Home-theater-designers
Når du fyller ut regneark, er Excel -autofyllfunksjoner den mest effektive måten å spare tid. De fleste innser ikke at de kan automatisere mange ting de gjør manuelt i Excel.
For eksempel vil du kanskje bruke en formel på bare hver andre eller tredje rad når du drar ned til autofyll. Eller kanskje du vil fylle ut alle emnene i et ark. Denne artikkelen viser deg fem av de mest effektive måtene å automatisere kolonnefylling.
1. Autofyll hver annen celle i Excel
Alle som har brukt Excel en stund vet hvordan de bruker autofyllfunksjonen til å autofylle en Excel -celle basert på en annen.
Du klikker og holder musen i nedre høyre hjørne av cellen, og drar den ned for å bruke formelen i den cellen på hver celle under den (i likhet med kopiere formler i Excel ).
I et tilfelle der en første celle bare er et tall og ikke en formel, ville Excel bare fylle ut cellene automatisk ved å telle oppover med én.
Men hva om du ikke vil bruke Excel -autofyllformelen til hver enkelt celle under den? For eksempel, hva hvis du bare vil at hver annen celle automatisk skal fylle ut og sammenkoble for- og etternavn, men du vil la adresselinjene være urørte?
Slik fyller du hver annen celle i Excel automatisk
Du kan gjøre dette ved å endre autofyllprosedyren litt. I stedet for å klikke på den første cellen og deretter dra den ned fra nedre høyre hjørne, vil du markere de to første cellene i stedet. Plasser deretter musen i nedre høyre hjørne av de to cellene til markøren endres til en ' + '.
Nå holder du og drar det ned på samme måte som du normalt ville gjort.
Excel fyller ikke lenger automatisk hver eneste celle basert på den første cellen, men fyller nå bare annenhver celle i hver blokk.
Hvordan andre celler håndteres
Hva om de andre cellene ikke er tomme? Vel, i så fall vil Excel bruke de samme reglene i den andre cellen i den første blokken du fremhevet også for hver annen celle.
For eksempel, hvis den andre cellen har en '1' i den, vil Excel automatisk fylle ut hver annen celle ved å telle opp med 1.
Du kan bare forestille deg hvordan denne fleksibiliteten i stor grad kan forbedre hvor effektivt du er i stand til automatisk å fylle ut data i ark. Det er en av mange måter Excel hjelper deg med å spare tid mens du arbeider med mye data.
hva er nettverkssikkerhetsnøkkelen min
2. Autofyll til slutten av data i Microsoft Excel
En ting som folk ofte støter på når de jobber med Excel -regneark i et bedriftsmiljø, er å håndtere massive regneark.
Det er lett nok å dra musemarkøren fra toppen til bunnen av et sett med 100 til 200 rader for å automatisk fylle den kolonnen. Men hva om det faktisk er 10 000 eller 20 000 rader i regnearket? Det vil ta lang tid å dra musemarkøren nedover 20 000 rader.
Det er et raskt triks for å gjøre dette mer effektivt. Slik fyller du ut store områder i Excel automatisk. I stedet for å dra helt ned i kolonnen, holder du bare nede skift -tasten på tastaturet.
Nå vil du legge merke til at når du plasserer musen i nedre høyre hjørne av cellen, i stedet for et plussikon, er det et ikon med to horisontale, parallelle linjer.
Alt du trenger å gjøre er nå Dobbeltklikk det ikonet, og Excel vil automatisk fylle hele kolonnen, men bare ned til der den tilstøtende kolonnen faktisk har data.
Dette trikset kan spare utallige timer som er bortkastet ved å dra musen nedover hundrevis eller tusenvis av rader.
3. Fyll ut emnene
Tenk deg at du har fått i oppgave å rydde opp i et Excel -regneark, og sjefen din vil at du skal gjøre det bruke en bestemt formel til hver tom celle i en kolonne.
Du kan ikke se noe forutsigbart mønster, så du kan ikke bruke 'hvert annet x' autofyll -triks ovenfor. I tillegg ville denne tilnærmingen utslette eksisterende data i kolonnen. Hva kan du gjøre?
Vel, det er et annet triks du bare kan bruke for å fylle ut tomme celler med det du liker.
I arket ovenfor vil sjefen din at du fyller ut en tom celle med strengen 'Ikke tilgjengelig'. I et ark med bare noen få rader, ville dette være en enkel manuell prosess. Men i et ark med tusenvis av rader ville det ta deg en hel dag.
Så ikke gjør det manuelt. Bare velg alle dataene i kolonnen. Gå deretter til Hjem -menyen, velg Finn og velg ikonet, velg Gå til Special .
Velg det neste vinduet Blanke .
I det neste vinduet kan du skrive inn formelen i den første tomme cellen. I dette tilfellet skriver du bare Ikke tilgjengelig og trykk deretter Ctrl + Enter slik at det samme gjelder for hver tom celle som blir funnet.
Hvis du ville, i stedet for 'N/A', kan du skrive inn en formel i den første tomme cellen (eller klikke på den forrige verdien for å bruke formelen fra cellen like over den tomme cellen).
Når du trykker Ctrl + Enter , vil den bruke den samme formelen på alle de andre tomme cellene. Opprydding av et rotete regneark kan være ganske raskt og enkelt med denne funksjonen.
hvordan du fjerner ødelagt hodetelefonkontakt
4. Fyll med forrige verdimakro
Det siste trikset tar faktisk noen få skritt. Du må klikke på en haug med menyelementer - og det å redusere mer er det som handler om å bli mer effektiv, ikke sant?
Så la oss ta det siste trikset et skritt videre. La oss automatisere det med en makro. Følgende makro vil i utgangspunktet søke gjennom en kolonne og se etter en tom celle. Hvis den er tom, vil den kopiere verdien eller formelen fra cellen over den.
For å lage makroen, klikk på Utvikler menyelementet, og klikk på Makroer ikon.
Gi makroen et navn, og klikk deretter på Lag makro knapp. Dette åpner et kodeeditorvindu. Lim inn følgende kode i den nye funksjonen.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Tilnærmingen i skriptet ovenfor er å gjøre det fleksibelt, så det lar brukeren av arket spesifisere hvilken kolonne og rad han skal starte på. Så nå, når du har et ark som ser slik ut:
Når du har fylt ut den tomme cellen med samme formel som cellen over den, kan du kjøre makroen for å fylle ut hullene i kolonne G.
Etter at du har besvart meldingene om å starte kolonne og rad, fyller den ut alle hullene i den kolonnen uten å berøre de eksisterende dataene.
Det fyller i hovedsak kolonnen automatisk mens du lar eksisterende data være alene. Dette er ikke lett å gjøre bare ved å dra musen nedover kolonnen, men enten ved hjelp av den menydrevne tilnærmingen beskrevet ovenfor eller makrotilnærmingen som er skissert i denne delen, er det mulig.
5. Iterative Calculations Macro
Iterative beregninger er basert på resultatene fra tidligere rader. For eksempel kan selskapets fortjeneste i neste måned avhenge av forrige måneds overskudd.
I så fall må du inkludere den forrige cellens verdi i beregningen som inneholder data fra hele arket eller arbeidsboken. Å oppnå dette betyr at du ikke bare kan kopiere og lime inn cellen, men i stedet utføre beregningen basert på de faktiske resultatene inne i cellen.
La oss endre den forrige makroen for å utføre en ny beregning basert på resultatene fra den forrige cellen.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
I dette skriptet gir brukeren både det første og det siste radnummeret. Siden det ikke er noen data i resten av kolonnen, har skriptet ingen anelse om hvor du skal begynne. Når skriptet er gitt området, vil det deretter gjøre en interaktiv beregning ved hjelp av den forrige verdien og vil fylle ut hele kolonnen med de nye dataene.
Husk at dette bare er en alternativ tilnærming til iterative beregninger. Du kan gjøre det samme ved å skrive en formel direkte i den neste tomme cellen og inkludere den forrige cellen i formelen. Når du fyller den kolonnen automatisk, vil den forrige verdien innlemme på samme måte.
Fordelen med å bruke en makro er at hvis du ville, kan du legge til litt avansert logikk i den interaktive beregningen, som du ikke kunne gjøre inne i en enkel celleformel.
Du kan lære mer om feil du bør unngå når du lager Excel -makroer her .
hva slags plante er dette
Autofylling av Excel -kolonner er lett
Som du kan se, kan tilnærmingen du velger når du fyller ut kolonner automatisk, virkelig redusere arbeidsmengden. Det er spesielt viktig når du har å gjøre med regneark med tusenvis av kolonner eller rader. Etter litt tålmodighet og øvelse vil du enkelt kunne fylle ut formler i Excel.
Dele Dele kvitring E -post Slik bruker du RANDBETWEEN -funksjonen i ExcelExcel's RANDBETWEEN -funksjon returnerer et nytt tilfeldig tall hver gang regnearket ditt beregner seg på nytt. Slik bruker du det!
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Regneark
- Microsoft Excel
- Microsoft Office -tips
- Produktivitetstips
Ryan har en bachelorgrad i elektroteknikk. Han har jobbet 13 år innen automasjonsteknikk, 5 år innen IT, og er nå en Apps Engineer. En tidligere administrerende redaktør for MakeUseOf, han har talt på nasjonale konferanser om datavisualisering og har blitt omtalt på nasjonal TV og radio.
Mer fra Ryan DubeAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere