Bruk trikset 'Lag en kopi' når du deler Google Drive -dokumenter

Bruk trikset 'Lag en kopi' når du deler Google Drive -dokumenter

Det er enkelt å lage en kopi av alle dokumenter i din egen Google Disk -konto. Men hva om du vil at samarbeidspartnerne automatisk skal lage en kopi av et Google -dokument når de mottar en delelink?





hvordan finne gamle meldinger på iphone

Prøv disse tipsene som bruker en liten finjustering av den delte nettadressen.



Nytten av dette fine Google Drive -hacket er ikke helt klart fra tittelen, men prøv det en gang, og du vil se den umiddelbare fordelen når du samarbeider med andre på Google Drive.





Denne metoden er nyttig når du vil bevare originaldokumentet mens du gir andre plass til å redigere en kopi av dokumentet i sin egen Disk -mappe.

Det vil spare dem for en tur til Fil> Lag en kopi kommando og del en kopi av et Google -dokument på vanlig måte. Slik fungerer det.



Del en kopi av et Google -dokument automatisk

En typisk sak er et Google -dokument som hver respondent må fylle ut individuelt. Samarbeidspartnere kan legge inn detaljene i sin egen kopi av dokumentet uten å ødelegge originalen.

Du trenger ikke be dem om å lage en kopi. Bare følg disse trinnene, og kopien blir laget automatisk for dem.



Denne hacken fungerer på Google Docs, Google Sheets og Google Slides.

  1. Åpne Google Disk -dokumentet du vil dele.
  2. Klikk på det blå Dele -knappen øverst til høyre i dokumentet.
  3. I Del med mennesker og grupper dialog, klikk hvor som helst på Få lenke boksen som angitt av ledeteksten.
  4. Ta tak i dokumentkoblingen med et klikk på Kopier link . Du kan sende denne lenken til hvem som helst via e -post eller et annet medium, og deretter kan du se, kommentere eller redigere dokumentet. Du kan angi tilgangen ved å velge mellom Seer , Kommentar , eller Redaktør med et klikk på den lille nedoverpilen til høyre.
  5. Kopier og lim inn den delte lenken i en e-post. Slett nå alt etter skråstreken i lenken og sett inn 'kopi'. Rediger denne lille delen av hele lenken. Hvis du foretar andre endringer, vises den som en feilside for mottakeren din. Slik ser den nye lenken ut nå:
  6. Send e -posten og arbeidet ditt er gjort. Når mottakeren klikker på lenken, tar den dem til Google Disk -skjermen som ber dem om å lage en kopi av dokumentet ditt.

Når de klikker Lag en kopi , blir en lokal kopi av dokumentet lagret på Google Disk. Kopien mottas også uten eventuelle kommentarer i originalen. Hvis du vil sende en fil med kommentarene, kan du lese neste tips nedenfor.



Andre Google URL -triks du kan bruke til å dele et Google -dokument

Det er noen flere varianter du kan tvinge på de delte koblingene, avhengig av hva du vil at samarbeidspartneren din skal gjøre med den. La oss gå gjennom disse fire URL -tilpasningene.

1. Del en kopi av Google Dokumenter som inneholder kommentarer

Noen ganger vil du at kommentarene dine skal overføres til kopien, slik at teammedlemmene dine kan bruke den til å jobbe med sin versjon. Du kan gjøre det på to måter:

  • Erstatt | _+_ | med | _+_ | i filens URL.
  • Erstatt | _+_ | med | _+_ | for å unngå å kopiere løste kommentarer.

2. Del en Google Dokumenter -kopi som en forhåndsvisning

Forhåndsmodusen er annerledes enn alternativet Vis fordi den viser dokumentet i et ryddig grensesnitt uten menylinjer og knapper. For eksempel kan du dele et ark eller en lysbildepresentasjon til alle utenfor ditt samarbeidende team.

Bruk forhåndsvisningsmodus ved å erstatte

/edit

i filnettadressen til Google Disk med

/copy?copyComments=true

.

Vær oppmerksom på at en forhåndsvisningskobling fjerner menyer. Mottakere vil derfor ikke kunne bruke Fil> Lag en kopi muligheten til å legge til en kopi i sin egen Google Disk.

For å omgå denne begrensningen kan mottakere gå til adresselinjen i nettleseren og erstatte

/edit

med

includeResolvedCommentsOnCopy=false

igjen for å lage en kopi for sin egen stasjon.

3. Del et Google -dokument som en mal

Du kan dele et Google -dokument som en mal. Mottakeren får en rotfri kopi av dokumentet ditt minus Google Disk-menyene. De kan også lage en kopi av dokumentet for stasjonen med et klikk på det blå Bruk mal e -knappen.

Erstatte

hvordan slette sikkerhetskopier fra tidsmaskinen
/edit

med

/preview

Denne metoden kombinerer forhåndsvisningsalternativet med valget om 'Lag en kopi'.

En direkte nedlastingskobling fungerer som den sier. Teammedlemmet ditt må bare klikke på lenken, og filen vil bli lastet ned til skrivebordet.

Erstatte

/preview

med

/edit

Legg til filformatet (som PDF eller CSV) som dokumentet skal lagres som, og nedlastingskoblingen er klar. PDF- eller CSV -alternativet er ideelt fordi det er et universelt format og mottakeren ikke trenger en Google -konto for å åpne og vise filen.

Mottakeren får også en utskriftsklar fil som de umiddelbart kan sende til skriveren. Dette fungerer med Google Dokumenter og Google Regneark, men ikke Google Presentasjoner.

Hold øye med delingsinnstillingene for Google Disk

Google Disk er bygget opp rundt samarbeid. Men det er alltid en god idé spore hvem du deler filene dine med . Det er lett å miste oversikten når du jobber i et stort team.

Eksemplene ovenfor viser at det er enkelt å finjustere de delte nettadressene og få tilgang til filene hvis delingstillatelsene ikke er angitt med tanke på sikkerhet. Bruk litt tid på administrere dine delte filer i Google Disk og du trenger ikke å bekymre deg for at filer faller i feil hender.

Dele Dele kvitring E -post 12 videosider som er bedre enn YouTube

Her er noen alternative videosider til YouTube. De har hver sin nisje, men er verdt å legge til i bokmerkene dine.

Les neste Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • google Dokumenter
  • Samarbeidsverktøy
  • Google Disk
  • Skylagring
  • Google Regneark
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler publisert)

Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.

Mer fra Saikat Basu

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere