Hva er Google Dokumenter? Hvordan bruke det som en proff

Google Docs er tekstbehandlingskomponenten i Googles online kontorsuite. Det er et gratis alternativ til Microsoft Word. Den har også flere funksjoner enn du kanskje skjønner.

I denne artikkelen vil vi svare på de vanligste spørsmålene om Google Dokumenter.

Hva er Google Dokumenter?

Google Docs er Googles nettleserbaserte tekstbehandler. Du kan opprette, redigere og dele dokumenter online og få tilgang til dem fra en hvilken som helst datamaskin med en internettforbindelse. Det er til og med en mobilapp for Android og iOS.

Det som skiller Google Docs fra hovedkonkurrenten på skrivebordet, Microsoft Word, er dens funksjoner. Google Docs var en av de første tekstbehandlerne som tilbyr delt elektronisk dokumentredigering.

Google har gjort det utrolig enkelt å dele dokumenter på tvers av plattformer og arbeide med dem sammen i sanntid fra et nettleservindu. Dine samarbeidspartnere trenger ikke engang en Google -konto for å se eller redigere Google -dokumenter du deler med dem.

Videre, Tillegg for Google Dokumenter lar deg utvide funksjonaliteten og legge til manglende funksjoner.

Slik bruker du Google Dokumenter

Du kan bruke Google Dokumenter akkurat som du ville bruke Word -dokumenter. Lag nye dokumenter, bruk Google Dokumenter -maler , del dokumenter med teamet ditt og samarbeid i sanntid. Vi viser deg det grunnleggende her.

Slik oppretter du et Google -dokument

For å lage et nytt Google -dokument, gå først til docs.google.com og logg på med Google -kontoen din. Når du er på startsiden for Google Dokumenter, kan du opprette et tomt nytt dokument eller velge en mal.

Du kan også gå til Fil > Ny > Dokument eller Fil > Ny > Fra mal å gjøre det samme fra et eksisterende Google -dokument.

Fra Fil -menyen kan du også endre mange aspekter av dokumentet, inkludert sideretningen .

Slik lagrer du et Google -dokument

Som en del av Googles online kontorsuite trenger du aldri å huske å lagre et dokument siden Google lagrer det automatisk på Google Disk. Derfor finner du ikke en Lagre -knapp.

Når det er sagt, fra Fil meny, kan du Lag en kopi , E -post , eller nedlasting Google -dokumentet ditt.

Hvordan laste ned Google Docs

Google lagrer dokumentene dine på Google Disk. For å laste ned et Google -dokument til datamaskinen din i stedet, gå til Fil > nedlasting og velg ønsket filformat.

Slik sender du en e -post til et Google -dokument

Hvis du vil laste ned dokumentet fordi du vil sende det på e -post, kan du gjøre det direkte fra dokumentet. Gå til Fil> E -post> Send denne e -posten / Send e -post til samarbeidspartnere , velg filformatet du vil legge ved, og fyll ut standard e -postdetaljer.

I stedet for å sende et dokument på e -post, anbefaler vi imidlertid å dele det. Det er fordi deling lar alle se og jobbe med den samme versjonen av dokumentet. På denne måten unngår du å lage motstridende kopier eller duplisere arbeidet ditt. Som nevnt tidligere, gjør mottakeren ikke trenger en Google -konto for å vise eller redigere dokumentet.

For å dele et Google -dokument fra dokumentet, klikk på Dele knappen øverst til høyre. Nå har du flere alternativer:

Du kan angi navn eller e -postadresse/adresser til ønsket mottaker/e. Vær oppmerksom på at standard tilgangsnivå med denne metoden er Redaktør . Klikk på pennikonet til høyre for å endre dette til Seer eller Kommentar .

I stedet for å dele dokumentet med enkeltpersoner, kan du dele det med grupper via en lenke via Få lenke Meny. Som standard blir dine private Google Dokumenter delt med Hvem som helst .

Hvis Google -kontoen din tilhører en organisasjon (her: MakeUseOf.com), deles den i organisasjonen. Klikk Endring eller Del med ... for å justere disse innstillingene og gi brukere av lenken Viewer, Commenter eller Editor tilgang.

Når du er ferdig, klikker du Kopier link nederst til høyre. Lenken blir kopiert til utklippstavlen din.

Hvis du vil dele en kopi av Google -dokumentet ditt med flere samarbeidspartnere fordi du ikke vil at de skal redigere det originale dokumentet, kan du også bruke dette lage et kopitriks for å spare litt arbeid.

Slik sporer du endringer i Google Dokumenter

Når du gjør hyppige endringer i Google Dokumenter eller når du har delt dem med andre, vil du spore endringer.

Versjonshistorikk

hvordan spore ip -adresse fra e -post

Google Dokumenter gjør dette automatisk ved å spore dokumentets versjonshistorikk. Gå til Fil> Versjonshistorikk> Se versjonshistorikk for å utvide en meny som viser alle endringene Google har sporet for dokumentet ditt.

Du vil se når det ble gjort endringer, hvem som gjorde dem, og de er alle markert i dokumentet.

Du kan til og med navngi den nåværende versjonen for enkelt å tilbakestille endringer som er gjort senere. Enten gå til Fil> Versjonshistorikk> Gi gjeldende versjon , skriv inn et navn, og klikk Lagre .

Alternativt kan du gå til versjonshistorikk -menyen og klikke på datoen eller navnet på en versjon for å gi den nytt navn. I versjonshistorikk -menyen kan du deretter aktivere en innstilling til Vis bare navngitte versjoner (se skjermbilde ovenfor).

Versjonshistorikk er den grunnleggende formen for sporing av endringer. Du kan gjenopprette et dokuments versjoner ved å velge det og klikke på Gjenopprett denne versjonen knapp. Det du ikke kan gjøre er å godta eller forkaste individuelle endringer i hver versjon. Hvis det er funksjonaliteten du ønsker, må du bruke en annen funksjon: moduser.

Forslagsmodus

Google Dokumenter støtter tre forskjellige moduser: Redigerer , Foreslår , og Ser på . Redigering er standardmodus. For å bytte til en annen modus, gå til Vis> modus eller klikk på pennikonet helt til høyre i verktøymemenyen. For å kontrollere individuelle endringer, bruk Foreslår .

Når du gjør endringer i forslagsmodus, ser du en kommentar på høyre side av dokumentet, med mulighet for å godta eller avvise forslaget. Du kan også skrive et svar for å diskutere hver endring.

Alle endringer som gjøres i denne modusen spores individuelt under den respektive dokumentversjonen i versjonshistorikken. På denne måten har du muligheten til å gå gjennom og gjenopprette avviste endringer, selv om du må gjenopprette den versjonen av dokumentet, noe som betyr at du mister alle følgende endringer.

Tips : For å tvinge samarbeidspartnerne til å bruke forslagsmodus, angi tilgangen til kan kommentere når du deler dokumentet.

Hvordan skrive ut fra Google Dokumenter

Utskrift fra Google Dokumenter fungerer akkurat som å skrive ut andre dokumenter på datamaskinen. For å skrive ut et Google -dokument, åpne dokumentet, og gå deretter til Fil> Skriv ut eller trykk på Ctrl + P hurtigtast eller klikk på utskriftsikonet i verktøymenyen.

Hver av disse handlingene åpner utskriftsmenyen. Herfra velger du skriver og innstillinger og skriver ut som du vanligvis ville.

Slik redigerer du Google Dokumenter frakoblet

For å redigere Google Dokumenter offline må du oppfylle noen få grunnleggende betingelser. Først må du være online mens du konfigurerer frakoblet tilgang. Du må også bruke Google Chrome utenfor inkognitomodus, installere og aktivere Google Dokumenter frakoblet Chrome -utvidelse, og ha nok ledig lagringsplass til å lagre filene dine.

Når dette er gjort, gå til docs.google.com , klikk på hamburgermenyen øverst til venstre, gå til Innstillinger , og sørg for at glidebryteren ved siden av Frakoblet er i den På posisjon (se skjermbilde nedenfor).

Nå vil hvert dokument du begynner å jobbe med også være tilgjengelig offline på datamaskinen din, i det minste midlertidig. Skyikonet ved siden av dokumentnavnet indikerer om dokumentet ditt er tilgjengelig offline.

Når internettforbindelsen din faller, ser du en krysset sky og notatet 'Arbeider offline'. Eventuelle endringer du gjør, blir synkronisert når du kobler deg til Internett igjen.

Med utvidelsen Google Dokumenter frakoblet aktivert, kan du se gjennom listen over alle dokumentene dine under docs.google.com , selv når du er frakoblet. Alle dokumenter som er permanent tilgjengelige uten nett, vil inneholde et hakeikon. Klikk på trepunktsmenyen for å kontrollere Tilgjengelig offline alternativ.

Utvidelsen Google Dokumenter frakoblet vil også lagre alle dokumentene du åpner. Skulle du miste internettforbindelsen, har du tilgang til dokumentene som ikke er eksplisitt tilgjengelige offline.

hvordan fjerne noe fra et bilde i Photoshop

I så fall kan du permanent gjøre dokumentet tilgjengelig offline, selv om du ikke er tilkoblet. I mellomtiden vil de dokumentene som ikke er bufret og ikke er tilgjengelige offline, virke dempet.

For å sikkerhetskopiere og synkronisere Google Dokumenter -filer til datamaskinen eller mobilen din, kan du også bruke Verktøy for sikkerhetskopiering og synkronisering av Google Drive .

Google Dokumenter, nå under din kontroll

Nå vet du det grunnleggende om hvordan du bruker Google Dokumenter. Deretter er det på tide å oppdage fine måter å lage vakre Google -dokumenter på . Du kan deretter gå videre til å utforske funksjoner som er relevante for forretningsdokumenter og stemmeskriving i Google Dokumenter .

Dele Dele kvitring E -post Slik kontrollerer du ordtellingen på Google Dokumenter

Lær hvordan du ser ordtellingen for hele dokumentet eller den valgte teksten i Google Dokumenter.

Les neste Relaterte temaer

Internett
Produktivitet
google Dokumenter
Samarbeidsverktøy
Tekstbehandler
FAQ
Kontorsuiter

Om forfatteren Tina Sieber(831 artikler publisert)

Mens hun fullførte en doktorgrad, begynte Tina å skrive om forbrukerteknologi i 2006 og stoppet aldri. Nå også redaktør og SEO, kan du finne henne på Twitter eller gå en sti i nærheten.

Mer fra Tina Sieber

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere