Home-theater-designers
Hva får du når du kombinerer en to ukers ferie med et travelt arbeidsliv? Et gigantisk prosjekt som venter på deg når du kommer hjem - bare å sile gjennom alle disse e -postene! Vent - hvorfor ikke aktivere Out of Office Responder i Outlook og automatisere noen av disse svarene for deg?
Her på MakeUseOf har vi dekket hvordan du gjør dette i Gmail, som Tinas ferieresponsinstruksjoner og Marks metode for å gjøre det ved hjelp av et e -postfilter. Den ene klienten vi ennå ikke har dekket er Outlook. Dessverre, i motsetning til Gmail, tilbyr ikke gratisversjonen av Outlook.com svarfunksjonen Out of Office. Men hvis du har Outlook 2010 og en konto på en MS Exchange -server - som mange selskaper leverer til ansatte - har du lykke til.
Bruke Out Of Office Responder I Outlook
Microsoft har gjort det ekstremt enkelt å sette opp et automatisert system som sender umiddelbare svar til alle som sender deg en e -post mens du er borte fra kontoret. Det spiller ingen rolle om det bare er i løpet av 24 timer eller i løpet av en 2 ukers ferie, du kan konfigurere Outlook -klienten til å svare akkurat slik du vil ha den, og nøyaktig hvor lang tid du trenger den.
For å komme til disse innstillingene i Outlook 2010, velg Info under Windows Logo -knappen. Her ser du en stor knapp som leser 'Automatiske svar' med en dør og et pilikon.
Klikk på knappen Automatisk svar for å starte Outlook's Out of Office -verktøyet. Popup-vinduet du ser er mye mer avansert enn du kanskje skjønner. Ved første øyekast er det en rask måte å aktivere 'Send automatiske svar' og bare skrive inn et raskt notat som Outlook automatisk sender på dine vegne til alle som sender deg en e -post.
hvorfor er diskbruken min på 100
Ved nærmere undersøkelse vil du imidlertid se at det er mye mer funksjonalitet her enn det du ser.
Først og fremst kan du definere et bestemt datointervall for å aktivere autosvarfunksjonen, slik at når du kommer tilbake fra ferien, trenger du ikke bekymre deg for å huske å slå den av!
Du vil også legge merke til at det er to faner. Den til venstre er å sette opp et automatisk svar bare for folk som sender deg en e-post fra firmaet.
Fanen til venstre er hvor du kan konfigurere et spesifikt svar for alle som sender deg en e -post fra virksomheten din.
Sette opp regler for e -post
Du vil legge merke til nederst i dette vinduet, det er en tilsynelatende ubetydelig liten knapp merket 'Regler ...'
Denne knappen er faktisk ganske viktig fordi den lar deg definere hvordan Outlook automatisk svarer ved å definere bestemte personer, ord i emnet eller kroppen, eller om e-posten ble sendt direkte eller CC'd.
Du kan lage veldig spesifikke regler her. For eksempel kan du opprette en regel om at hvis din mor sender deg en e -post, kan du videresende e -posten til en personlig konto som du vil overvåke i løpet av ferien (eller sende den direkte til papirkurven, avhengig av forholdet til moren din).
Det blir enda mer interessant når du klikker på knappen 'Avansert ...'.
Her kan du definere flere detaljer om hvilke meldinger du vil svare på på en annen måte enn standard autosvar. Du kan velge meldinger over eller under en viss størrelse, når de ble mottatt, viktighetsnivået og mer.
Opprett utenom kontoret med e -postregler
Saikat ga noen tips om bruk av Outlook -filtre før, og Jack gjorde det samme for Google, Hotmail og Yahoo filtre . Hvis du tenker deg om, er Out of Office Responder faktisk en alternativ versjon av hva du kan gjøre hvis du bare klikket på Administrer regler fra Outlook -menyen.
Ved å bruke veiviseren for regler blar du bare ned til alternativet for å se etter meldinger 'mottatt i et bestemt dataspenn'.
Definer datoen som fra det øyeblikket du drar på ferie, til det øyeblikket du planlegger å reise hjem.
Til slutt er alt du trenger å gjøre å definere hvilket svar eller handling du vil at regelen skal utføre når innkommende meldinger oppfyller dette kriteriet, og du har i hovedsak en off -responder!
Som du kan se, er det ingen grunn til at du ikke kan svare på e -post selv om du er på ferie! Alt du trenger å gjøre er å ta deg tid til å fortelle Outlook hvordan du vil at den skal svare for deg, og folk vil tro at du er like produktiv som du noen gang har vært, selv om du sitter på en strand og nipper til en margarita.
På hvilke kreative måter bruker du Outlook's Out of Office Responder? Har du noen gode tips eller historier å fortelle? Del dem i kommentarfeltet nedenfor!
hvordan får jeg vann ut av ladeporten
Bildekreditter: robothånd [ødelagt URL fjernet] Via Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post Er det verdt å oppgradere til Windows 11?Windows har blitt redesignet. Men er det nok til å overbevise deg om å bytte fra Windows 10 til Windows 11?
Les neste Relaterte temaer- Windows
- Tips til e -post
- Microsoft Outlook
Ryan har en bachelorgrad i elektroteknikk. Han har jobbet 13 år innen automasjonsteknikk, 5 år innen IT, og er nå en Apps Engineer. En tidligere administrerende redaktør for MakeUseOf, han har talt på nasjonale konferanser om datavisualisering og har blitt omtalt på nasjonal TV og radio.
Mer fra Ryan DubeAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere