Home-theater-designers
Det kommer en tid da du må håndtere all slags informasjon som er lagret i andre typer filer og bringe den inn Microsoft Excel . Du kan ikke løpe vekk fra en alltid tilstede tekstfil. Jeg vedder på at du finner noen av dem hver dag.
Her er noen få dagligdagse eksempler:
- En Excel -analyse av salgs- eller produktinformasjon lagret i en tekstfil.
- Utveksling av data mellom to forskjellige programvare (kanskje fra en database til et regneark).
- Navn, adresser og e -post -ID som er lagret i et e -postprogram (f.eks. eksport fra Microsoft Outlook til Excel ).
Microsoft Excel gir deg alle verktøyene for å koble til eksterne datakilder. La oss snakke om avgrensede tekstfiler.
Dette er en avgrenset tekstfil
Som du kan se, er for- og etternavn, selskapene de jobber for og andre detaljer atskilt med kommaer. Dette komma avgrenset tekstfil er lett å lage i alle tekstredigerere.
Akkurat nå er det ikke nyttig. Ta dette inn i et regneark, så kan du lage et mer profesjonelt dokument.
For eksempel kan du enkelt lete etter dupliserte data og fjerne dem. Da kan du bruk regnearket til å lage etiketter og sammenslåing av e -post hvis adresser også er en del av dataene.
Den grunnleggende ideen her er å importere informasjonen fra en tekstfil og dele opp de ulike informasjonsdelene i separate kolonner og gi hver kolonne et passende hode.
La oss se nærmere på en avgrenset tekstfil ...
De tre forskjellige typene av avgrensede tekstfiler
Det er tre vanlige typer avgrensede filer avhengig av måten du skiller (avgrenser) hver verdi. Et hvilket som helst tegn kan brukes til å skille de enkelte oppføringene i en fil.
For eksempel: røret (|) eller et enkelt mellomrom. Du vil finne disse tre som de vanligste typene avgrensede skilletegn mellom hver tekstoppføring.
- Kommaseparerte verdier.
- Fanen adskilte verdier.
- Tertonseparerte verdier.
Tekstavgrenseren holder hver verdi atskilt fra den neste. Enhver verdi som følger skilletegnet og går foran neste forekomst av skilletegnet, importeres som én verdi. Husk at verdien mellom den tildelte skilletegnet kan ha et annet skilletegn, men det trenger et anførselstegn (') eller en apostrof (').
Forvirrende? Ikke så mye. La oss se hvordan med et eksempel:
I en tekstfil med by- og delstatsnavn kan det være noen verdier som 'Albany, NY'.
Microsoft Excel kan lese kommaet (,) mellom de to ordene som en skilletegn. Å behandle by- og landsnavnene som én verdi og importer dem til én Excel -celle vi må bruke doble anførselstegn eller en apostrof som tekstkvalifikator. Hvis ingen tegn er spesifisert som tekstkvalifikator, importeres 'Albany, NY' til to tilstøtende celler som Albany og NY.
Kort sagt, for å beholde en verdi i en kolonne nøyaktig slik den er, kan du legge ved verdien i anførselstegn eller en apostrof.
Som vi vil se nedenfor, gir Microsoft Excel deg fullstendig kontroll over importprosessen og en forhåndsvisningsrute for å se formatet på dataene før de fyller cellene.
Konverter fra en avgrenset tekstfil til et regneark
Det er mange online omformere som kan ta en rå CSV -tekstfil og spytte ut et XLS -regneark. Zamzar og Konvertert er to gode verktøy.
Men du trenger ikke å lete etter en online converter fordi Microsoft Excel har en innebygd funksjon som gjør jobben mye bedre.
La oss ta et eksempel på en CSV -fil og gå gjennom trinnene for å konvertere avgrensede tekstfiler til regneark. Skjermbildet ovenfor av et virvar av kommaadskilte verdier i en Notisblokk-fil er et godt eksempel.
Microsoft Excel kan bidra til å gjøre dette forvirrede virvaret til fine rader og kolonner. Du kan deretter jobbe med den og gjøre den til en vakkert formatert rapport eller forberede den til utskrift.
Det er tre måter å bringe data til et Excel -regneark fra en CSV -fil. Start med den enkle først.
Metode 1: Automatisk import
1. Klikk på Fil kategorien, og klikk deretter Åpen .
2. Velg CSV -filen du vil åpne. Microsoft Excel åpner tekstfilen automatisk og viser dataene i en ny arbeidsbok.
Dette er den mest direkte (og raskeste) ruten for å åpne en CSV -fil. Microsoft Excel bruker standard dataformatinnstillinger for å lese og importere hver datakolonne. Men den automatiske importen gir deg ikke den fleksibiliteten du ønsker.
Så la oss se den andre måten som bruker en veiviser.
Metode 2: Gjenopprett tekstimportveiviseren
Veiviseren for tekstimport lar deg kontrollere strukturen til dataene du vil importere. Den starter automatisk når du importerer tekstfiler (dvs. en fil med en TXT -forlengelse).
Åpne Microsoft Excel og bla til en tekstfil (eller endre utvidelsen av CSV -filen til TXT).
Microsoft gjemte den gamle tekstimportveiviseren i Excel 365 og 2016 (versjon 1704 og utover). Men du kan hente tilbake tekstimportveiviseren fra Excel -alternativer.
1. Gå til Fil> Alternativer> Data .
2. Rull ned til Vis eldre veivisere for import av data seksjon.
3. For å importere tekst eller CSV-filer, velg Fra tekst (eldre) . Klikk OK for å lukke alternativene.
4. Nå kan du bruke veiviseren fra båndet. Gå til Data> Hent data> Eldre veivisere> Fra tekst (eldre) . Bla til og åpne CSV -filen du vil importere.
Bruk denne tretrinnsprosessen til å kontrollere formatet på dataene.
Trinn 1
Slik ser tekstimportveiviseren ut i det første trinnet.
Plukke ut Avgrenset - Når elementene i tekstfilen er atskilt med faner, kolon, semikolon, mellomrom eller andre tegn.
Plukke ut Fast bredde - Når alle elementene er like lange og pent strukturert i mellomromsseparerte kolonner.
Noen ganger kan rådataene ha en overskriftsrad. For eksempel:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Bruk Start importen på rad for å velge raden der importen skal begynne.
De Filens opprinnelse kan stå på standard i de fleste tilfeller.
De Forhåndsvisning viser verdiene slik de vil vises når de er avgrenset til kolonner i regnearket.
Klikk Neste .
Steg 2
Velg Avgrensere for filen din (komma, i vårt tilfelle). For et annet tegn, sjekk Annen og skriv inn tegnet i det lille feltet. De Forhåndsvisning av data vinduet gir deg et glimt av de søyleformede dataene.
Velg Behandle påfølgende skilletegn som en avmerkingsboksen hvis dataene inneholder en skilletegn på mer enn ett tegn mellom datafeltene eller hvis dataene inneholder flere tilpassede skilletegn.
Dette hjelper deg for eksempel med å håndtere filer som kan ha et ekstra mellomrom før eller etter en annen skilletegn. Du kan hjelpe til med å identifisere plass som en annen skilletegn og krysse av i denne boksen.
Bruke Tekstkvalifisering rullegardinmenyen for å velge tegnet som omslutter verdier i tekstfilen. Vi snakket tidligere om hvordan en tekstkvalifikator kan hjelpe deg med å importere noen verdier til en celle i stedet for separate.
Bruke Forhåndsvisning av data vindu for å kontrollere utseendet.
Klikk på Neste .
Merk: Veiviserskjermbildet endres ved import av data med fast bredde.
kan jeg koble airpods til xbox
De Forhåndsvisning av data vinduet kan hjelpe deg med å angi kolonnebredder. Bruk den øverste linjen i vinduet til å angi et kolonneskift representert med en vertikal linje. Dra et kolonneskift for å øke eller redusere bredden. Dobbeltklikk på en kolonneskift for å fjerne den.
I en fil med fast bredde brukes ingen skilletegn for å skille verdiene i filen. Data er organisert i rader og kolonner, med én oppføring per rad. Hver kolonne har en fast bredde, angitt med tegn, som bestemmer maksimal datamengde den kan inneholde.
Trinn 3
Forhåndsvisningsvinduene blir viktigere i denne skjermen fordi du kan finjustere formatet på data som går inn i hvert felt med Kolonne dataformat . Som standard importerer Microsoft Excel data i Generelt format. Velg kolonnen i forhåndsvisningsvinduet og angi passende format.
For eksempel kan du velge ...
- Tekst for tekstfeltene.
- Dato og datoformatet for en hvilken som helst kolonne som inneholder datoer.
- generell for å konvertere valutaer til Excel -valutaformatet.
Bruke Avansert -knappen for å angi desimaltypen og tusenplasser for numeriske data.
For eksempel, hvis du vil vise 100 000 som 1 000 000. Excel viser tallene i henhold til formatet som er angitt i datamaskinens regionale innstillinger.
Klikk Bli ferdig . På slutten Importer data dialogboksen dukker opp.
Ikke bekymre deg for mye nå. Det gir deg noen alternativer for å sette inn dataene i regnearket eller opprette en forbindelse med en ekstern database. Standardinnstillingen er å sette inn de tekstavgrensede verdiene som en tabell i dette regnearket.
Den 'gamle' gamle metoden er fremdeles den beste måten å gjøre det på når CSV -filen din er enkel. Hvis ikke, er det en ny metode nå som kan passe regningen for eventuelle tekstimportbehov.
Metode 3: Bruk Get & Transform Data
Fanen Data inneholder alle verktøyene du trenger for å samle eksterne data og få den til å oppføre seg slik du vil ha den også. For eksempel kan du opprette en pivottabellrapport og oppdatere den når de eksterne dataene endres.
Det er en overkill for enkle CSV -filer, men la oss gå videre og se hvordan du tar inn kolonner med avgrensede data til Excel.
1. Åpne en tom arbeidsbok.
2. Gå til Data -fanen på båndet. Klikk deretter på den lille rullegardinpilen under Få data -knappen (i Få og transformer data gruppe). Velge Fra Fil> Fra Tekst/CSV .
3. I Importer tekstfil dialogboksen, bla til stedet på skrivebordet og velg CSV -tekstfilen du vil importere. Veiviseren for tekstimport vises pent med alternativene du nå kan velge.
Som du kan se, kan du endre tegnkodingen og valget av det avgrensede tegnet eller angi en egendefinert skilletegn.
Excel finner ut skilletegn ved å analysere de første hundre radene i datasettet som standard. Du kan endre dette og la Excel fungere med hele datasettet også. Det anbefales ikke hvis du har millioner av poster å importere.
4. Klikk på Laste -knappen for å importere dataene dine til et nytt pent regneark.
5. Når du importerer data til Excel, opprettes en datatilkobling. Du kan kjøre forespørsler og koble regnearket til den eksterne kilden. Enhver endring av de originale kildedataene oppdateres automatisk i Excel -arket.
6. Du kan avbryte denne tilkoblingen ved å gå til Data> Forespørsler og tilkoblinger for å åpne panelet på siden.
Høyreklikk og velg Slett . Eller hold markøren over filnavnet til datakilden og trykk Slett i vinduet som kommer opp. Hvis du er sikker, klikker du på Slett en gang til.
Å transformere dataene er utenfor omfanget av denne opplæringen. Så jeg vil lede deg til Microsofts Komme i gang med Get & Transform i Excel støtteside for mer hjelp.
De mange bruksområdene for avgrensede filer i Excel
Trenger du å skille en liste over fornavn og etternavn og forberede dem til utskrift? Konverter den avgrensede tekstfilen til Excel. Du kan importere eller eksportere opptil 1048 576 rader og 16 384 kolonner. Og avgrensede filer støttes nesten overalt. Bruk Excel som tidsbesparelse med teknikkene ovenfor og tipsene nedenfor, eller lær hvordan du trekker ut et tall eller en tekst fra Excel .
Dele Dele kvitring E -post 6 hørbare alternativer: De beste gratis eller billige lydbokappeneHvis du ikke liker å betale for lydbøker, er det noen flotte apper som lar deg lytte til dem gratis og lovlig.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Regneark
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.
Mer fra Saikat BasuAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere