Home-theater-designers
Mens de fleste PC -brukere vil hevde å være dyktige i Office -programvare som Ord og Excel, pakkenes ytterligere rekkevidde er kanskje litt mer skremmende. Tilgang og lignende deler av databaseprogramvare kan være et spesielt uvennlig programvare å komme i gang med - men de utgjør mye mindre utfordring hvis du vet hva du gjør.
Denne guiden tar deg gjennom de grunnleggende trinnene for å lage databasen, fylle den med informasjon og bruke spørringer for å få tilgang til den med et øyeblikk. Når du forstår det grunnleggende, vil du være godt i gang med ekte Access -mestring.
Lag en database
Når du åpner Access, vil du bli presentert med en rekke forskjellige alternativer og maler. Plukke ut Tom skrivebordsdatabase for å komme i gang, og velg et filnavn og en plassering på harddisken for at den skal lagres i. Jeg skal lage en database med bøkene jeg eier, men de samme begrepene kan brukes til en adresseliste, telefonboken din eller et hvilket som helst annet formål.
Den første kolonnen i databasen min kommer til å inneholde tittelen på hver bok, så jeg skal bruke Klikk for å legge til -knappen for å fastslå at dette er en Kort tekst oppføring - du bør velge hvilken type oppføring som passer ditt prosjekt. Gi deretter kolonneoverskriften nytt navn til noe passende. Det er verdt å gi nytt navn til din første tabell fra standard 'Table1' på dette tidspunktet også.
Gjør det samme for alle de forskjellige kolonnene du ønsker å inkludere. I mitt tilfelle var det en annen kort tekstoppføring for forfatterens navn, en tallcelle for utgivelsesåret og en Ja/Nei -avmerkingsboks for om den aktuelle boken var en hardback -utgave eller ikke. Jeg har også satt opp et Dato lagt til -felt, som vi vil automatisere om et øyeblikk. Hvis du trenger å redigere en datatype etter opprettelsen, går du til Enger -fanen på båndet, merk den ønskede kolonnen og endre den via Data-type nedtrekksmenyen.
ar sone app hva er det
Bytt nå til Designvisning ved hjelp av ikonet nederst til høyre på skjermen. For å automatisere et tidsstempel, velg ønsket feltnavn, velg datoformat via rullegardinmenyen og skriv inn = Nå () i Standardverdi feltet nedenfor. Dette vil automatisk fylle cellen med datoen da oppføringen ble lagt til når et nytt element legges inn i databasen. Den samme metoden kan brukes til å etablere andre standardinnstillinger, enten de er en standard tekstoppføring eller en formel som denne.
Etablering av en primærnøkkel
Hvis du oppretter en database som skal vokse og vokse, er en primærnøkkel avgjørende - men det er en god vane å komme inn på selv om du jobber i mindre skala. Forvirring kan oppstå når to elementer deler samme navn, men en primærnøkkel sikrer at det alltid er en annen unik identifikator tilgjengelig.
Access 2013 oppretter et ID -felt som standard, som det deretter automatisk fylles ut med en numerisk identifikator. Du kan imidlertid angi en annen primærnøkkel hvis du føler behov. For å gjøre det, høyreklikker du bare på ønsket feltnavn i designvisning og velger Primærnøkkel. Dette må imidlertid være en virkelig unik oppføring for å sikre at ting fungerer som de skal.
Legge til data med skjemaer
Hvis du ønsker å legge inn mye data i Access -dokumentet, er det det vel verdt å sette opp et skjema . Naviger først til Skape kategorien i båndet og klikk på Skjema . Det vil opprette et standardoppsett for deg, som du deretter kan redigere ved å dra individuelle komponenter til riktig posisjon.
For å teste skjemaet ditt, bruk alternativet Vis på venstre side av båndet for å bytte til Skjemavisning . Her kan du legge til en oppføring ved å fylle ut de forskjellige feltene - gjør det nå for å sikre at alt fungerer etter hensikten. For å kontrollere fremdriften, gå tilbake til tabellen fra skjemaet og velg Dataarkvisning . Hvis din første oppføring vises som tiltenkt, går du tilbake til skjemaet og lagrer arbeidet ditt.
Andre metoder for å legge inn data
Et skjema er en god måte å standardisere datainføring, spesielt hvis mer enn én bruker skal bruke databasen. Det er imidlertid ikke den eneste måten å fylle ut en fil i Access på. Den mest enkle metoden er å legge til oppføringer manuelt mens du er i databladvisning.
Alternativt kan du importere en fil som inneholder eksisterende data. Access 2013 gir støtte for en rekke filtyper, inkludert Excel -regneark , CSV -filer, XML- og HTML -dokumenter. For å importere data fra en kilde, velg kategorien Eksterne data fra båndet og velg ønsket filtype. Tilgang leder deg gjennom de nødvendige trinnene for å importere den til databasen din.
hvordan finne ut hvilket hovedkort du har
Det er verdt å merke seg at Access skiller mellom import og kobling av data. Førstnevnte er den riktige metoden hvis dataene dine ikke kommer til å endres, men sistnevnte gjør det mulig å oppdatere et eget dokument kontinuerlig, noe som gjenspeiler disse endringene i Access. Avhengig av dine behov, kan dette spare deg for litt tid.
Bruke forespørsler
Når databasen er tilstrekkelig befolket, er det på tide å begynne å høste fordelene av å ha mye informasjon organisert. Spørringer er en enkel, men kraftig metode for å sortere gjennom databasen din raskt og effektivt. For å illustrere bruken av dem, her er en enkel forespørsel som vil søke i databasen min etter bøker fra et bestemt tidsrom.
For å opprette en ny forespørsel, naviger til Skape fanen i båndet og velg Spørringsveiviser , og velg deretter Enkel spørringsveiviser . Velg ønsket tabell, så vel som feltene du er interessert i - i mitt tilfelle er dette utgivelsesåret så vel som tittelen, så jeg vet hvilken oppføring jeg ser på.
På neste skjermbilde, avgjør du om du vil se detaljvisningen med hvert felt i hver post, eller bare et sammendrag. Velg deretter Fullfør for å avslutte prosessen. Du vil bli presentert med dataene du valgte, og du kan bruke rullegardinmenyen i kolonneoverskriften for å slanke tingene ytterligere. Jeg leter etter bøker skrevet på 1970 -tallet, så jeg kommer til å klikke på rullegardinlisten År for utgivelse og deretter navigere til Nummerfiltre> Mellom .
Jeg satte deretter en øvre og nedre grense for dataene mine, og ble presentert med en liste over bøkene som ble utgitt mellom 1970 og 1980. Den samme metoden kan selvfølgelig brukes til å matche tekststrenger, kryssbokser eller annen form for informasjon som du kan ha kommet inn i databasen din.
Har du noen tips for å komme i gang med Access? Sliter du med et spesielt aspekt ved oppretting av database og trenger litt hjelp? Gi oss beskjed om dine råd og problemer i kommentarfeltet nedenfor.
Dele Dele kvitring E -post Er det verdt å oppgradere til Windows 11?Windows har blitt redesignet. Men er det nok til å overbevise deg om å bytte fra Windows 10 til Windows 11?
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Engelsk forfatter for tiden basert i USA. Finn meg på Twitter via @radjonze.
Mer fra Brad JonesAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere