Slik gjør du en sammenslåing i Word

Slik gjør du en sammenslåing i Word

Ved å bruke sammenslåing kan du tilpasse masse -e -post og brev ved å bruke plassholdere. Alt du trenger er en database med kontakter og en mal for e -post eller brev til dem.





I denne artikkelen viser vi deg hvordan du oppretter en Microsoft Word -sammenslåing ved hjelp av en Excel -database. Trinnene er hentet fra Microsoft Word og Excel 2016, men prosessen er den samme for alle utgaver.



Slik gjør du en sammenslåing fra Excel

Postfusjonen bruker datakilder fra en database og plasserer dem i respektive plassholdere for å tilpasse masse -e -postene dine. Disse databasene kan være alt fra listen nedenfor:





1. Åpne din Microsoft Excel regneark.

2. Lag en manuell kontaktliste i Ord når du bruker sammenslåing av e -post.



3. Velg kontaktdata fra Microsoft Outlook -appen.

Du har to sett med alternativer å velge mellom:



hvordan endrer jeg standard Google -konto
  • Gmail -kontakter i en kompatibel fil.
  • Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel arbeidsbokdatabase er mest foretrukket når du trenger å bruke fletting av e -post i Word. For sammenslåing av e -post, bruker du Excel til å lage en database som Word vil bruke senere.

Hvis du ikke har en Excel -fil med kontaktinformasjon, kan du bruke denne prøve Excel -fil for prøveformål .



For å unngå uoverensstemmelser i masse -e -postene eller brevene dine, må du justere Excel -filen din som nevnt nedenfor:

  1. Den første raden skal bare ha kolonneoverskrifter som starter fra celle A1 . Word vil bruke disse kolonneoverskriftene som Slå sammen felt når du bruker Microsoft Word -sammenslåing.
  2. Du bør redigere kolonneoverskriftene slik at de samsvarer med plassholdernavnene du vil bruke i e -post- eller brevmaldokumentet.
  3. Du må sørge for at regnearkfilen inneholder kontaktdata som én post per radmønster. For eksempel, i den nåværende opplæringen, alle tilgjengelige kontaktdetaljer for kunden James Butt er tilgjengelig mellom celler A2 og J2 .
  4. Numeriske data for enhver kontakt, for eksempel postnummer, rabattprosent, kjørelengde, valutaer, etc., bør være i passende tallformat.
  5. For å gjøre endringer, velg cellen eller et celleområde som inneholder tallene.
  6. I Hjem -fanen , innen Bånd , Klikk på rullegardinpilen i tillegg generell .
  7. Gjør alle tillegg før du kobler Word -dokumentet med sammenslåing til Excel -databasefilen. Når du har gjort alle endringene, lagre Excel -filen.
  8. Excel -databasefilen til kontaktene dine skal være tilstede i den lokale lagringen på datamaskinen din.
  9. Sørg for at alle dataene er i det første arket i Excel -arbeidsboken.

Slik gjør du en sammenslåing i Word

Etter at du har opprettet databasen i Excel, må du åpne e -post- eller brevmalen du vil sende til mange mottakere. Følg trinnene som beskrevet nedenfor:

1. På Bånd , Klikk på Kategorien Sendinger .

2. I Start gruppe for sammenslåing av e -post , må du klikke på Start Mail Merge .

3. Du får se seks typer dokumentfletting. Klikk på Brev eller E-postmeldinger .

I slekt: Hvordan skrive ut etiketter med postfletting i Microsoft Word og Excel

4. På Start Mail Merge gruppe, klikk på Velg Mottakere . Du får se alternativer som Skriv en ny liste, Bruk en eksisterende liste og Velg fra Outlook -kontakter.

5. Du kan velge et av de tre alternativene ovenfor avhengig av hvordan du vil koble kontaktlisten til malbrevet. I denne opplæringen, la oss velge Bruk en eksisterende liste å bruke Excel -databasen som du opprettet eller lastet ned tidligere.

6. På Velg Datakilde dialogboksen, finn mappen der Excel -databasefilen er tilgjengelig. Når du finner filen, velger du den og klikker på Åpen for å laste inn databasen i Words flette.

hvordan slette apper på samsung smart tv

7. Du vil se Velg Tabell dialogboks. Gå ut av boksen ved å klikke OK uten å gjøre noen endringer i dialogboksen.

8. Det er flott! Du har koblet kildedataene med Word -fletteprogrammet.

9. Word vil automatisk matche databasekolonneoverskrifter med flettefeltelementer. For å sikre passende samsvar, gå til Skriv og sett inn feltgruppe på Kategorien Sendinger av Bånd og klikk deretter på Matchfelt .

10. Matchfelt dialogboksen vil dukke opp. På venstre kolonne ser du flettefeltelementene. På høyre side finner du matchende data fra den koblede Excel -databasen.

11. Det vil være det samme hvis du bruker andre kildedata som Outlook -kontakter eller eksporterte kontakter fra Gmail. Sørg for at det ikke er noen feil ved å bla gjennom listen. Klikk på OK å lukke.

12. Sett markøren foran den første bokstaven på malbrevet, og trykk Tast inn et par ganger for å få litt plass over bokstavlegemet.

13. Plasser markøren øverst i dokumentet, og klikk deretter på Adresseblokk i Skriv og sett inn feltgruppe på Kategorien Sendinger av Bånd .

14. På venstre side av Sett inn adresseblokk dialogboksen, kan du velge navn, firmanavn, adresse, land, etc., formateringsalternativer. På høyre side ser du en forhåndsvisning av adresseblokken.

15. Du kan bruke Matchfelt alternativer for å rette opp eventuelle inndata -feil. Klikk OK å legge til AddressBlock innenfor chevrons.

16. Klikk deretter på Hilsen Line i Skriv og sett inn felt gruppe etter AddressBlock , og gir den en linjeavstand.

17. Den Sett inn hilsen dialogboksen vises. Du kan gjøre endringene som du ønsker, og deretter klikke OK . De Hilsen Line i chevrons vil dukke opp i brevet.

18. Du kan klikke på Forhåndsvisning av resultater kommandoen på Bånd for å se hvordan brevet ser ut.

19. Du kan også legge til egendefinerte flettefelt bortsett fra AddressBlock og Hilsen Line . La oss si at du vil legge til Kjøretøymerke og modell i bokstavlegemet.

20. Dette gjør du ved å åpne Excel -databasefilen som er koblet til sammenslåing og legge til Kjøretøymerke og modell kolonneoverskrift. Skriv inn kjøretøydetaljer og lagre Excel -filen.

21. Gå nå til Word -dokumentet for sammenslåing og gjenta trinn fire , fem , og seks .

22. Velg nå et ord eller noen få ord i bokstavteksten, og klikk deretter på Sett inn flettefelt på Skriv og sett inn feltgruppe .

23. På Sett inn flettefelt boksen, velg Databasefelt , og velg deretter Kjøretøymerke og modell . Klikk på Sett inn for å legge til det tilpassede flettefeltet.

24. Slik kan du legge til så mange variable plassholdere som du vil tilpasse hver bokstav eller e -post du sender. Microsoft Word -sammenslåing vil automatisk matche data med navnet på mottakerne.

25. På Bånd , klikk på Fullfør og slå sammen kommando og velg deretter Skriv ut dokumenter eller Send e -postmeldinger . Du kan også klikke på Rediger individuelle dokumenter for å lese e -postene dine eller brevene før du sender dem.

Bruk Mail Merge for å øke e -postproduktiviteten

Nå vet du hvordan du gjør en sammenslåing av e -post ved hjelp av Microsoft Word og Excel. Bruk sammenslåing av e -post for å sende skreddersydde e -poster raskere og etablere et godt forhold til dine profesjonelle eller personlige kontakter. Fortsett å bruke Word for å gjøre ditt profesjonelle og personlige liv enklere enn før.

hvordan fikse en ps4 -kontroller
Dele Dele kvitring E -post 10 skjulte funksjoner i Microsoft Word som vil gjøre livet ditt enklere

Microsoft Word ville ikke vært verktøyet det er uten produktive funksjoner. Her er flere funksjoner som kan hjelpe deg hver dag.

Les neste Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Tips til e -post
  • Tips til regneark
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Send flette
  • Microsoft Office -tips
Om forfatteren Tamal Das(100 artikler publisert)

Tamal er frilansskribent på MakeUseOf. Etter å ha fått betydelig erfaring innen teknologi, økonomi og forretningsprosesser i sin forrige jobb i et IT-konsulentselskap, adopterte han skriving som et heltidsyrke for 3 år siden. Selv om han ikke skriver om produktivitet og de siste tekniske nyhetene, elsker han å spille Splinter Cell og se på Netflix/ Prime Video.

Mer fra Tamal Das

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere