Bruk 80/20 tidsstyringsregelen til å prioritere oppgavene dine

Bruk 80/20 tidsstyringsregelen til å prioritere oppgavene dine

Hvordan maksimerer du tiden din? Bruker du applikasjoner for tidsstyring? Planlegger du fremover og holder deg på planen? Eller prioriterer du oppgavene dine? Hvis du har prøvd disse tingene og fortsatt har problemer med å utnytte tiden din effektivt, trenger du kanskje en endring.





80/20 -regelen er et annet alternativ for tidsstyring, og med små justeringer kan det bare være din ideelle løsning.



Hva er egentlig 80/20 -regelen?

80/20 -regelen er også kjent som Pareto -prinsippet. Konseptet stammer fra den italienske økonomen Vilfredo Pareto. Han la merke til at 80 prosent av landets land var eid av bare 20 prosent av befolkningen. Dette førte til at Pareto undersøkte denne ubalansen ytterligere og hvordan den relaterte seg til andre områder.





År senere brukte en konsulent ved navn Joseph Juran dette konseptet på virksomheten og kalte det Pareto -prinsippet. Fra The Economist online :

Juran utvidet prinsippet til kvalitetskontroll, og sa for eksempel at de fleste produksjonsfeil er et resultat av en liten prosentandel av årsakene til alle feilene - det han beskrev som 'de få viktige og de trivielle mange'.



Ifølge Investopedia , dette betyr at:

  • 80 prosent av salgsvolumet kommer fra 20 av produktene i produktlinjen.
  • 80 prosent av selskapets omsetning kommer fra 20 prosent av kundene.
  • 80 prosent av selskapets produksjon kommer fra 20 prosent av de ansatte.

Tidsstyring er den vanligste bruken av Pareto -prinsippet, ettersom de fleste har en tendens til å spre tiden sin tynt i stedet for å fokusere på de viktigste oppgavene.



Med alt dette i tankene, betyr prinsippet om tidsstyring at 80 prosent av produksjonen din kan komme fra bare 20 prosent av tiden din. Nå er spørsmålet, hvordan får du det til? Her er fire ting du kan gjøre.

Vurder ofte oppgavene dine

Hvis 80 prosent av resultatene kommer fra 20 prosent av innsatsen, er det en grunn til at 80 prosent av virkningen kommer fra 20 prosent av oppgavene dine. Så identifiser de 20 prosentene av oppgavene dine som vil gi 80 prosent av resultatene du søker.



Bildekreditt: Astephan via Shutterstock

Når du går gjennom oppgavene dine, må du stille deg selv disse spørsmålene:

  • Er hver oppgave på listen min merket som presserende?
  • Er oppgavene på listen min innenfor mitt fagområde, eller hører de hjemme andre steder?
  • Bruker jeg for mye tid på visse typer oppgaver?
  • Er det oppgaver jeg bør delegere?
  • Er alle disse oppgavene virkelig nødvendige for det generelle resultatet?

Vurder kontinuerlig målene dine

Dine mål og oppgaver kan være sammenflettet, men ikke alltid. Noen kan være helt atskilt. Så tenk på målene dine og aktivitetene som trengs for å oppnå dem. Husk at 80 prosent av disse målene vil nås med bare 20 prosent av de nødvendige aktivitetene.

Bildekreditt: AzriSuratmin via Shutterstock

Ta igjen en oversikt og se hvilke 20 prosent av aktivitetene som kommer deg nærmere de fleste målene dine. Ta en titt på disse få eksemplene og se om du kan forholde deg til:

vt-x aktivert, men fungerer ikke
  • Hvis jeg jobber sent i dag (20 prosent aktivitet), kan jeg fullføre elementet på oppgavelisten, gjøre sjefen glad og ta fri i morgen (80 prosent mål).
  • Hvis jeg lager en salat til å spise ved skrivebordet mitt til lunsj i dag (20 prosent aktivitet), kan jeg jobbe med den oppgaven, slå fristen, OG komme nærmere mitt vekttapsmål (80 prosent mål).
  • Hvis jeg planlegger regelmessige møter (20 prosent aktivitet), kan jeg øke teamkommunikasjonen, ha et mer vellykket prosjekt og være en bedre leder (80 prosent mål).

Bestem Prime Time

Alle har bestemte tider i løpet av dagen når de er mest produktive. Du kan gjøre ditt beste arbeid mellom 9.00 og 11.00. Eller du kan få mer gjort mellom 15.00 og 17.00. Når føler du deg mest energisk, fokusert og produktiv?

Bildekreditt: Dean Drobot via Shutterstock

Bestem når din beste tid er, og bruk den til å takle 20 prosent av oppgavene og målene du har identifisert. Dette vil sikre at du bruker den mest produktive tiden på dagen på oppgavene og aktivitetene som trengs for de beste resultatene.

Identifiser og fjern distraksjoner

Enten du reiser til kontoret hver dag eller jobber hjemmefra, er distraksjoner overalt. Disse ekle, små avbruddene kan føre til tap av fokus, forsinkede oppgaver og en generell reduksjon i produktiviteten.

Bildekreditt: Argus via Shutterstock

Ved å bruke 80/20 -regelkonseptet, FreshBooks antar :

80 prosent av distraksjonene dine kommer fra 20 prosent av kildene.

For å ta på deg disse distraksjonene og eliminere dem, må du først identifisere dem. Listen din kan se slik ut:

  • Floder av e -post
  • Innkommende telefonsamtaler
  • Uplanlagte besøkende
  • Tørst eller sult
  • Varsler om sosiale medier

Etter at du har listen med distraksjoner, kan du gå gjennom den og se hvilke som avbryter deg mest. Du vil sannsynligvis oppdage at bare to eller tre (20 prosent) er hoveddelen (80 prosent) av problemet. Inkluder deretter måter å eliminere disse avbruddene. Her er noen forslag:

  • Blokker bestemte tider for å jobbe med e -post.
  • La ikke-hastesamtaler gå til telefonsvarer.
  • Lukk kontordøren.
  • Ta en drink og et godt mellommåltid.
  • Hold deg unna sosiale medier under arbeidet.
  • Bruk en timer -app til å sette tid på arbeidsøktene dine så vel som pausene dine.

Har du prøvd 80/20 -regelen?

Pareto -prinsippet kan gi suksess i visse bransjer og bruksområder, men kan det fungere for deg? Hvis du har prøvd 80/20 -regelen med stor suksess, fortsetter du å bruke den? På den annen side, vet du hva som gikk galt hvis du ga dette konseptet et forsøk med negative resultater?

Sliter du fortsatt? Vedta disse produktivitetsvanene på nettet for å effektivisere dagene dine og sjekke disse tidsporingsprogrammene og appalternativene.

Dele Dele kvitring E -post Bør du oppgradere til Windows 11 umiddelbart?

Windows 11 kommer snart, men bør du oppdatere så snart som mulig eller vente noen uker? La oss finne det ut.

Les neste Relaterte temaer
  • Selv forbedring
  • Produktivitet
  • Tidsfordriv
  • Oppgavebehandling
Om forfatteren Sandy Writtenhouse(452 artikler publisert)

Med sin bachelor i informasjonsteknologi jobbet Sandy i mange år i IT -bransjen som prosjektleder, avdelingsleder og PMO -leder. Hun bestemte seg deretter for å følge drømmen sin og skriver nå om teknologi på heltid.

gratis e -postklient for Windows 10
Mer fra Sandy Writtenhouse

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere