10 skjulte funksjoner i Microsoft Word som vil gjøre livet ditt enklere

10 skjulte funksjoner i Microsoft Word som vil gjøre livet ditt enklere

Alle kjenner Clippy. Men er du venner med Pilcrow? Hvis du er det, vet du mer om Microsoft Word enn de fleste gjør. Vet du om 'enkelinjer'? Det utvidede utklippstavlen?





Det er mange mindre kjente funksjoner du bør vite om du vil være det virkelig dyktig med Microsoft Word . Her er flere viktige Microsoft Word -funksjoner som er litt 'skjulte', men som kan gjøre arbeidet ditt enklere.





spill som ikke trenger mus

1. Vær distraksjonsfri

Forfattere vil ha fred. Det visuelle rotet av MS Word-funksjoner ga opphav til en legion av distraksjonsfrie redaktører og uforstyrret fred. Men hvis du elsker Word, kan du bruke en rask snarvei til å skjule det visuelle rotet på båndet. trykk Ctrl + F1 for å veksle båndet fra visning.





Juster det ved å klikke på Båndvisning alternativ og velge Skjul båndet automatisk . Det er den lille pilen ved siden av minimeringsknappen på toppen.

Distraksjonsfri lesing er en mer spesialisert funksjon i Word fra versjon 2013 og fremover. Selv om den også var der i Word 2010. Designet for berøringsaktiverte nettbrett Lesemodus fungerer også bra på en daglig bærbar PC. Få tilgang til den like raskt med en ALT + W-F (Trykk på W & F samtidig).



Alternativt kan du bruke standardknappene:

  • (På båndmenyen) Vis> Lesemodus .
  • (På statuslinjen) Lesemodus knappen til høyre.

Dobbelttrykk med fingeren eller dobbeltklikk med musen for å zoome inn og få grafikk som tabeller, diagrammer og bilder til å fylle skjermen.





2. Omorganiser med omrissvisningen

Å skissere hovedideene dine og fullføre det første utkastet raskt er det sikre tipset for å skrive produktivitet. Hvis den brukes godt, Oversikt kan øke produktiviteten med store dokumenter med 50%.

Gå til Vis> Klikk på Oversikt -knappen på båndet.





Oversikt hjelper deg med å finjustere organiseringen av komplekse dokumenter ved å omorganisere tekstblokker og ni nivåer av overskrifter. Outline View viser en spesiell verktøylinje Oversikt med kontroller for å markedsføre eller nedgradere valgt tekst. Bruk kontrollene til å skjule eller vise valgt tekst.

  • Vil du komme til et bestemt punkt i et langt dokument? Bytt til disposisjon og gå til et bestemt overskriftsnivå.
  • Vil du skrive raskt? Planlegg hoveddelene i Outline View, og bytt deretter til de andre oppsettene for å skrive brødteksten.
  • Vil du omorganisere en rapport ved å flytte store tekstblokker? Dra og slipp en overskrift for å flytte ikke bare den overskriften, men alle undernivåene under den og brødteksten. Bruk pilene oppover og nedover for å bearbeide dem.
  • Vil du raskt formatere overskrifter? Bruk overskriftene 1, 2 og 3 i stedet for å endre størrelsen og bruke store bokstaver.

3. Bruk Word som et raskt brainstorming -verktøy

Dobbeltklikk hvor som helst og begynn å skrive. Du trenger ikke å bry deg om å plassere en markør hvis du ikke vil. Dette er det nærmeste MS Word kommer til freestyle -skriving. Klikk og Skriv har eksistert siden Word 2002. Funksjonen fungerer bare i visningen Utskriftslayout eller i Weboppsettvisning.

Selv om dette er veldig nyttig for å sette inn tekst og grafikk, kan du også bruke det til improvisert brainstorming som en friform tankekartverktøy .

4. Konverter tabeller til grafer i 3-trinn

Velg-et pent formatert bord med masse data ELLER et pent utført diagram som visualiserer dataene for deg?

Som visuelle skapninger er det ofte en no-brainer å velge sistnevnte. Word gjør det enkelt å konvertere tabellinformasjon til et diagram. Når du ikke har for mye tabelldata, kan du lage et diagram i Word i stedet for å drepe for mye med Excel. Velg tabellen med dataene og følg tre trinn ...

1. Klikk på Sett inn -fanen på båndet.

2. Klikk på Gjenstand verktøyet i Tekst gruppe og åpne Objektdialogboks .

3. Fra listen over Objekttyper , velg Microsoft Graph Chart . Klikk OK.

Word viser tabelldataene som et pent kolonnediagram. Endre dataarket som vises.

Du kan også formatere denne grafen med en annen diagramtype. Dobbeltklikk på diagrammet. Høyreklikk i det hvite området som er innenfor rammen i grafikken, og velg Karttype .

Du kan også bruk Microsoft Word til å lage flotte flytdiagrammer med figurfunksjonen.

5. Skriv ligninger i Word

Og det tror du bare Excel -formler er fantastiske . Equation Editor har alltid vært en viktig funksjon i MS Word. I de siste versjonene av Word er det ganske enkelt kjent som Ligning (Tilgjengelig fra Sett inn> Symbolgruppe> Ligning ).

Velge Sett inn> Ligning> Sett inn ny ligning .

Bruke Verktøylinje for ligninger å designe dine egne avanserte ligninger for matematikk, fysikk eller kjemi. Word gir deg mange kjente ligninger å sette inn med bare et klikk.

6. Hold 24 elementer i utklippstavlen

Office-utklippstavlen kan inneholde 24 elementer, og den kan brukes mellom alle Office-filer. I Hjem kategorien, klikk på den lille rullegardinpilen ved siden av Utklippstavlen for å vise panelet til venstre. For snarveien, trykk Ctrl+C to ganger for å åpne utklippstavlen.

Denne kapasiteten gjør at du kan klippe og kopiere flere elementer og flytte dem hvor som helst i dokumentet eller mellom åpne Office -programmer.

Bruk utklippstavlen Alternativer å kontrollere funksjonene. For eksempel kan du deaktivere Vis status i nærheten av oppgavelinjen ved kopiering som viser antall elementer du har kopiert i nedre høyre hjørne av Word-vinduet. Den er på som standard.

7. Oversett språk på farten

Microsoft Office bruker Microsoft Translator for å håndtere alle oversettelser. Bruke Oversette funksjon fra Anmeldelse kategorien. Oversett et ord eller en setning. Eller oversett hele dokumentet og vis det i et eget Word -dokument.

De Oversetter kategorien vises til høyre, og du kan velge og endre språk. Bruk denne sidefeltet til å markere hvert ord og utforske betydningen i sin helhet.

8. Forbedre fonter med Kerning

Kerning justerer mellomrommet mellom to individuelle bokstaver for et bedre visuelt utseende. Når du designer et dokument, krever hvert skrifttype sin egen spesifikke kerning. Kerning blir viktig når du designer med store fonter på Word, f.eks. et e -bokomslag.

Word har kerning slått av som standard, og normalt trenger du ikke å bry deg med det. Men la oss si at du må sende inn en hjemmelekser på fem sider. Spar innsats ved å øke bredden mellom bokstavene i stedet for å skrive lo!

Klikk på den lille popup-pilen Gjøre (på Hjem kategorien). Alternativt: klikk Ctrl+D . Gå til Avansert kategorien. Merk av for Kerning for fonter . Eksperimenter ved å skrive inn en liten punktstørrelse i boksen. Husk at noen skrifttyper og skriftstørrelser ikke ser bra ut med kerning.

Hvis du virkelig vil bli bedre med kerning og fonter, kan du prøve Kern Type spillet vi nevnte i en tidligere artikkel om Font Games.

9. Kontroller dokumentet

I dag er en viktig MS Word -funksjon samarbeid, men du må også ta hensyn til sikkerhet. De Dokumentinspektør i Word hjelper deg med å sjekke dokumentet ditt for all informasjon du vil beholde privat.

Når du oppretter eller redigerer et dokument, blir noen brukerinformasjon lagt til i filen automatisk. Dokumentinspektøren hjelper deg med å slette denne typen informasjon før du deler et dokument.

Slik får du tilgang til dokumentinspektøren:

Gå til Fil> Info> Inspiser dokument> Søk etter problemer> Inspiser dokument .

Undersøk skjult innhold ved å merke av i avmerkingsboksene. Etter inspeksjonen får alle kategorier med sensitive data et utropstegn. A Fjern alle -knappen for hver kategori fjerner dataene og fullfører dokumentet.

Kontorsupport tar deg trinn for trinn om hvordan du bruker Document Inspector.

10. Dra fordelene av skjult tekst

Å ja. Denne funksjonen er virkelig skjult. Skjult tekst er et karakterattributt som ikke skrives ut, og som har sin nytteverdi. Å skjule tekst kan være nyttig i mange situasjoner:

  • Lag en enkel quiz ved å skjule svarene.
  • Kontroller oppsettet for en bestemt utskriftsjobb ved å sette inn skjult tekst.
  • Skriv ut to versjoner av et dokument. I en, skjul deler av teksten. Du trenger ikke å lage to kopier eller slette noen del av dokumentet.
  • Skjul midlertidig konfidensiell informasjon som du ikke vil at andre skal se.

På baksiden har vi vist hvordan legge til et vannmerke i Word for tekst som folk ikke kan fjerne.

Skjul eller vis tekst

  1. Velg teksten du vil skjule eller den skjulte teksten.
  2. Klikk Hjem> Dialogboksen Font> Font> Velg eller fjern Skjult avmerkingsboks.
  3. Skriv ut skjult tekst: Gå til Fil kategorien > Valg> Skjerm> Velg Skjult tekst avmerkingsboksen> Velg Skriv ut skjult tekst avmerkingsboksen> Klikk Ok .

Tegn som ikke skrives ut er 'formateringsmerker' som lar brukeren feilsøke og finjustere oppsettet til et dokument.

For eksempel må ord være enkelt mellomrom; avsnittene dine må ha mellomrom med riktige linjeskift; alle faner skal være stilt opp; tabellceller må formateres pent; paginering må flyte, etc.

Pilcrows, tab-markører, mellomrom, linjeskift, sideskift, objektankre og skjult tekst er bare noen av elementene som ikke skrives ut, som er nyttige for å kontrollere oppsettet til et Word-dokument. Du kan fjerne sideskift når det er nødvendig, eller vis tegnene som ikke skrives ut med å klikke på Pilcrow -knappenHjem kategorien. Alternativt kan du trykke på Ctrl + * .

Merk: I Word 2013 og fremover kan du også utvide eller skjule deler av et dokument for å vise informasjon selektivt.

Bruk disse produktivitetshemmelighetene i Word

Visste du om den årlige Microsoft Office Championship ? Deltakerne er ekspertene på å bruke suiten --- og du kan satse på at de har funnet raskere eller mer effektive måter å bruke verktøy som Word på for de daglige jobbene. Sannsynligvis er det en mester inne i deg.

For å gå dypere, hvorfor ikke sjekke ut den skjulte utviklerfanen på Word -båndet som åpner flere måter å bruke Word på. Og hvis du lager et profesjonelt dokument, må du sørge for det lære om forsider .

Dele Dele kvitring E -post Er det verdt å oppgradere til Windows 11?

Windows har blitt redesignet. Men er det nok til å overbevise deg om å bytte fra Windows 10 til Windows 11?

Les neste
Relaterte temaer
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler publisert)

Saikat Basu er nestlederedaktør for Internett, Windows og produktivitet. Etter å ha fjernet smusset fra en MBA og en ti år lang markedsføringskarriere, brenner han nå for å hjelpe andre med å forbedre sine fortellerferdigheter. Han ser etter det manglende Oxford -komma og hater dårlige skjermbilder. Men ideer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger sjelen hans.

Mer fra Saikat Basu

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis ebøker og eksklusive tilbud!

Klikk her for å abonnere