Home-theater-designers
Microsoft Word er fullpakket med så mange funksjoner at du kan produsere stort sett hva du vil med den. Men disse funksjonene resulterer ikke alltid i den vakre dokumentdesignen av høy kvalitet og profesjonell som du kan forvente.
Det er én ting å vite alt om Microsoft Word, alle dets finesser og finesser og funksjoner - det er noe helt annet å vite hva som er et flott dokument. Her viser vi deg hvordan du formaterer et Word -dokument for å få det til å se profesjonelt ut.
1. Hold det enkelt, mindre er mer
Vil du vite hvordan du får et Word -dokument til å se bra ut? Bare hold det enkelt, og dra fordel av skjulte funksjoner som Microsoft Word kommer med. Hvis du husker en ting fra denne artikkelen, la det være dette, og du vil kunne ta de riktige designbeslutningene i fremtiden!
hvorfor er disken min alltid på 100%
Når du skriver et dokument, bør innholdet være hovedfokuset. Det finnes retningslinjer for dokumentformatering for å gjøre innholdet lettere å lese og fordøye. Eliminer fristelsen til å introdusere iøynefallende elementer som bare tjener til å distrahere. Maksimer mellomrom. Hold ordlyden ordentlig og revider eventuelle ordrike setninger eller avsnitt. Enkle og minimale regler generelt.
2. Velg et kontekst-passende skrift
Din første store designbeslutning bør være hvilken skrift du skal bruke. Tradisjonell kunnskap sier det serif fonter er lettere å lese i trykte dokumenter, mens sans serif fonter er bedre på øynene når de leses på en digital skjerm.
Gode eksempler på serif-fonter inkluderer Garamond, Georgia, Hoefler Text og Palatino, mens gode eksempler på sans-serif-fonter inkluderer Arial, Gill Sans, Helvetica og Lucida Sans.
Hopp over Comic Sans hvis du vil unngå en av de vanligste feilene ved presentasjonsdesign. Og uansett hva du bruker, hold deg til det samme skrifttypen i hele dokumentet. Om ønskelig kan du bruke et annet skrifttype for overskrifter.
3. Bruk standard skriftstørrelse og farge
Du kan ikke lære å formatere et word -dokument for å se profesjonelt ut uten å ta hensyn til tekstens utseende. Forretnings- og akademiske artikler bruker vanligvis 12-punkts skriftstørrelser , som gir de mest lesbare avsnittene når de brukes i kombinasjon med retningslinjene som er diskutert nedenfor for sidestørrelse, marginer og linjeavstand.
Noen informasjonstette rapporter kan noen ganger gå ned til 10-punkts skriftstørrelse, men aldri mindre enn det.
Generelt er det best å hold hendene dine unna alt som har med farger å gjøre , spesielt for trykte dokumenter. Du må betale mer for fargeblekket, og det blir ikke overført hvis dokumentet noen gang blir kopiert. For digitale dokumenter, reserver farget tekst for kritiske advarsler og lignende. Foretrekker å understreke bruk fet skrift og kursiv tekst.
4. Bruk standard sidestørrelse og marger
Nesten alle kontordokumenter skrives ut som standard 8½ 'x 11' sider, kjent som US Letter -størrelse (også kjent som A4 andre steder, som er 210 mm x 297 mm). Dette er den eneste størrelsen som garantert er tilgjengelig uavhengig av hvilken skriver du bruker.
Når det gjelder marginer, krever de fleste stilmanualer og stilguider en 1 'margin på alle sider på siden, som gir best lesbarhet for linjelengder og muliggjør skriftlige merknader om nødvendig. Men hvis dokumentet skal bindes inn i et bindemiddel, kan det være lurt å øke sidemarginene til 1½ ' for å imøtekomme ringene.
5. Juster avsnittene til venstre
Du kan bli fristet til å bruke berettiget justering fordi det er det som brukes i aviser og romaner og noen lærebøker, men det er feil valg for kontor- og akademiske dokumenter. Hvorfor er det viktig å lage et dokument formelt? Uten formalitet blir dokumentet uleselig.
Det du vil er venstrejustering for tekst . Dette gir ujevnhet på høyre side av avsnittene, men det holder bokstavavstand som det er tiltenkt av hvilket skrift du bruker, og det betyr optimal lesbarhet. Ellers kan du ende opp med typografiske elver , som er ekstremt distraherende og rett og slett ser stygge ut.
6. Innrykk de første linjene i avsnitt
Avsnitt bør ikke ha ekstra avstand mellom dem, og de første linjene i avsnittene bør innrykk for å få hvert avsnitt til å skille seg ut . Det eneste unntaket er for avsnitt som direkte følger en overskrift på en seksjon, som kan la være å være unødvendig fordi konteksten rundt det gjør det klart at det er sitt eget avsnitt.
En generell tommelfingerregel er å gjøre innrykkstørrelsen den samme som skriftstørrelsen. Sørg for at du bruker Words paragrafstileringsfunksjoner til å håndtere innrykkene i stedet for å bruke Tab nøkkel!
7. Plasser bilder mellom avsnitt
Det kan være greit å plassere bilder inne i et avsnitt og la den omkringliggende teksten flyte rundt det, og hvis organisasjonen foretrekker det på den måten, så fortsett og gjør det. Men generelt sett kan det skade lesbarheten, spesielt i datadrevne rapporter.
hvordan få lokale kanaler på roku
Det sikreste alternativet, spesielt for grafer og diagrammer og tabeller, er å legg inn bilder mellom avsnittene og hold dem i midten. På den måten kjemper bildene dine aldri om oppmerksomhet med teksten rundt. Det hjelper også bildetekster å skille seg ut.
8. Velg kontekst-passende linjeavstand
Det riktige valget for linjeavstand (mellomrommet som skiller en tekstlinje fra neste tekstlinje) avhenger virkelig av hva slags dokument du skriver.
Faglige artikler bør først følge eventuelle guider for akademisk stil på plass, og deretter foretrekke dobbel avstand hvis det ikke finnes noen stilguide. Forretnings- og kontordokumenter har en tendens til å være enkelt mellomrom for å minimere Antall sider nødvendig ved utskrift, men digitale dokumenter kan være lettere å lese hvis de er mellom 120-150 prosent.
9. Bryt opp tekst med overskrifter og lister
Jo lengre dokumentet er, desto viktigere blir overskriftene. Vil du heller lese en rapport på 20 sider som ikke er annet enn en tekstvegg fra ende til annen? Eller en 30-siders rapport som er organisert i riktige seksjoner, underseksjoner og overskrifter? Jeg foretrekker det siste hver gang.
Lister er også gode for å bryte opp vegger i tekst og trekke øyne til viktige punkter. Bruk nummererte lister når du teller et sett med elementer (f.eks. 'de fem attributtene til en vellykket gründer') eller når du gir trinnvise instruksjoner. Ellers, punktlister er bra. Bare vær sikker på å unngå å bruke for mange lister, noe som forringer lesbarheten fra Word -dokumentdesignet ditt.
Dette er spesielt viktig når det gjelder bruke Word til å formatere et manus .
10. Separate seksjoner med pauser
Når du vil lære hvordan du får rapporten til å se profesjonell ut, må du bli kjent med seksjonsbrudd. I Microsoft Word, seksjon bryter lar deg differensiere visse sider med endringer i retning, kolonner, topptekst, bunntekst, sidetall og mer. Seksjonsbrudd kommer i fire former:
- Neste side: Start neste avsnitt på neste side.
- Kontinuerlige: Start neste avsnitt på gjeldende side.
- Jevn side: Start neste seksjon på neste side.
- Merkelig side: Start neste seksjon på neste side.
Hvis dokumentet ditt er stort nok til å trenge kapitler, er dette den beste måten å formatere dem på en ren måte. Hvert kapittel bør være laget med et avsnitt på neste side, eller seksjonen 'Even Page' eller 'Odd Page' hvis du skal plassere det i et bindemiddel. Vi har vist hvordan du fjerner sideskift om nødvendig også.
Lær hvordan du formaterer et Word -dokument for å se profesjonelt ut
Med mindre organisasjonen eller skolen krever et spesifikt oppsett og format, kan du hoppe over det harde arbeidet med å sette opp din egen mal og bare laste ned en i stedet. Dette hjelper deg med å oppnå en profesjonell dokumentdesign raskt.
Dele Dele kvitring E -post 8 viktige skrivetips for Microsoft WordLær hvordan du bruker Microsoft Word effektivt for å bli en profesjonell skribent. Her er noen tips til deg!
Les neste Relaterte temaer- Produktivitet
- Digitalt dokument
- Skrifter
- Microsoft Word
- Microsoft Office -tips
Emma er seniorforfatter og juniorredaktør for Creative -delen. Hun ble uteksaminert med en bachelor i engelsk, og kombinerer sin kjærlighet til teknologi med å skrive.
Mer fra Emma RothAbonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere