Home-theater-designers
I 1971 ble den første e -posten noensinne sendt fra en datamaskin til en annen. Nå, 269 milliarder e -poster blir sendt hver dag.
Det er umulig å forestille seg hvor mange av disse e -postene som er unødvendige. Hvor mange tjener bare for å skape mer forvirring. Å brenne opp enda mer oppmerksomhet og tålmodighet hos mottakerne.
Men en ting er sikkert: hvis flere mennesker begynte å svare på e -poster effektivt, ville vi alle blitt lenket til innboksene våre litt mindre tett og e -postangsten vår ville vært litt mindre svekkende.
Den mest åpenbare løsningen her er ikke bare 'inline -svar', men inline -svar riktig . Inline -svar er der du svarer i hoveddelen av e -posten, i stedet for å skrive din egen e -post fra bunnen av.
Inline -svar er noe de fleste av oss allerede gjør fra tid til annen. Men vi burde svare direkte langt oftere. Og vi burde gjøre det med noen få regler i tankene for å holde de kompliserte e-posttrådene organisert og lett å følge.
Vi svarer på feil e -post
Det motsatte av inline -svar er det som ofte kalles 'topp innlegg'. Det er her du trykker på svar på en e -post, og bare begynner å skrive øverst i tekstboksen. Slik er flertallet av e -post i dag sammensatt. Men med mindre du har å gjøre med ekstremt enkle e -postsamtaler, kan topp innlegg forårsake alle slags problemer.
Først av alt, når du legger ut det beste, blir det et stort problem å referere tilbake til den opprinnelige e -posten, noe som innebærer å skure gjennom e -post etter e -post for å finne det du leter etter. Du må deretter rulle tilbake til e -posten du skriver for å kanskje omskrive det du nettopp fant, ute av kontekst, og ofte mangler viktige punkter.
Noen ganger kan en mottaker svare på e -posten din i en helt ny e -posttråd, noe som betyr at samtalen din nå skjer i to eller flere separate tråder.
Hvis du er i en gruppesamtale, blir ting enda mer rotete. Holde oversikt over hvem som svarer på hva, når og hva svarene var på de svar blir en nesten umulig bragd.
Inline -svar er løsningen
I stedet for toppinnlegg da, burde vi svare på linje - det vil si i brødteksten i den originale e-postmeldingen. I Outlook og Apple Mail kan du se den opprinnelige meldingen så snart du trykker på svar. I Gmail trykker du bare på de tre prikkene nederst på skriveskjermen for å vise samtalen.
Tips: For å fjerne den vertikale linjen 'sitat' fra svaret i Gmail, merker du hele e -posten og klikker deretter på innrykk mindre knapp.
Inline -svar løser problemet med å måtte bla gjennom masse meldinger fordi den originale e -posten er inkludert og søkbar i den siste meldingen du mottar i samtalen. Dette betyr at alt holdes i kontekst.
I tillegg trenger du ikke kaste bort tid på å oppsummere andres svar, eller kopiere og lime inn utdrag av e-post bare for å få dine egne svar til å være fornuftige. Med innebygde svar er alt der for alle å referere til når som helst.
Og for tråder som involverer flere mennesker, er det enkelt å skille hvem som sa hva og som svar til hvem (hvis det gjøres riktig).
Inline svar riktig
Når de fleste svarer inline, skriver de ganske enkelt svarene sine sammen med teksten de vil svare på, og de gjør dette fet eller rødt.
Dette er langt fra ideelt. Så snart noen åpner en e -post i ren tekst, kan de ikke se denne formateringen. Og så snart det er mer enn et par mennesker i en tråd, kan ting bli rotete fort.
Så her er en rask guide riktig inline svar som er skalerbart og vil holde forvirring til et minimum.
1. Ikke stol på formatering
Som nevnt, kan det hende at en mottaker ikke kan se formateringen du inkluderer i en e -post (for eksempel foretrekker han kanskje ren tekst). Hvis noen er fargeblind, kan det være vanskelig å følge tråder som inneholder flere farger.
Windows 10 ekstern stasjon vises ikke
For all del, bruk formatering for å gjøre svar lettere å finne når du skanner en e -post. Men ikke stol på utelukkende på den.
2. Forord svarer med navnet ditt
I stedet for å stole på formatering, må du venne deg til å gå foran alle svarene dine med navnet ditt, og hvis du trenger å være spesielt organisert, datoen. Be alle mottakerne om å gjøre det samme.
For øyeblikket, i Gmail, har du ikke annet valg enn å skrive navnet ditt manuelt. Det samme gjelder for den stadig tørre Apple Mail-appen.
Hvis du bruker Outlook, er det imidlertid en funksjon for å automatisk forfalle svarene dine med navnet ditt. For å gjøre dette, gå til Fil> Valg> E -post . Gå deretter til Svar og videresending , Undersøk Forordskommentarer med boksen, og skriv inn navnet ditt i tekstboksen. Når du svarer i brødteksten i en e -post, vises navnet ditt automatisk i parentes.
Mailbird har også dette alternativet som standard.
3. Bruk linjeskift
Når du legger igjen et innebygd svar, bør dette stå på en ny linje, i stedet for å sette inn midtpunktet eller på slutten av et avsnitt.
Dette gjør det mye lettere for andre mennesker å svare på kommentarene dine, og gjør skanning av samtalen som skjer rundt hvert punkt mye mer strømlinjeformet.
4. Innrykk på flere nivåer
Når flere punkter blir adressert i en e -post, vil du ha flere tråder i en enkelt melding.
For å holde disse organiserte, bør du innrykke trådede svar, så det er åpenbart hvilke kommentarer som er knyttet til hvert punkt. Jeg finner personlig bruk av vinkelparenteser (>) de mest intuitive tegnene her, ettersom punktpunkter kanskje ikke vises i ren tekst.
Dette vil spare deg for mye innsats ved å finne ut hvilken del av samtalen du må være oppmerksom på.
5. Siste utvei: Bruk et bedre verktøy
Ingen later som inline svar er den perfekte løsningen her. Men hvis du ikke har noe annet valg enn å bruke e -post, ta deg tid til å skrive e -poster som er effektive og effektive. Basert på årsakene ovenfor, er inline -svar den beste måten å fortsette prosjektene på. Det hjelper også alle å holde tritt med flere samtaler i e -posttråder uten å kaste bort tid på å se gjennom lange lister over tidligere e -poster.
Hvis du synes selv inline -svar blir for komplekse, eller hvis kollegene dine ikke får vane med å svare på riktig måte, kan det imidlertid være på tide å lete etter et annet verktøy.
Kommunikasjonsverktøy som f.eks Slakk , Yammer , og Klem gjøre kompleks teamkommunikasjon enklere. I stedet for å fortsette å slite med e -post, kan det være på tide å prøve en av disse.
Spre ordet
Når du vedtar disse enkle inline svarreglene, vil mange mottakere sette pris på hvor effektiv denne e -postatferden er og begynne å etterligne din tilnærming naturlig.
Hvis de ikke naturlig kopierer den gjennomtenkte e -postetiketten din, kan du trekke dem opp på den. Send dem denne artikkelen. Beskriv hvordan du vil at de skal svare, og forklar at det vil spare tonnevis av misforståtte meldinger, bortkastet tid og tap av kontekst.
Det er egentlig ingen ulempe.
Tror du at disse reglene vil hjelpe deg med å holde deg oppdatert på komplekse e -posttråder? Er det andre inline svar -tips du tror ville være nyttig?
Bildekreditt: sangoiri/ Depositphotos
Dele Dele kvitring E -post En nybegynnerguide for animering av taleÅ animere tale kan være en utfordring. Hvis du er klar til å begynne å legge til dialog i prosjektet ditt, bryter vi ned prosessen for deg.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Gmail
- Tips til e -post
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale har en grad i filosofi fra University of York, Storbritannia. Han har jobbet som sosial mediesjef og konsulent i over fem år, mens han holdt workshops i flere land. De siste to årene har Rob også vært teknologiforfatter, og er MakeUseOfs Social Media Manager og Newsletter Editor. Du vil vanligvis finne ham på reise rundt i verden, lære videoredigering og eksperimentere med fotografering.
Mer fra Rob NightingaleAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
kule ting å gjøre med LED lysstrimlerKlikk her for å abonnere