Slik begynner du å bruke makroer i Word

Slik begynner du å bruke makroer i Word

Lei av å utføre repetitive oppgaver i Microsoft Word? Begravet i programmet er et kraftig automatiseringsverktøy som kan ta disse jobbene fra hendene. Vi snakker om makroer, og selv om funksjonen er avhengig av Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), kan du bruke den selv om ideen om koding gir deg heebie-jeebies.





Med et klikk på en knapp registrerer Word handlingene dine og genererer en makro som du kan spille av så ofte du vil. Hvis du er eventyrlysten, kan du enkelt endre makroen for en ekstra grad av automatisering.



Her viser vi deg et enkelt, men nyttig eksempel: Slik automatiserer du Words Find and Replace -funksjon.





Ta opp makroen

I dette eksemplet er du den anerkjente presidenten i Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Du har dusinvis av Word -dokumenter om historiske proteser og lignende, alle med samfunnets navn på en fremtredende måte. Plutselig stemmer styret for å endre navnet til Dental Antiques Preservation League. Nå trenger du en enkel måte å oppdatere dokumentene på.

Du kan begynne med et nytt, tomt dokument eller åpne et eksisterende. Hvis du ikke allerede har gjort det, må du aktivere kategorien Utvikler.



Gå til Fil> Alternativer> Tilpass bånd . Til høyre, under Hovedfaner , Undersøk Utvikler alternativ. Velg OK og avslutt.

stoppkode defekt maskinvare ødelagt side

La oss nå lage makroen vår.



  1. Klikk Utvikler> Ta opp makro .
  2. Du blir bedt om å navngi makroen. Skriv inn ChangeSocietyName eller et annet navn som passer deg. Når du navngir makroer, unngå mellomrom, punktum, utropstegn og spesialtegn, ellers får du en feilmelding. Du kan bruke tall, men det første tegnet må være en bokstav.
  3. Du kan tilordne makroen til en knapp og/eller hurtigtast, men dette er ikke et krav. Hvis du velger Knapp, lar Word deg legge den til i verktøylinjen for rask tilgang. Du kan også legge til en kort beskrivelse av makroen.
  4. Klikk OK , og Word vil nå registrere handlingene dine. Truffet Ctrl + H å ta opp Finn og erstatt dialog.
  5. Gå inn i Society for the Preservation of Antique Dental Appliances in Find and Dental Antique Preservation League in Replace.
  6. Klikk Erstatt alle for å utføre Finn og erstatt -operasjonen. Dette er den eneste handlingen du vil spille inn. Det spiller ingen rolle om makroen faktisk erstatter tekst. Poenget er å lagre det for andre dokumenter.
  7. Dette er viktig: Klikk Utvikler> Stopp innspilling . Ellers vil makroen inkludere alle påfølgende handlinger.

La oss nå se håndarbeidet ditt. Åpne et dokument som inneholder samfunnets navn. Klikk Utvikler> Makroer . Hvis du dobbeltklikker på ChangeSocietyName, vil Word automatisk utføre Finn og erstatt-operasjonen.

Tips: Når du spiller inn makroen, må du kanskje utføre en handling som du ikke vil at skal spilles inn. Det kan for eksempel være lurt å kopiere og lime inn tekst i dialogboksen Finn og erstatt i stedet for å skrive den manuelt. Ikke noe problem: Bare klikk Utvikler> Sett opptak på pause , kopier og lim inn teksten, og klikk deretter Utvikler> Fortsett opptaker . Deretter kan du fullføre makroopptaket som beskrevet ovenfor.



Selv om vi fokuserte her på Microsoft Word, kan du også bruk makroer for å øke produktiviteten i Excel . Og det er mange tidsbesparende makroer for Microsoft OneNote.

Dykking i koden

Nå skal vi ta et dypere dykk i vår nye Word -makro. Gå til Utvikler> Makroer , men i stedet for å dobbeltklikke på makroen, velg den og klikk Redigere . Dette åpner Visual Basic-redaktøren, et selvstendig miljø for å bygge VBA-applikasjoner.

Det kan se skremmende ut, men du kan ignorere menyene og de fleste panelene. Fokuser i stedet på vinduet som inneholder koden. Som du kan se, har Word nettopp skrevet en makro som utfører Finn og erstatt.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

La oss forklare hva som skjer her.

Sub på første linje er forkortelse for subroutine, et lite program som kan kjøres alene eller som en del av en større VBA -applikasjon. Linjer foran enkelt anførselstegn er for kommentarer. Anførselstegnene forteller VBA å ignorere uttalelser på disse linjene.

hvordan spille av .mod -filer

Så kommer vi til kjøttet av koden: koden som utfører Finn og erstatt operasjon. Som du kan se, spesifiserer den verdier for hvert alternativ i dialogboksen Finn og erstatt, inkludert tekst og erstatningstekst i anførselstegn. De Selection.Find.Execute kommando nær slutten tilsvarer å klikke på Erstatt alle -knappen.

Modding av makroen

For å bruke makroer trenger du ikke å rote med koden eller til og med se på den. Men du kan få mer ut av denne funksjonen hvis du er villig til å dykke inn. Anta for eksempel at du skriver feil når du spiller inn makroen. I stedet for å spille det inn på nytt, kan du gå inn på Visual Basic og fikse det.

Du kan også justere makroen for å gjøre den mer nyttig, og det er det vi skal gjøre her. Når du kjører Finn og erstatt, enten manuelt eller via makro, husker Word søke- og erstatteteksten. Neste gang du åpner dialogboksen Finn og erstatt, ser det slik ut.

Det ville være bedre å fjerne verdiene slik at vi får en ren dialogboks. Vi gjør det med en andre makro, bortsett fra denne gangen, gjør vi det direkte i Visual Basic.

  1. I Visual Basic -redaktøren velger du hele underprogrammet, fra første linje til Slutt sub. Truffet Ctrl + C å kopiere den.
  2. Plasser markøren under End Sub og trykk Ctrl + V . Du har nettopp duplisert underprogrammet.
  3. Endre navnet fra ChangeSocietyName til ClearFindReplace (eller et annet navn som passer deg). Dette er viktig fordi VBA vil generere en feilmelding hvis du prøver å kjøre makroer med dupliserte navn.
  4. I .Tekst og Erstatning. Tekst verdier, fjern teksten, men la anførselstegnene stå igjen. I hovedsak forteller du Word at du ikke skal finne noe og erstatte det med ingenting, men du fjerner også disse verdiene.

Resultatet skal se slik ut:


Sub ClearFindReplace()
'
' ClearFindReplace Macro
' Clear Text from Find and Replace dialog
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ''
.Replacement.Text = ''
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Nå går vi tilbake til makroen ChangeSocietyName. Under Find and Replace -koden, men før End Sub, skriv ClearFindReplace (uten parentes på slutten).

Det er riktig: Du trenger ikke å skrive inn all koden du nettopp har opprettet, bare navnet på makroen.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub

Når Word kjører ChangeSocietyName, vil den først utføre den opprinnelige Finn og erstatt -funksjonen. Deretter vil det tolke ClearFindReplace som en kommando for å kjøre den andre makroen.

Går videre med VBA

Som du kan se, kan Words makroopptaksfunksjon hjelpe deg med å spare tid på utallige måter. Du kan opprette makroer for å automatisere nesten hvilken som helst operasjon, og i Visual Basic -redigereren kan du justere makroene, bygge inn den ene makroen i den andre eller lage en underprogram som utfører flere makroer etter hverandre.

Fordi VBA er et fullverdig programmeringsspråk, kan du inkorporere underrutinene i større applikasjoner med variabler, sløyfer, betingede utsagn og mer. Og når du har lært det grunnleggende om VBA i Word, kan du bruke mye av den samme kunnskapen til å lage makroer i Microsoft Excel og Access.

hvordan finne minecraft ip -adresse

For å ta det videre, vil du lære mer om VBA -konvensjoner og Visual Basic -redaktøren, for eksempel hvordan du organiserer koden din og hvordan du håndterer feil. Men selv om du vil holde deg til enkle funksjoner som de som er beskrevet her, kan du gå langt mot å forbedre produktiviteten.

Dele Dele kvitring E -post En nybegynners opplæring i å skrive VBA -makroer i Excel (og hvorfor du bør lære)

Hvis du bruker Excel regelmessig, er det verdt å lære å lage VBA -makroer og få tilgang til mange flere funksjoner og muligheter.

Les neste Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office -tips
  • Microsoft Office 2019
  • Makroer
Om forfatteren Stephen Beale(6 artikler publisert)

Stephen Beale er en mangeårig teknologiforfatter med base i San Francisco -området. Han har skrevet en rekke bøker om dataprogrammer innen publisering og grafisk design, og er tidligere nyhets- og anmeldelsesredaktør for Macworld. Han driver for tiden The Steampunk Explorer, et populært nettsted for steampunk -entusiaster.

Mer fra Stephen Beale

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere