til headsettet. Bli kvitt alt dette stresset ved å bruke et Skype for Business -møte når du planlegger møter.
Når du oppretter en avtale i Outlook, på Avtale kategorien, klikk Skype -møte . Dette vil deretter bygge inn en lenke i beskrivelsen, som folk kan klikke for å delta i møtet.
Hvis de har påminnelser aktivert i Outlook, kan de ganske enkelt klikke Bli med på møte når den dukker opp og Skype for Business starter den automatisk. Borte er bekymringen for å manuelt invitere folk til en samtale --- hvis de er på invitasjonen, kan de bli med.
Hvis du ikke kan se Skype -møte -knappen, trenger du bare å gjøre en rask endring i Outlook -innstillingene.
- Gå til Fil> Alternativer> Tillegg .
- På Få til rullegardinmenyen velg COM-tillegg og klikk Gå...
- Merk av i boksen ved siden av Skype Meeting-tillegg for Microsoft Office og klikk OK . Ferdig!
2. Del skjermen
Muligheten til å dele skjermen din er en fantastisk funksjon av Skype for Business. Du kan snakke med folk gjennom et dokument, åpne en nettside eller vise noe annet som er relevant for møtet.
Når du er i samtalen, klikker du på skjermdelingsikon (under de som ringer, ved siden av mikrofonen.) Her vil du kunne dele hele skjermen eller et bestemt vindu.
Du vil se en oversikt rundt innholdet som deles med andre, og du kan bruke kontrollene øverst på skjermen --- praktisk når du må slutte å dele.
Hvis Skype for Business ikke gjør jobben, kan det være lurt å sjekke ut de beste gratis skjermdelingsverktøyene på nettet .
3. Ta opp Skype -møtene dine
Har du noen gang vært på et møte, lagt på samtalen, og så hatt et fullstendig sinn senere? Sa personen definitivt det? Hva var handlingspunktene?
Du kan fullstendig overvinne det ved å registrere alle Skype for Business -møtene dine. All anropsaktivitet, som lyd, video, skjermdeling og direktemelding, blir fanget opp i opptaket.
Når du er i et møte, klikker du på ... symbolet og deretter Start opptak . Alle i møtet vil bli varslet om at du spiller det inn, og et rødt sirkelsymbol vises øverst i samtalen. Du kan bruke pause og Stoppe ikoner etter behov. Når møtet er ferdig, lagres opptaket automatisk i MP4 -format.
For å finne opptak, gå til hovedskjermen for Skype for Business og klikk på rullegardinmenyen for tannhjul .
Herfra går du til Verktøy> Innspillingsbehandling . Dette viser deg metadata for opptakene dine, for eksempel dato og lengde.
Du kan også Spille innspillingen og Bla gjennom ... for å finne filen på PCen.
4. Kjenn Skype -snarveiene
Som alle Office -produkter er Skype for Business stappfull av hurtigtaster for å hjelpe deg med å få ting gjort raskt.
- Trykk på for å begynne med det grunnleggende Windows -tast + Shift + O. å godta en innkommende invitasjon eller Windows -tast + Esc å avslå det.
- Trykk på for å dempe/deaktivere lyden Windows -tast + F4 .
- Kameraet fungerer med Windows -tast + F5 .
- Trykk på i en samtale Ctrl + Shift + H å sette den på vent, eller Alt + Q å avslutte det helt. Trykk på når du deler skjermen Ctrl + Alt + S å slutte å gjøre det.
- Alternativt, hvis noen andre har tatt kontroll over skjermen, trykker du på Ctrl + Alt + mellomrom å gjenvinne kontrollen.
Programmet har for mange snarveier til å liste opp her, så gå videre til Microsofts snarveiside for Skype for Business for full nedlasting, der de dekker snarveier for chat, deling av PowerPoint, surfing av kontakter og mer.
Hvis du vil bli en ekte snarveimester, sjekk ut vår ultimate snarveiledning for Windows .
5. Angi kontaktpersonvernforhold og blokker noen
Du kan tilordne hver av kontaktene dine ett av fem relasjonsnivåer. Som standard vil de i virksomheten din være Kollegaer , og de på utsiden vil være Eksterne kontakter .
Hvert relasjonsnivå har forskjellige tillatelser. For eksempel, Venner og familie kan ikke se møtedetaljene dine og Arbeidsgruppe kan forstyrre Ikke forstyrr -statusen din.
Det kan være nyttig å endre forholdet hvis du jobber med noen eksternt som du stadig organiserer møter med, eller hvis det er noen du alltid vil ha kontakt med deg uansett status.
For å endre en kontakts forholdsstatus, Høyreklikk på navnet sitt og gå til Endre personvernforholdet . Her kan du gå gjennom gjeldende forholdsstatus og finne beskrivelser av de andre alternativene.
Plukke ut Blokkerte kontakter hvis du vil stoppe noen fra å kunne sende melding eller ringe deg. De vil fortsatt se navnet ditt og e -postadressen din, men statusen din vil bli skjult for dem og de vil ikke bli informert om at du har blokkert dem.
Hvis du vil velge flere kontakter for å endre relasjoner i bulk, holder du nede Ctrl og venstre klikk på hvert navn etter tur.
Hvis du noen gang vil endre forholdet tilbake til standard, klikker du på Tilordne forhold automatisk .
6. Start en meningsmåling, spørsmål og svar og tavle
Du kan krydre møtene dine ved å bruke tavlen, meningsmåling og spørsmål-og-svar-funksjoner. Klikk på for å bruke disse i et møte Nåværende innhold -knappen, velg Mer , og velg deretter enten Tavle , avstemming , eller Spørsmål og svar .
Velge Tavle vil åpne den på alles skjermer. Dette er en flott funksjon for når det er lettere å tegne noe enn å snakke om det.
Du kan bruke panelet til høyre for å veksle mellom de forskjellige merknadsalternativene, for eksempel pennen, merkepennen og viskelæret. Tavlen lukkes hvis du bytter til et annet presentasjonsalternativ, men innholdet forblir hvis du kommer tilbake til det senere.
Velge avstemming vil åpne Lag en meningsmåling vindu. Her kan du legge inn navnet på avstemningen og svarvalgene. Undersøkelsen vil da vise alle i møtet, slik at de kan stemme og se andres valg.
Du kan klikke Meningsmålinger for å justere innstillingene, som å skjule stemmene for deltakerne, lagre resultatene eller lukke avstemningen.
Til slutt velger du Spørsmål og svar vil bytte standard chat til en spørsmål og svar -modul.
Når en deltaker stiller et spørsmål, får du et varsel. Klikk Svar , skriv inn et svar, og trykk deretter på Tast inn . Dette vil vise spørsmålet og svaret til alle.
Klikk på når du er ferdig Stopp spørsmål og svar , gå deretter til Lagre som hvis du vil ha en oversikt over økten.
7. Present med PowerPoint
Du kan dele skjermen din i Skype for Business, men noen ganger vil du kanskje bare vise en presentasjon. Integrasjonen med PowerPoint tillater dette.
Åpne presentasjonen i PowerPoint, gå til Lysbildefremvisning kategorien og klikk Present Online> Skype for Business . Du får muligheten til å sende dette til et møte som allerede pågår eller opprette et nytt møte.
Du kan gjøre det samme i andre Office -programmer. For å gjøre det, gå til File> Share> Present Online . En gang her, sørg for Skype for Business er valgt på rullegardinmenyen, og klikk deretter Tilstede .
Når du presenterer i Skype for Business, ser du de nødvendige ikonene på skjermen for å kontrollere innholdet, for eksempel piler for å flytte mellom PowerPoint -lysbilder. Klikk Slutt å presentere når som helst å slutte å dele filen med alle.
8. Overfør til mobil
Hvis du noen gang har befunnet deg midt i en Skype for Business -samtale, og du må forlate datamaskinen, kan du bare bytte samtalen til mobiltelefonen.
For å sette opp dette, gå til Innstillinger> Verktøy> Alternativer> Telefoner> Mobiltelefon ... Skriv inn din Telefonnummer (inkludere hvilken som helst land/regionskode) og klikk OK .
Når du er i en Skype for Business -samtale, klikker du på Anropskontroller -knappen og klikk deretter Overføre . Velg nå Mobilen min og klikk Overføre .
Du får et anrop på mobilen som automatisk kobler deg til Skype for Business -samtalen.
Det flotte med dette er at du ikke trenger Skype for Business -appen installert på telefonen. Det er imidlertid ingen måte å overføre samtalen tilbake fra telefonen til Skype for Business.
9. Avinstaller Skype for Business
Hvis du jobber i en organisasjon som bruker Skype for Business, og du bruker en firmamaskin eller bærbar datamaskin, kan det hende du ikke kan avinstallere Skype for Business. IT -avdelingen din kan ha låst muligheten til å gjøre det. Dessuten er det sannsynligvis ikke lurt å avinstallere et verktøy som organisasjonen din elsker.
Hvis du har Skype for Business på ditt personlige system, er det annerledes. trykk Windows -tast + I for å åpne Innstillinger og klikk Apper . Søk Skype for Business , klikk på den, og klikk deretter Avinstaller .
Hvis du ikke ser den på denne listen, betyr det at den kommer som en del av Office -pakken og ikke kan avinstalleres uten å avinstallere hele Office -pakken.
Alternativt kan du åpne Skype for Business og klikke på innstillinger tannhjulikon . Klikk på venstre rute Personlig . Fjern merket Start appen automatisk når jeg logger videre til Windows .
Nå trenger du aldri å se det igjen og kan glemme at det er installert.
Vert møtene dine som en proff
Med alle disse tipsene under beltet, kan du nå arrangere møtene dine som en proff. Kollegene dine vil bli imponert over din effektive møteorganisasjon, hvor jevnt du deler innhold, og hvor kult det er når du oppretter den avstemningen.
finne en sang fra en video
Nå som du har kontroll over teknologien, bør du også se artikkelen vår om hvordan du overlever møter på jobb. Og hvis du jobber hjemmefra, kan du se på våre eksterne arbeidsressurser.
Bildekreditter: Robert Kneschke/Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post Slik rengjør du Windows -PC -en med kommandopromptHvis det er lite lagringsplass på Windows -PC -en, kan du rydde opp i søppelet med disse raske kommandoprompt -verktøyene.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Skype
- Samarbeidsverktøy
- Presentasjoner
- Ta opp lyd
- Kontakt ledelse
- Tastatursnarveier
- Videochat
- Ta opp video
- Microsoft Office 365
- Fjernarbeid
- Møter
- Videokonferanse
- Hjemmekontor
Joe ble født med et tastatur i hendene og begynte umiddelbart å skrive om teknologi. Han har en BA (Hons) i Business og er nå en frilansskribent på heltid som liker å gjøre teknologien enkel for alle.
Mer fra Joe KeeleyAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere