Home-theater-designers
Alle skruer opp noen ganger. Prøv som vi kan, ingen er perfekte. Når du gjør en feil som skader andre, er det riktig å be om unnskyldning.
Selv om du ofte må be om unnskyldning personlig, kan du til tider foretrekke eller måtte si at du beklager via e -post. La oss se på hvordan du beklager profesjonelt i en e -post for å hjelpe deg med å gjøre det beste ut av denne situasjonen.
De tre ingrediensene i en riktig unnskyldningspost
Bildekreditt: sandphin/ Flickr
Selv om det ikke er noe universelt mønster, inneholder en allment akseptert standard for unnskyldninger tre deler:
- Anerkjenner at du gjorde noe galt.
- Følelse av anger for dine handlinger og vesen empatisk å forstå hvordan de skader den andre personen.
- Restitusjon , der du gjør situasjonen riktig.
Vi vil se på hvert av disse tre elementene mens vi går gjennom hvordan du sier unnskyld i en e -post.
Slik åpner du e -posten om unnskyldning
Før du begynner å lage den faktiske unnskyldningen, må du henvende deg til personen du skriver til. Dette vil variere sterkt avhengig av forholdet ditt til personen.
La oss anta at du har gjort en feil i en profesjonell situasjon, og at du derfor må sende en unnskyldningsmail til sjefen din. Som et eksempel vil vi si at du ikke klarte å fullføre en kritisk oppgave i tide, noe som forsinket prosjektet for alle andre.
Relatert: Unngå disse feilene for bedre e -post og tekstkommunikasjon
I dette tilfellet vil en passende hilsen være 'Kjære [navn]'. Hvis du unnskyldte en venn, ville noe som 'Hei [Navn]' eller 'Hei [Navn]' være mer passende.
Ikke glem emnelinjen i unnskyldnings -e -posten heller. Etter at du har gjort noen urett, kan det hende at de ikke er glade for å se en e -post fra deg.
Å sette noe som 'Vær så snill å godta mine unnskyldninger' eller 'Jeg er oppriktig beklager' i emnelinjen er en god måte å gjøre det klart fra begynnelsen av hva meldingen din er til. Ikke prøv å bli flink ved å bruke e -postakronymer; behold det enkelt, slik at de vet hva meldingen din inneholder.
Anerkjenner feilen din
Bildekreditt: stevanovicigor/ Depositphotos
Nå som du har åpnet, er det på tide med den første viktige delen av unnskyldningen. Her må du tydelig identifisere problemet som skjedde. Eier opp til det du gjorde; ikke prøv å avlede skylden på noen andre eller komme med unnskyldninger for det som skjedde.
Her er et eksempel på hva du ikke skal gjøre i e -posten om unnskyldning:
Selv om jeg vet at jeg savnet en viktig frist, er det egentlig ikke min feil. Jeg jobbet med Paul på dette prosjektet, og han kastet bort for mye av tiden min ved å stille meg en haug med ikke -relaterte spørsmål. Datamaskinen min frøs også i løpet av uken, og IT kunne ikke se på den ennå. Så dette er ikke alt på grunn av meg.
hva skal jeg gjøre med gamle høyttalere
Selv om det ovenstående er sant, gir det ikke en god unnskyldning. Denne delen må erkjenne ditt ansvar i tabben.
Noe slikt er mye bedre:
Jeg innser at jeg savnet en avgjørende frist. Dette prosjektet var veldig viktig for avdelingen vår, og du stolte på at jeg skulle fullføre det i tide. Jeg vet at min unnlatelse av å fullføre denne oppgaven i tide har forsinket prosjektets fullføring. Dette gjenspeiler teamet vårt dårlig, og jeg beklager det.
Her har du tydelig lagt frem hva du gjorde feil, uten å prøve å bagatellisere eller avlede det. Dette er en del av unnskyldningen som ofte blir savnet i dag.
Å uttrykke anger for det du gjorde
Nå som du tydelig har lagt frem feilen din, må du vise anger for det som skjedde. Husk at det du gjorde i det minste forårsaket smerte, frustrasjon og andre negative følelser for den andre personen. I profesjonelle omgivelser kan det også ha fått dem til å kaste bort tid, penger eller få problemer med sine overordnede.
Gjør det tydelig at du føler anger over situasjonen. Prøv å sette deg selv i skoene og forstå hvordan handlingene dine fikk dem til å føle. Ikke gi en forklaring på oppførselen din her, eller si at du er 'lei seg for at de føler det slik' om det du gjorde.
Poenget med en unnskyldning er å reparere et brukket forhold, ikke å bevise at du hadde rett hele tiden.
Her er et eksempel på hvordan du rammer denne delen av unnskyldningen:
Jeg vil ærlig be om unnskyldning for at jeg ikke oppfylte mine forpliktelser og fullførte oppgaven du hadde betrodd meg i tide. Det er ingen unnskyldninger for denne fiaskoen. Jeg liker ikke å vite at jeg sviktet teamet mitt, og føler meg forferdelig at dette forårsaket deg flau når du møtte klienten.
Å uttrykke empati gir ekthet for unnskyldningen din. Det hjelper deg med å glemme perspektivet ditt et øyeblikk og se på hva noen andre har å gjøre med.
Windows 10 system som bruker 100 disk
Gjør feilen din riktig
Ord er viktige, men handlinger har mye større vekt. For å vise at du mener det du sa, er det viktig å gjøre opp for seg. Å ta handling vil enten gjøre situasjonen riktig (hvis mulig), eller vise at du vil gjøre ditt beste for å ikke gjøre den samme feilen igjen.
Fortsetter med vårt eksempel på å savne en frist, kan noe slikt fungere som en restitusjonsdel av unnskyldnings -e -posten:
I fremtiden, for å unngå å gå glipp av frister, vil jeg snakke med deg i god tid på forhånd hvis jeg er bekymret for at jeg ikke klarer å gjøre noe i tide. Jeg vil være mer bevisst på hvor lang tid kritiske prosjekter tar meg, og er villig til å legge ned ekstra timer utenfor kontoret for å sikre at de blir ferdige. Dette vil ikke skje igjen.
I noen situasjoner vet du kanskje ikke hva du skal tilby for å gjøre opp for din oppførsel. Hvis det er tilfelle, kan du bare spørre 'Hva kan jeg gjøre for å gjøre dette riktig?'
Det viktigste er å vise hvordan du kommer til å handle annerledes i fremtiden for å forhindre at det samme problemet skjer igjen.
Slik lukker du e -posten om unnskyldning
Nå må du bare avslutte meldingen. Dette er ganske enkelt, men sørg for at du holder tonen passende. Du bør takke mottakeren for å ha lest unnskyldningsmeldingen din og ønske dem lykke til.
Les mer: Den beste måten å avslutte en e -post profesjonelt
Det kan også være en god idé å invitere dem til å diskutere det du sa videre. Dette viser at du er oppriktig og åpen for ytterligere dialog.
Her er en måte å lukke e -posten om profesjonell unnskyldning:
Takk for at du leste dette. Hvis det er noe du vil diskutere videre, vennligst kontakt meg så vi kan jobbe med det.
Med vennlig hilsen [Ditt navn]
hva er det kjørbare filnavnet for Windows -installasjonsprogrammet på en Windows 8.1 -datamaskin?
Hvis du ikke vil bruke 'Med vennlig hilsen', vil andre formelle avslutninger som 'Med vennlig hilsen' også fungere. Du trenger ikke å si 'Med unnskyldninger' eller noe sånt, siden du har brukt hele e -posten på en ordentlig unnskyldning.
Er e -post det riktige mediet for en unnskyldning?
Vi har gått igjennom hvordan du skal beklage profesjonelt i en e -post. Men før du begynner å skrive meldingen din, bør du vurdere om en e -post er det riktige mediet for unnskyldningen.
E -post har absolutt fordeler når det gjelder unnskyldninger. Fordi det ikke er noen tidsbegrensning, kan du komponere tankene dine på en klar og direkte måte. Hvis du trenger en rask unnskyldning, kan du kontakte dem på kort tid via e -post hvis du ikke kan møte personlig. Og i motsetning til personlige unnskyldninger, trenger du ikke å være spontan og reagere på det den andre personen sier.
Men alt er ikke bra. E-post er mindre personlig enn en personlig (eller telefonsamtale) unnskyldning. Avhengig av oppsettet til din bedrift, kan det være feigt å sende en e -post hvis det er mulig å vise det personlig. Ikke gjem deg bak en skjerm når du må be om unnskyldning for noe.
E -post unnskyldninger for å reparere feil
Å be om unnskyldning er en verdifull livsferdighet. Ikke alle vet hvordan de skal gjøre det, og en dårlig unnskyldning kan gjøre at den andre personen føler seg enda mer frustrert enn før. Bruk denne grunnleggende veiledningen om hvordan du sier unnskyld i e -post, så er du på vei til et reparert forhold.
Husk at det endelige målet med en unnskyldning er å gjenoppbygge den ødelagte tilliten. Du har gjort noe galt, og de tre viktigste trinnene ovenfor er hvordan du eier det og retter det. Ikke beklager deg.
Bildekreditt: nito/ Shutterstock
Dele Dele kvitring E -post 5 måter å skrive profesjonelle e -postmeldinger som sparer tid og krefterDet er en ferdighet å vite hvordan du skriver profesjonelle e -postmeldinger som sparer tid og får svar. La disse e -postmalene hjelpe deg.
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Skrive tips
- Tips til e -post
- Online etikette
- Fjernarbeid
- Profesjonelt nettverk
Ben er assisterende redaktør og Onboarding Manager på MakeUseOf. Han forlot IT-jobben for å skrive heltid i 2016 og har aldri sett seg tilbake. Han har dekket tekniske opplæringsprogrammer, anbefalinger for videospill og mer som en profesjonell skribent i over syv år.
Mer fra Ben StegnerAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere