8 Overraskende måter du kan importere data til Microsoft Word

8 Overraskende måter du kan importere data til Microsoft Word

Microsoft Word er de facto standardprogram for Microsoft Office -dokumenter, fra forskningspapirer til profesjonelle rapporter . Men noen ganger har du data i et annet program som du trenger å referere til; det kan være i Microsoft Excel, det kan være en PDF, det kan til og med være et annet Word -dokument. Å vite hvordan du importerer disse dataene kan spare deg for mye tid.





I denne artikkelen vil vi dekke åtte forskjellige måter du kan importere informasjon til Microsoft Word -dokumentene dine; noen vil være nyttige for ting som rapporter, andre vil være gode for skjemaer og lignende prosjekter, og andre vil bare spare tid i noen få spesifikke situasjoner når du trenger noe utenom det vanlige .





hvordan få filer fra harddisken

Siden Microsoft Excel er den mest allsidige ressursen å importere data fra, starter vi der.





Importer en tabell fra Microsoft Excel

Formatering av tabeller i Microsoft Word er forferdelig. Det er derfor Microsoft Excel eksisterer, ikke sant? Heldigvis hadde Microsoft fremsynet for å la deg inkludere tabeller direkte fra Excel i Word -dokumentet ditt, slik at du kan gjøre all formatering i Excel, der det er mye lettere.

For å komme i gang, velg cellene du vil kopiere i Microsoft Excel, og trykk Rediger> Kopier , og gå tilbake til Microsoft Word.



Gå til Rediger> Lim inn spesialtilbud ... (eller høyreklikk og velg Lim inn spesialtilbud ... ) og velg Lim inn lenke i venstre sidefelt. I Som... på menyen, velg Microsoft Excel -regnearkobjekt , og deretter slå OK .

Du vil nå se cellene du valgte rett i Microsoft Word -dokumentet. Og fordi du valgte Lim inn lenke i stedet for Lim inn , oppdateres disse cellene når du gjør endringer i Microsoft Excel -regnearket.





Hvis du velger Lim inn i stedet for Lim inn lenke , oppdateres ikke cellene når du gjør endringer i regnearket. Det har imidlertid fordelen av å jobbe om Excel -arket er tilstede eller ikke. Så hvis du ikke kommer til å trenge oppdateringer - hvis du skriver ut, eller du vil sende filen til noen andre, og den må vise riktige data, for eksempel - kan det være lurt å bruke Lim inn .

Importer en enkelt celle fra Microsoft Excel

Du kan også bruke samme metode som ovenfor for individuelle celler:





I dette tilfellet, i stedet for å velge Microsoft Excel -regnearkobjekt , Valgte jeg Uformatert tekst ; Dette er grunnen til at tallet kommer inn med samme formatering som resten av Microsoft Word -dokumentet. Den oppdateres fortsatt på samme måte, men du trenger ikke å forholde deg til å prøve å få tekstboksen på rett sted.

Du kan bruke den samme strategien med et helt bord, hvis du også vil beholde formateringen i samsvar med Word -dokumentet. Hvis dette ikke fungerer, eller du trenger en mer komplisert oppførsel fra enkeltcellen, kan du prøve å bruke Visual Basic til å integrere Excel -data i Word -dokumentet.

Importer en graf eller et diagram fra Microsoft Excel

Som å importere en tabell, kan det være veldig praktisk å importere en graf eller et diagram fra Microsoft Excel til Word, slik at det oppdateres automatisk når du gjør endringer i Excel -regnearket. Dette kan være spesielt nyttig hvis du må lage vanlige rapporter som inneholder grafer. Heldigvis har Microsoft gjort denne prosessen ekstremt enkel: bare kopier og lim inn grafen fra Microsoft Excel til Word.

Du kan også klikke og dra grafen fra Microsoft Excel til Word for å legge den inn i filen. Uansett, diagrammet oppdateres nå automatisk når du gjør endringer i det originale regnearket.

Send fletting fra Microsoft Excel

Med en sammenslåing kan du opprette et stort antall bokstaver, etiketter, konvolutter eller omtrent alt annet i Microsoft Word ved hjelp av data fra Excel. Brads artikkel om hvordan du sender sammen med Microsoft Excel og Word dekker temaet mer detaljert enn jeg noen gang kunne, men den korte versjonen er som du vil bruke Verktøy> Mail Merge Manager for å velge datakilden og lage malen i Microsoft Word.

Hvis du bruker en eldre versjon av Microsoft Office, kan denne opplæringen om sammenslåing av e -post med Office 2007 være nyttig, og du kan til og med bruke e -flette for masse -e -postmeldinger i Outlook . Det kan ta litt tid å få tak i å bruke sammenslåing av e -post, men når du får det, vil det være et av de mest nyttige verktøyene i Office -arsenalet ditt.

Importere PDF -filer

Et raskt advarselsord: Når du importerer en PDF -fil til Microsoft Word, kommer den i utgangspunktet som en bildefil, og ikke som tekst. Hvis du vil kunne velge eller endre tekst, må du kopiere og lime den inn fra PDF -filen. Hvis du imidlertid bare vil legge inn en PDF -fil i Microsoft Word -dokumentet, trykker du på Sett inn> Objekt , og velg deretter Fra fil ... og velg PDF -filen.

Du vil ende opp med PDF -en innebygd slik:

Det er ikke bra for tekstbaserte PDF-filer, men hvis det er bilder i filen, er det enklere enn å kopiere og lime inn eller finne en måte å gjøre PDF-filen til en bildefil for å sette den inn i Microsoft Word-dokumentet.

Automatisk import av tekst fra andre Word -dokumenter

Hvis du trenger å skrive det samme med jevne mellomrom, kan du spare tid ved å legge det i et Microsoft Word -dokument og bare referere det fra et annet dokument.

La oss si at du har en mengde skjemabrev som du må sende som alle må inneholde navnet ditt og firmaet du jobber for, men arbeidsgiveren din endrer seg jevnlig. Du vil ikke endre hver bokstav hver gang du får en ny kontrakt, så du kan bare lagre avmeldingen din i ett dokument og få alle de andre oppdatert når du gjør en endring.

Å gå gjennom et eksempel vil bidra til å gjøre dette mer oversiktlig. Her er et dokument som kan oppdateres og som jeg har lagret:

Jeg vil inkludere hver av disse - en avmelding, kontaktinformasjon og et tilbud - i hvert av brevene. For å gjøre dette, vil jeg lage et bokmerke for hvert enkelt. For å opprette et bokmerke, merk teksten du vil koble til i andre dokumenter, og klikk deretter Sett inn> Bokmerke .

Skriv inn navnet på bokmerket ditt og klikk Legge til .

Lagre nå filen og noter hele banen til hvor den er lagret. For å sette inn den lagrede teksten, gå til et annet Microsoft Word -dokument og trykk Sett inn> Felt . Plukke ut InkluderTekst fra Feltnavn Meny.

Skriv nå 'INCLUDETEXT' [banen til filen] '[navnet på bokmerket]' i tekstboksen under menyen. Da jeg skrev det så det slik ut:

INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Users: dralbright: Documents: updateable-text.docx' signoff

(Hvis du bruker Windows, må du bruke standardnotasjonen for baner, som starter med 'C: \'. Vær oppmerksom på at du må inkludere to skråstreker mellom hver seksjon i stedet for en.) Slå nå OK , og du vil se teksten satt inn i dokumentet.

flerspillerspill for iPhone og Android

Noen ganger skriver du inn noe feil, og du får en feilmelding, som denne:

For å fikse det, høyreklikk hvor som helst på feilen og velg Slå av feltkoder - Dette lar deg se og redigere kodene fra innsiden av dokumentet. Du kan også bruke dette på felt som fungerer som det skal hvis du trenger å gjøre en endring.

Herfra kan du gjøre eventuelle reparasjoner du trenger. I dette eksemplet er det et ekstra likhetstegn i begynnelsen av koden.

Etter at likhetstegnet er fjernet, fungerer feltet riktig.

For å gjøre en endring i alle dokumentene du har knyttet til bokmerket ditt, går du tilbake til den vanlige tekstfilen og bare gjør endringene. Her har jeg byttet ut Groucho Marx -sitatet med et fra Oscar Wilde.

I de andre dokumentene høyreklikker du på feltet som er oppdatert, og velger Oppdateringsfelt .

Og der har du det, feltet oppdateres med den nye informasjonen.

Dette kan virke som mye arbeid, men hvis du må skrive de samme tingene med jevne mellomrom, kan det spare deg for mye tid i det lange løp. Det tar litt oppsettstid på frontenden, men du vil se bekvemmeligheten med dette systemet umiddelbart. Ikke glem å sjekke ut andre nyttige Office -automatiseringer med IFTTT for å spare tid også.

Importer tekst fra en tekstfil eller Microsoft Word -dokument

Hvis du vil hente tekst fra en tekstfil eller Word -dokument, men ikke vil åpne den, velg alt, kopier den, gå tilbake til dokumentet og lim den inn (dette kan ta lang tid hvis du har hundrevis av sider med tekst), kan du importere direkte. Bare slå Sett inn> Fil og velg tekstfilen eller Word -dokumentet du vil importere tekst fra.

Etter at du har valgt filen (kan det hende du må endre Muliggjøre rullegardinmenyen til Alle lesbare dokumenter ), ser du hele teksten i Microsoft Word -dokumentet.

Importer tekst fra en webside

Hvis du vil beholde en oppdatert kopi av en webside i et Microsoft Word -dokument, kan du også gjøre det! La oss si at jeg vil ha en online tekstfil som inneholder En fortelling om to byer i dokumentet mitt. Jeg bruker det samme INCLUDETEXT -feltet, men i stedet for å bruke en lokal bane, bruker jeg URL -en:

Oppdatering av feltet bringer hele boken inn i dokumentet mitt.

Du får de beste resultatene med et teksttungt nettsted. Du kan se hva som skjer når jeg prøver å bruke INCLUDETEXT for å få inn MakeUseofs hjemmeside:

Hvis du har behov for å importere den oppdaterte teksten fra et nettsted til dokumentet ditt, er dette definitivt verdt å leke med. Du må kanskje eksperimentere litt, men det kan potensielt være et veldig nyttig verktøy.

Hva gjør Du Importere til Microsoft Word?

Vi har dekket åtte forskjellige ting du kan importere inn i Microsoft Word her - men det er sannsynligvis flere alternativer der ute. Hva har du importert til Microsoft Word? Del de mest nyttige tingene du har kunnet importere, så vi kan alle hjelpe hverandre med å spare tid ved å bli Word -mestere!

Dele Dele kvitring E -post 5 tips for å overbelaste VirtualBox Linux -maskinene dine

Lei av den dårlige ytelsen som tilbys av virtuelle maskiner? Her er hva du bør gjøre for å øke VirtualBox -ytelsen.

Les neste
Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Microsoft Office -tips
Om forfatteren Deretter Albright(506 artikler publisert)

Dann er en innholdsstrategi og markedsføringskonsulent som hjelper bedrifter med å generere etterspørsel og kundeemner. Han blogger også om strategi og innholdsmarkedsføring på dannalbright.com.

Mer fra Dann Albright

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere