Home-theater-designers
Å dele dokumenter på Google Disk er ikke nytt lenger. Og det har bare blitt bedre ettersom fjernarbeid berører alle verdenshjørner. Det er gode nyheter for oss, ettersom en enkel Google Drive -delt mappe åpner opp for mange ideer for samarbeid på tvers av forskjellige domener.
Får du fortsatt tak i det? Disse ti tipsene skal hjelpe deg med å administrere delte filer bare litt bedre fra i dag.
Grunnleggende om deling av Google Disk
Du kan dele hvilken som helst fil eller mappe. Men du må ta hensyn til personene du deler med og nivået på delingstillatelser du tillater på Google Disk.
Den to minutter lange videoen oppsummerer prosessen.
Som eier kan du gi andre fullstendig eierskap til en fil, eller et visst nivå for visning og redigering.
- Kan redigere: Regnearket du samarbeider med teamet ditt.
- Kan kommentere: Bokutkastet du skriver. Andre kan se og legge til kommentarer i filen, men kan ikke redigere den. Mapper har ikke kommentarer.
- Kan se: Helgens festinvitasjon du nettopp har laget med Presentasjon.
Her er et diagram som sammenligner tilgangen for en seer, kommentator, redaktør eller eier:
Kilde: Googles brukerstøtte
1. Hvordan deaktivere kopiering, nedlasting og utskrift av delte filer?
Du kan ikke tillate nedlasting, utskrift og kopiering av delte filer. Den avanserte informasjonsrettighetsstyringsfunksjonen fjerner disse alternativene fra menyen til visningen. Dette er et annet kontrolllag over dokumentene dine.
Åpne Google Disk. Velg den delte filen og klikk på Dele ikonet øverst til høyre.
På Del med mennesker og grupper dialogboksen, legg til navnet på samarbeidspartnerne. Angi tillatelsesnivået for samarbeidspartnerne fra rullegardinmenyen ved siden av navnefeltet. Delingstillatelser for Google Disk er Redaktør , Seer , Kommentar .
Å sende et varsel og en personlig melding er valgfritt. Nå vil du kanskje deaktivere nedlasting, utskrift eller kopien av den delte filen. Klikk på tannhjulikonet for å vise ytterligere to tillatelser du kan fjerne merket for å styrke personvernet til dokumentet ditt.
Kom tilbake til den forrige dialogboksen med et klikk på pilen, og send deretter filen til samarbeidspartneren din.
Seere vil se Eksportalternativer deaktivert varsel øverst i Fil- og redigeringsmenyene. Alternativene for kopiering, utskrift og nedlasting er også nedtonet for spesifikke dokumenter, regneark og presentasjoner.
Vær oppmerksom på at de med redigeringsrettigheter fortsatt vil kunne laste ned, skrive ut og kopiere filen din, selv om denne innstillingen er på.
2. Del en mappe med ikke-Google-brukere
Vennene og kollegene dine trenger ikke en Google -konto for å vise en Google Disk -mappe eller et dokument. Du kan sende en invitasjon til e -postadressen deres. Eller bruk en delbar lenke.
Ikke-Google-brukere og samarbeidspartnere kan bare se filen uavhengig av tillatelsen du har angitt.
Deling via en offentlig lenke er en sikkerhetsrisiko for sensitive dokumenter fordi alle med koblingen kan få tilgang til filen. Så bruk det bare i en offentlig chat, e -post eller sosiale medier hvis dokumentet kan sees av hvem som helst.
3. Last ned en delt Google Disk -mappe
Med Google Disk kan du laste ned hele innholdet i en delt mappe som et ZIP -arkiv. Dette er nyttig for å lagre lokale kopier av delte dokumenter. Mappestrukturen med eventuelle undermapper beholdes i arkivet.
hva betyr emoji i tekstmelding
Gå til Delt med meg På Google Disk. Høyreklikk på mappen og velg nedlasting .
Du kan også bruke trippel prikk -ikon på verktøylinjen for å laste ned mappen.
Hvis du laster ned et Google -dokument, -ark eller -lysbilde, lastes det ned som et Office -dokument. Alle andre filer lastes ned i sitt opprinnelige format.
4. Overfør eierskap av filer til noen andre
Det er mange grunner til å overføre eierskapet til dokumenter til noen andre. Kanskje noen andre overtar et prosjekt. Kanskje noen sparket deg. Et bedre notat er at du drar på ferie og vil bare overlate ansvaret for de delte dokumentene. Prosessen med å digitalt 'overlevere' Google Drive -dokumenter og -mapper er enkel.
Åpne Google Disk. Velg den delte mappen eller filen i Dokumenter, Regneark eller Lysbilder, og klikk på Dele ikonet øverst til høyre. Når den antatte eieren ikke har deletilgang ... inviterer du ved å skrive e -postadressen i feltet 'Del med mennesker og gruppe'. Deretter Lagre .
hvorfor bruker superfetch 100 disk
Klikk på rullegardinmenyen ved siden av navnet på personen du vil eie filen eller mappen. Plukke ut Gjør eier .
Rollen din byttes fra en eier til en redaktør etter at du har overført eierskapet. En popup-melding varsler deg om at 'Den nye eieren vil bli varslet og kan fjerne deg. Du kan også miste muligheten til å endre delingsinnstillinger. '
Legg merke til: Du kan ikke overføre eierskap til en synkronisert eller opplastet fil (for eksempel en PDF eller en bildefil).
5. Hvordan be om tilgang til delte filer?
Når du prøver å få tilgang til en fil via en delt lenke, kan du se en melding som sier 'Du trenger tilgang.'
Noen ganger deler eiere en lenke før de har angitt tillatelsene. Det kan også være lurt å åpne filen med en alternativ Google -ID. Det er enkelt å be om tilgang med et enkelt klikk.
På skrivebordet:
- Åpne en lenke til filen.
- Klikk på Be om tilgang.
På mobil:
Med Drive for Android- eller iOS -appen kan du be om tilgang med et enkelt trykk når meldingen 'Kan ikke få tilgang til dokument' dukker opp. Forespørsel om tillatelse sender en e -post til eieren fra appen. Fileiere får umiddelbart et varsel på Android og iOS.
Nedlasting: Google Disk for Android | ios (Gratis)
6. Søk etter en samarbeidspartner
Det er enkelt å dele et dokument med 10 medlemmer. Å dele den med 50 samtaler for mer planlegging. Å administrere delte filer betyr også å spore hvilken samarbeidspartner som jobber med hvilket dokument.
Gå til Vis detaljer (Klikk på 'I' -ikonet på verktøylinjen). Bla gjennom Aktivitet -fanen for å se hvilke filer du har delt nylig.
Klikk på Delt med meg på venstre sidefelt i Google Disk. Du får en liste over alle dokumentene du deler tilgang til.
Bruk Google Disk Søk og de avanserte filtrene. Produktivitetsfordelene kommer ikke som en overraskelse for de som er kjent med Gmail -filtre.
Bruk søkefeltet øverst på Google Disk. Søket på Google Drive søker også i dokumentets brødtekst etter ord du vil at det skal søke etter.
Du kan søke på de første 100 sidene i alle tekstdokumenter eller tekstbaserte PDF-filer du har lastet opp. Du kan også søke etter tekst som finnes på de første 10 sidene i en hvilken som helst PDF -fil. I stedet for å grave gjennom mapper, bruk denne kraftige funksjonen for å raskt komme til en fil.
Mens du er i Google Disk, trykker du på slash -tast fremover for å plassere markøren rett i søkeboksen. Klikk på den lille rullegardinpilen i søkeboksen for å vise de grunnleggende søkefiltrene. Du kan spare tid ved å lære noen få manuelle parametere.
For eksempel: For å finne dokumenter du har delt med noen, bruk | _+_ |.
Google Hjelp har den komplette listen under delen 'Avansert søk i Google Disk'.
7. Forenkle delingen ved å opprette kontaktgrupper
Med e -postkontakter trenger du ikke angi individuelle dokumenttillatelser for teammedlemmene dine. Du kan bare lage etiketter som er en samling av kontakter i bestemte e -postgrupper.
Logg på Google -kontakter . Klikk på på venstre sidefelt Lag etikett .
Gi det et beskrivende navn i henhold til teamprosjektet. Eller noe annet som gjør dem enkle å huske. Du kan navnetiketter etter tillatelser for å gjøre dem enkle å huske. Enhver kontakt kan være en del av flere etiketter.
For eksempel: Project.view eller Project.edit
Skriv inn etikettene i innstillingsfeltet for filer eller mapper på Google Disk.
8. Se Visningstallet for et delt dokument
Google opprettholder en versjonshistorikk, men det er ingen måte å se hvor mange ganger et delt dokument har blitt sett. Jeg fikk svaret på dette spørsmålet fra en gammel Stack Exchange diskusjon.
Send inn lenken til dokumentet http://goo.gl URL shortening service og del bare den nettadressen. Denne tjenesten gir informasjon om hvor mange ganger den koblingen ble klikket, noe som er omtrent så nært du kan få vite hvor mange ganger dokumentet ble åpnet.
Google har stengt støtte for sin egen URL -forkortelse. Du kan bruke Litt i stedet. Dette er nyttig i tilfeller der du vil dele et dokument offentlig og sjekke svaret. Vær oppmerksom på at offentlige dokumenter og filer vises i søkeresultatene.
Noen ideer for offentlig deling:
- Last opp og del en eBok.
- Test det første svaret på et kreativt produkt.
- Slipp en Slides -presentasjon for offentlig visning (som SlideShare).
- Finn åpent utdanningsinnhold.
Tips: Du kan bruke et enkelt Google Site Search til å søke etter offentlige dokumenter. F.eks. søkeordnettsted: drive.google.com
9. Del med Slack
Hvis du ikke jobber med Slack ennå, er det på tide å presentere det for teamet ditt. Det er mange måter å få favorittjenestene dine til å fungere med Slack. Google Drive -integrasjon er blant de populære.
Med Slack kan du importere Google Disk -filer og dele dem via Slack. Alle importerte Google Disk -filer er også indeksert av Slack for enkelt søk og referanse. Filene lagres ikke på Slack --- de forblir i mappene dine på Google Disk. Slack fungerer som en kanal.
Et lite eksempel: Lim inn en lenke til et Google -dokument i Slack chatroom. Slack viser en utdrag av innhold fra filen under lenken når den er integrert. Dette er mer nyttig enn bare å dele blinde lenker.
Slakk brukerstøtte viser hvordan du kan koble Google Disk til Slack på to enkle måter.
10. Del Google Dokumenter fra Microsoft Office
Google Disk vs Microsoft Word kan være en daglig kamp om to kontorsuiter, men de to krafthusene spiller endelig fint. Du kan laste opp Word-, Excel- og PowerPoint -filer til Google Disk og jobbe med dem i skyen som du ville gjort i alle andre delte Google Drive -filer.
Alle oppdateringer lagres i filene i sitt opprinnelige format. Kontordokumenter lagret på stasjonen er også versjonskontrollert. Du kan spore tidligere versjoner av en Office -fil, eller gå tilbake til en eldre versjon.
Hvordan gjøre mp3 -filer mindre
Hvis du vil bruke spesifikke Google Disk-verktøy som et tillegg eller oversettelser, må du bare konvertere Microsoft-filen til et Google-dokument. Ellers trenger du ikke å bry deg om å endre det ene formatet til det andre.
Det er enkelt å dele filer på Google Disk
Det har også blitt enklere. Det er noen flere Google Disk -innstillinger du kan endre for å gjøre arbeidsflyten jevnere. Bruk litt tid på samarbeidsfunksjonene i Google Disk, ettersom harmonien i teamarbeid er avhengig av det.
Som en samarbeidsbro bør Google Drive være en del av det eksterne oppsettet ditt på et hjemmekontor eller andre steder i verden.
Bildekreditt: puslespill av Rido via Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post 6 hørbare alternativer: De beste gratis eller billige lydbokappeneHvis du ikke liker å betale for lydbøker, er det noen flotte apper som lar deg lytte til dem gratis og lovlig.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- google Dokumenter
- Samarbeidsverktøy
- Filbehandling
- Fildeling
- Google Disk
- Skylagring
Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.
Mer fra Saikat BasuAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere