Home-theater-designers
Google Drive er et fantastisk produktivitets- og samarbeidsverktøy. Når du begynner å bruke det mye, blir det imidlertid vanskelig å holde alt organisert.
Heldigvis tilbyr Google Drives mange måter å gjøre det enkelt å finne det du leter etter. Her er en guide for å organisere Google Disk for å redusere bortkastet tid på å lete etter informasjon.
1. Grunnleggende oppsett og legge til filer for Google Disk
I likhet med vanlige filutforskere lar Google Disk deg organisere filene dine ved hjelp av mapper, noe som er nyttig hvis du jobber med forskjellige prosjekter. Det som gjør dette litt komplisert, er at filene dine kan stamme fra to forskjellige kilder.
Du vil se disse oppført i sidefeltet på Google Drive nettapp . Min stasjon lagrer filer du har lagret på Disk, mens Delt med meg samler innhold som andre inviterte deg til å få tilgang til på Disk . Disse kan inneholde mapper for teamsamarbeid, offentlige Disk -mapper som brukes til distribusjon og lignende.
Du får også se Datamaskiner her hvis du bruker sikkerhetskopifunksjonen til Google Disk, men det er en egen funksjon, så den gjelder egentlig ikke nå.
En fil du vil finne kan potensielt være under en av disse kategoriene, noe som gjør det vanskelig å finne den via surfing. For å forenkle dette kan du legge til snarveier til delte filer eller mapper i din egen Disk. Gjør dette ved å klikke og dra en fil til Min stasjon i sidefeltet, eller høyreklikk på den og velg Legg til snarvei til Disk . Du kan plassere snarveien hvor som helst du vil i din egen Disk.
Filen vil forbli på sin opprinnelige plassering, men snarveien i Disken gir deg enkel tilgang til den fra ditt eget hierarki. Dette hindrer deg i å måtte gå gjennom delte data.
2. Sorter etter dato og andre faktorer
Dette er et grunnleggende tips, men det må forklares fordi det kanskje ikke umiddelbart er klart hvor du skal finne det. Du finner muligheten til å endre filsortering øverst til høyre i gjeldende filvisning. Det fremstår som den nåværende sorteringsmetoden, for eksempel Navn .
Klikk på denne teksten for å angi en annen sorteringsmetode, for eksempel Sist endret eller Sist åpnet av meg . Bruk pilen til å bytte mellom stigende og synkende sortering også.
Selv om det er enkelt, er dette en praktisk måte å raskt forstå en mappe med hundrevis av filer.
3. Velg Files Faster
Som mange filutforskere lar Google Disk deg bruke Skifte og Ctrl i kombinasjon med klikk, samt klikk-og-dra, for å velge flere filer.
Holde Ctrl og klikk på flere filer for å velge dem alle. Hvis du vil velge filer som er på rad, klikker du på den første og deretter på den siste mens du holder inne Skifte . Klikk og dra er et enkelt alternativ til dette hvis du foretrekker det.
Husk at du kan endre filvisningen ved hjelp av knappen øverst til høyre, som vises over sorteringsalternativet og ved siden av Info ikon. Bruk den til å bytte mellom liste- og rutenettvisninger, noe som kan gjøre det lettere å velge en gruppe filer.
4. Bruk avanserte søkeverktøy
Å søke etter en fil ved hjelp av søkefeltet øverst på skjermen er den beste måten å finne noe du har mistet. Å bruke de avanserte verktøyene som er bare et par klikk unna, gjør det enda mer effektivt.
Når du klikker på søkefeltet, kan du velge en filtype, for eksempel PDF -filer eller Regneark , for bare å vise slike filer.
Du vil legge merke til at når du klikker på en av disse, type: presentasjon eller lignende vil vises i søkefeltet. For å bli mer spesifikk, prøv å skrive inn et søkeord ved siden av typen. Dette gjør det enkelt å begrense søket hvis du vet hva slags innhold du leter etter.
I tillegg kan du klikke Flere søkeverktøy nederst på menyen for filtype (eller den lille pilen til høyre i søkeboksen) for å se avanserte søkealternativer. Disse lar deg gå nærmere inn på kriterier som endret dato, eier og hvem den ble delt med.
Hvis du lagrer massevis av filer i Disk og ikke husker hvor du plasserte de fleste av dem, vil søk bli din beste venn.
5. Bruk farger og stjerner til å lage kategorier
Selv om du kan lage dype hierarkier av mapper, er det noen ganger lettere å bruke et mer visuelt system. Ved å høyreklikke på en mappe kan du velge Endre farge og gjøre det lettere å identifisere med et blikk.
I stedet for standard (og kjedelig) grå for alt, er en fargerik mappe mye lettere å se blant massene av andre mapper i Disken din. Prøv å bruke farge på bare de viktigste mappene dine, eller bruk et fargeskjema for lignende innholdstyper.
Som et lignende trinn kan du også markere elementer ved å velge Legg til i stjernemerket i høyreklikkmenyen. Klikk på for å se hver fil og mappe du har stjernemerket Stjernemerket i menyen til venstre. Reserver stjerner for de viktigste dataene dine, så vet du alltid hvor du skal lete etter dem.
6. Forhåndsvis dokumenter for å skanne dem raskt
Vil du ha en rask påminnelse om hva som er i en fil, slik at du kan være sikker på at du har den riktige? Det er her forhåndsvisningsknappen er nyttig. Velg en fil, og klikk deretter på øye ikonet øverst til høyre i verktøylinjen som vises. Dette vil generere en rask forhåndsvisning slik at du kan se over filen uten å åpne den helt.
hvordan du bruker ledeteksten på Windows 10
Dette kan ta et sekund å laste, men er fortsatt raskere enn å åpne filen helt. Hvis du kan redigere filen du har forhåndsviset (for eksempel Google Dokumenter -dokumenter eller regneark), ser du en Åpne med [app] lenken øverst.
7. Kontroller revisjon og rediger historikk fra min stasjon
For filer du eier i Disk, kan du sjekke tidligere versjoner og se hvem som har gjort endringer i filen. Høyreklikk på noe og velg Administrer versjoner å gjennomgå (og laste ned) eldre versjoner av den filen, samt laste opp en ny.
I mellomtiden høyreklikker du på en fil og velger Vis detaljer for å åpne et panel til høyre med informasjon om filen. Bytt til Aktivitet fanen for å se hva som har skjedd med det nylig, for eksempel at folk gjør endringer eller deler dokumentet.
8. Prøv apper som hjelper deg med å organisere videre
Hvis de innebygde kontrollene ikke er nok, kan du også koble tredjepartsapper til Google Disk for mer funksjonalitet. For å bla gjennom disse, høyreklikk på en fil og velg Åpne med> Koble til flere apper .
Dette åpner markedet, hvor du kan bla gjennom tilleggsprogrammer som fungerer med Google Disk. Ta en titt gjennom dem og se om du synes noen av dem er fristende. For å komme i gang, ta en titt på vår liste over de beste verktøyene for Google Disk .
9. Minitips for Drive-organisasjon
Vi gir deg en rekke mindre tips som også kan hjelpe deg med å organisere innholdet i Disken din:
- Prøv å bruke emoji i mappenavnene dine . Trykk på på Windows Vinn + periode for å skrive inn en emoji, som fungerer i Google Drive -mappenavn. Sammen med mappefarger kan disse være en hjelp for de som er svært visuelle.
- Bruk hashtags som provisoriske koder . Google Disk har ikke en skikkelig tagging -funksjon, så du kan lage din egen ved hjelp av hashtags. Selv om det ikke er offisielt støttet, legger du til #Viktig eller #Finansiere til relevante dokumenter lar deg se alt på ett sted med et raskt søk.
- Bruk smarte navnekonvensjoner . Hvis du vil at filer alltid skal vises i en bestemt rekkefølge, bruker du 001 eller lignende i begynnelsen av navnene deres for enkel organisering. Sørg også for å holde filnavnene korte nok til å gjøre dem håndterbare, men ikke glem å inkludere søkeord som gjør det enkelt å finne dem i søk langs veien.
Effektiv Google Disk -organisasjon er viktig
Nå vet du noen av de beste måtene å holde alt i Google Disk under kontroll. Det er viktig å holde filene lett tilgjengelige, spesielt når du har hundrevis av filer spredt over dusinvis av mapper.
For å mestre Google Drive bør du også vite hvordan du løser vanlige problemer med programvaren.
Dele Dele kvitring E -post 10 vanlige problemer med Google Drive (og hvordan du løser dem)Opplever du problemer med Google Disk? Prøv disse tipsene, løsningene og løsningene for å løse problemer med Google Disk.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Filbehandling
- Organisasjonsprogramvare
- Google Disk
Ben er assisterende redaktør og Onboarding Manager på MakeUseOf. Han forlot IT-jobben for å skrive heltid i 2016 og har aldri sett seg tilbake. Han har dekket tekniske opplæringsprogrammer, anbefalinger for videospill og mer som en profesjonell skribent i over syv år.
Mer fra Ben StegnerAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere